Inscene innovatie: 'Haal meer uit je congres of beurs bezoek'

Sinds een aantal jaar wordt innovatie in de communicatiesector gestimuleerd van de Van Speijk Innovatie Prijs & Arena.
De stichting wil langs deze weg innovatie meer en vaker voor het voetlicht brengen en tegelijk stimuleren door er aandacht aan te geven en de innovaties breder toegankelijker te maken. In dat kader worden regelmatig cases en publicaties over innovatie in het vakgebied communicatie gepubliceerd.
In deze reeks de innovatiecase van de Van Speijk Innovatie Prijs finalist Inscene.

“Maak van interessante ook relevante ontmoetingen.”

Verwachtingsvol schrijf je je in op een congres. Je wilt niet alleen kennis opdoen; je wilt ook mensen ontmoeten die jou iets kunnen leren. Of die iets te vertellen hebben over een onderwerp waar je op dat moment druk mee bezig bent, bijvoorbeeld in het kader van een project of opdracht waar je aan werkt.
In de foyer loop je wat rond met een kop koffie in de hand. Je gaat bij een tafeltje staan en knoopt een gesprek aan met een andere congresganger die het programmaboekje doorbladert. Een geanimeerd gesprek volgt, je wisselt kaartjes uit. Tijdens de lunchpauze weer hetzelfde beeld: je loopt met je bordje met rijkelijk belegde broodjes naar een klein groepje mensen waar je aan het non-verbale gedrag kunt zien dat ze elkaar niet (goed) kennen. Je sluit je aan. Tussen happen door ontspint zich voorzichtig een groepsgesprek over het congresthema. Het blijft een beetje aan de oppervlakte, wat jammer is. Je hebt het gevoel niet de juiste aansluiting te hebben…

Een dergelijk sfeerbeeld is tekenend voor het gros van de congressen: ontmoetingen zijn veelal afhankelijk van toeval. Wel interessant, niet altijd relevant. Daardoor wel leuk, maar niet altijd efficiënt. Het interactieve gehalte van congressen en de meerwaarde van ontmoetingen vallen daarom nogal eens tegen.
Het is precies die ervaring die Elma Bassa en Margriet de Groot van Inscene Company ertoe bracht het anders aan te willen pakken. Vorig jaar waren zij beiden op een congres met meer dan 1.000 deelnemers. Vooraf was de belofte: je gaat hier met prachtige contacten naar huis. Nieuwe klanten, leveranciers en partners zullen je balboekje vullen. Niets van dat alles bleek uit te komen. Het ontbrak zelfs aan een deelnemerslijst, laat staan dat er achtergrond informatie beschikbaar was over de bezoekers. Het leggen van functionele contacten was dus een loterij geworden. Dat moest anders kunnen, dachten de oprichters van Inscene Company.

Kenniskapitaal mobiliseren
Hoewel die frustratie de directe aanleiding was voor de ontwikkeling van de Inscene applicatie, zit er een groter verhaal achter. En dat is de overtuiging dat in deze snelle wereld, met steeds meer professionals die zelfstandig werken, het ‘echte’ contact weer belangrijker wordt. Echt is niet online, maar offline. Echt is vis-a-vis, zonder beeldscherm en toetsenbord als hinderlijke sluiers.
De congres- en seminar industrie zal daar op moeten aanhaken, zo denkt Inscene. Er moet een verschuiving plaatsvinden van louter zenden naar het bewerkstelligen van interactie. Verrassende en verdiepende ontmoetingen die door de deelnemer zelf te regisseren zijn. Inscene noemt dit het mobiliseren van kenniskapitaal.

Applicatie op maat
De applicatie die Inscene heeft ontwikkeld is in feite een format dat op maat wordt gemaakt voor de congresorganisator die een licentie koopt. Hierdoor is de app congres gebonden. Voor de gebruiker – die met behulp van een congrescode ‘inlogt’ - omvat de app verschillende mogelijkheden. In de eerste plaats is er een vraag en aanbod functie. Op een congres voor modeontwerpers zou een vraag van een van de bezoekers kunnen zijn: “Ik zoek een agent in Japan voor mijn nieuwe lijn van…” En op een congres voor sociaal-wetenschappers zou een vraag kunnen zijn: “Ik ben bezig met de opzet van een onderzoek op het gebied van … en zoek met name artikelen over sociaalpsychologische experimenten op dit terrein.”
Een tweede functionaliteit is het arrangeren van ontmoetingen. Het uitwisselen van ideeën en de intervisie met vakgenoten wordt hiermee gefaciliteerd. In de derde plaats kan de app ingezet worden voor het stellen van vragen – ook vooraf - aan sprekers zodat zij met hun inleidingen directer kunnen inspelen op specifieke behoeften in de zaal. Tot slot kan de app door de congresorganisator gebruikt worden om marketing informatie te verzamelen en behoeften te peilen voor nieuwe bijeenkomsten.

Tweeledig verdienmodel
Het verdienmodel met de app is voor Inscene tweeledig. In de eerste plaats gaat het om de verkoop van de app. Afnemers zijn congres- en seminarorganisatoren. Met de app bieden zij hun (betalende) deelnemers een extra service en kunnen zij meerwaarde geven aan hun congres of andere kennisinhoudelijke bijeenkomst. Die meerwaarde is vooral gelegen in het vergemakkelijken van het leggen van contacten. Ook biedt de app ruimte voor commerciële boodschappen. Daarmee kunnen de kosten van de app voor de congresorganisator weer geheel of gedeeltelijk terugverdiend worden, hetgeen de aankoopdrempel kan verlagen.
Naast de verkoop van de app kan Inscene gaan verdienen aan dienstverlening rondom de inzet van de app. Zoals gezegd, de app wordt op maat ‘gevuld’ voor elk congres. Dat betekent het inbouwen van de look and feel van de bijeenkomst. Daarnaast biedt Inscene een klantenservice waarbij de interactie voor, tijdens en na een event ondersteund en beg

eleid kan worden.
Customer input
Onlangs heeft Inscene de eerste versie van de app uitontwikkeld en in de markt gezet. Met de eerste afnemer deden zij ervaringen op die ideeën opleverden voor veranderingen en verbeteringen. Elma Bassa, een van de oprichtsters van Inscene Company geeft aan hoe belangrijk deze input is: “Op basis van reacties van gebruikers hebben wij tot een aantal veranderingen besloten. Zo was de eerste versie nog webbased. Maar dat blijkt in de praktijk nadelig uit te werken op de snelheid van de applicatie. Daarom hebben wij besloten er een te downloaden app van te maken. Deze is vanaf eind september zowel voor de iPhone als voor de Android beschikbaar zijn via de geëigende kanalen zoals de App Store van Apple. Iedereen die de app op zijn smartphone heeft staan hoeft bij een volgend congres of evenement alleen nog maar een event-code in te voeren om weer interactief aan de slag te kunnen.”
Daarnaast zullen er wat nieuwe features ingebouwd worden, bijvoorbeeld het highlighten van sprekers waardoor de bezoeker zo zijn congres beter en gemakkelijker kan plannen. Inmiddels heeft Inscene met haar strategische partner, Business Centre Nederland, een overeenkomst gesloten voor het inzetten van de app als extra dienst voor de klanten.
Maar één aspect blijft recht overeind staan. Elma Bassa: “We gaan bewust geen chat functie in de app inbouwen. Waar het juist om gaat is de offline interactie. En die moet ook volledig gebruiker-gestuurd blijven. Het is de eigen verantwoordelijkheid van gebruikers om de regie te voeren. Actieve participatie komt alleen tot stand als jij initiatief neemt en vragen stelt.”

Gezonde ambitie om te internationaliseren
Voor Inscene Company is de Nederlandse markt niet het enige toneel waarop men wil acteren. De ambities reiken verder: men wil internationaliseren en opereren in kennisintensieve landen. Elma Bassa: “Wij hebben al contacten in Finland en Japan en zoeken agenten in ondermeer Duitsland. Dat zijn landen waar veel hoog opgeleiden werken en waar kennisuitwisseling dus van groot belang is. Voor Finland, waar ik zelf vaak ben geweest, komt daar nog iets bij: het zijn over het algemeen redelijk verlegen en gesloten mensen die moeilijk contact leggen. Met onze app krijgen zij een tool in handen om barrières tot persoonlijk contact te doorbreken.
Hoe ambitieus Inscene ook is, men heeft steeds gewerkt vanuit inhoudelijke doelstellingen. Zij hebben bij de start van hun innovatieproces geen ROI-doelstellingen geformuleerd. Voor de oprichtsters was de overtuiging van de meerwaarde van hun concept en business model voldoende om er tijd, geld en energie in te steken. Daarbij speelde op de achtergrond ook mee dat de beide vrouwen uitgebreide ervaring hebben met business development projecten. Dat heeft zeker geholpen en dat zal in de toekomst ook van belang zijn om hun verdere plannen te verwezenlijken.
Lees meer over Inscene bij: www.inscenecompany.com

Meer over innovatie in communicatie valt te lezen bijwww.vanspeijkprijs.n. Mocht u zelf ook aansprekende innovaties in communicatie en/of cases hebben, mail die ter beoordeling naar info@brandfuel.nl .