Hoe organiseer je een geweldig webinar? (II)

Geweldige webinars. Hoe organiseer je die? Wat zijn de veelvoorkomende valkuilen? Vragen die veel mensen hebben als het om webinars gaat. Om je op weg te helpen met de organisatie ervan, schrijf ik de aankomende weken een driedelige blogserie. Dit is deel twee: de promotie en inhoud van een succesvol webinar (hier vind je deel één).

Deelnemers voor jouw webinar werven en vervolgens behouden: het zijn twee moeilijke maar essentiële onderdelen wanneer je een webinar organiseert.

Deelnemers werven doe je door middel van een sterke promotie. Vervolgens wil je kijkers behouden met behulp van een goede inhoud en presentatie. In dit blog laat ik je zien hoe je dat succesvol aanpakt.

Een goed begin is het halve werk

‘Start vroeg en eindig krachtig.’ Dit is de belangrijkste tip voor het werven van deelnemers.

Begin zo’n drie weken voor aanvang van de live-uitzending met de aankondiging van je webinar. Hiermee creëer je bewustzijn. Meer dan 63% van de deelnemers zal zich echter pas in de laatste week voorafgaand aan het webinar registreren. En dan vooral in de laatste 24 uur. Hier hoef je niet zenuwachtig van te worden. Nee, gebruik deze kennis juist in je voordeel. Houd er rekening mee in de planning van je promotie en promoot het webinar ook last-minute nog actief!

Promotiemix

Maar hoe promoot je je webinar en met welke middelen?

Dit is één van de meest gestelde vragen en daarom organiseer ik ook regelmatig webinars over dit onderwerp. Vanzelfsprekend moet je weten op welke kanalen je doelgroep te vinden is. Buiten dat is het belangrijk om te weten welke kanalen converteren. Want bij het promoten van webinars levert dit nog wel eens verrassingen op. Zo denken veel mensen bijvoorbeeld direct aan social media. Fout gedacht. Uit onderzoek blijkt dat de directe conversie vanuit dit medium weinig tot niets is. Wel zorgt het natuurlijk voor extra exposure.

Prima dus om dit kanaal ook in te zetten, maar focus niet al je inspanningen erop.

Wat werkt dan wel goed? Het antwoord op deze vraag is simpel: direct e-mailing. Gemiddeld 90 procent van alle registraties komt namelijk via de direct e-mail. 90 procent! De vuistregel hierbij is: gebruik indien mogelijk drie mails ter promotie van je webinar.

Verspreid deze over een periode van 3 weken, met in ieder geval één e-mail in de laatste 24 uur voor aanvang het webinar.

Verder is het belangrijk om een middelenmix in te zetten. Plaats dus een banner of nieuwsbericht op je website. Vermeld het aankomende webinar ook in je nieuwsbrief. In onderstaand figuur zie je de top 8 kanalen voor webinar promotie.

Webinar script

Inmiddels heb je je deelnemers binnengehaald met een goede promotiemix. Nu is het tijd om ze omver te blazen met een uitstekende presentatie.

Voorbereiding is hierbij de sleutel tot succes. Oefen je presentatie. Neem hem op. Kijk en/of luister hem terug. Zo vaak als dat nodig is. Veel sprekers gebruiken ter ondersteuning graag een webinar script. Dit stelt je in staat om stapje voor stapje jouw webinar presentatie op te bouwen. Hierbij wil ik je adviseren om daarin zeker niet alles uit te schrijven, maar alleen de introductie en afsluiting.

Schrijf deze volledig uit en leer ze uit je hoofd, zodat je het webinar krachtig begint en eindigt. Beperk je verder tot bullet points, anders ga je al snel te monotoon klinken.

Interactie met de deelnemers

De spreker maakt of kraakt het webinar. Dit is een feit. Een saaie spreker die de slides of het script voorleest is namelijk één van de voornaamste redenen dat deelnemers afhaken bij webinars. Zorg dus dat de spreker het webinar goed voorbereid en veel oefent. Daarnaast is het belangrijk om deelnemers te betrekken bij jouw boodschap. Dit doe je met interactie, dé grote kracht van webinars. Denk aan het inzetten van poll vragen, call2actions, een enquête en chatbox. 

Maak het persoonlijk

Stimuleer interactie tijdens het webinar door tussendoor en aan het eind mondeling vragen te beantwoorden. Spreek deelnemers daarbij persoonlijk aan met ‘je’ of ‘u’, en niet met ‘jullie’.

Deelnemers kijken namelijk niet in groepsverband naar een webinar, maar zitten alleen achter hun computer of mobile device. Benoem ook de (voor)naam van de vraagsteller, wanneer het onderwerp van het webinar dit toelaat.

In het volgende, laatste deel van deze serie, bespreek ik de follow-up en evaluatie van het webinar. Zo lees je hoe je erachter komt of jouw webinar een succes is. Ook leer je hoe je de kijkers na afloop van het webinar succesvol benadert met de follow-up.