Het is weer tijd om vooruit te kijken. Wat gaat 2015 ons brengen en hoe spelen we daar als afdeling interne communicatie goed op in? Veel organisaties hebben al een routine voor het opstellen van jaarplannen van stafafdelingen, maar ik kom er ook nog veel tegen die deze routine nog niet kennen. Een kort overzicht:
1. Inventarisatie bedrijfsplannen 2015
Kijk naar het bedrijfsplan voor 2015: op welke punten wordt de strategie van de organisatie bijgesteld? Welke (reguliere) communicatiemomenten zitten er aan te komen? En welke projecten en programma’s op corporate niveau staan op de agenda? Laat ook je accountmanagers inventariseren bij je interne klanten welke grote projecten en programma’s zij op de rit hebben staan.
2. Ambities Interne Communicatie
Daarnaast heeft de afdeling natuurlijk ook zelf ambities op het terrein van interne communicatie: actuele thema’s waar communicatief op moet worden ingespeeld, update van het IC-landschap et cetera. Ook hier zijn uren aan toe te bedelen.
3. Bottom-up inventarisatie
Aan de hand van het prioriteitenoverzicht kunnen medewerkers ook hun eigen planning voor het komend jaar opstellen. Reken je niet rijk, en reken niet alle beschikbare uren toe aan projecten. Geef ook aandacht aan hun persoonlijke ontwikkelplannen (POP), waarbij medewerkers hun eigen leerwensen aangeven. Zo kan een match worden opgesteld tussen de vragen uit de organisatie en de beschikbaarheid van medewerkers van de afdeling Interne Communicatie.
4. Bepaal de vast/flex-ratio
Hoeveel tijd reserveer je voor werk dat nu al is voorzien voor 2015, en hoeveel capaciteit reserveer je voor onverwachte klussen. Kijk daarbij naar je ervaringen van het afgelopen jaar. In veel organisaties is 25 tot 40% van het werk anders dan verwacht. Dat is lastig, maar die factor is wel mee te nemen in je planning.
5. Prioriteren activiteiten
Vervolgens wordt gekeken welke activiteiten prioriteit hebben. Afhankelijk van de interne afspraken (wel of geen Service Level Agreements, bijvoorbeeld) wordt er tijd en budget beschikbaar gesteld voor de inzet van de afdeling op het gebied van IC. Die inzet wordt ook in grote lijnen in tijd uitgezet, zodat de beschikbare capaciteit slim over het jaar wordt verdeeld. Ook het type ondersteuning wordt aangegeven (senior advies, coaching, productie) en op welke punten interne klanten de communicatie zelf kunnen regelen.
6. Meetbaar maken
Niet populair, maar wel belangrijk: maak de gewenste output van het komend jaar meetbaar. Formuleer zelf waar je als afdeling op afgerekend zou willen worden. Wat meet je eens per jaar, en welke informatie wil je maandelijks bijhouden in een dashboard om bij te kunnen sturen? Het formuleren van Key Performance Indicators (KPI’s) alleen al is een goede methode om scherp te krijgen waar het in het komend jaar om draait. En het helpt in je discussie met je MT. MT’s denken vaak in cijfers en spreadsheets. Als je als afdeling die cijfers zelf aanlevert heb je een voorsprong in de discussie.
Het invullen van het jaarplan vereist helderheid over de taak- en rolopvatting van de afdeling IC. Wat voor type afdeling is het, en wat doet de afdeling wel en niet. Centraal staat hierbij de vraag: ‘Wat is de toegevoegde waarde van de afdeling interne communicatie voor de organisatie?’ Daarover later meer.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!