Hoe organiseer je een geweldig webinar? (III)

Geweldige webinars. Hoe organiseer je die? En wat zijn de veelvoorkomende valkuilen? Vragen die veel mensen hebben als het om webinars gaat. Om je op weg te helpen met de organisatie ervan, heb ik de afgelopen weken een driedelige blogserie geschreven (lees hier deel 1 over de voorbereiding en deel 2 over de promotie en inhoud van een geweldig webinar). Dit is het derde en tevens laatste deel: de follow-up en evaluatie van een succesvol webinar.

“Bedankt voor uw aandacht en graag tot een volgende keer.” De afsluitende woorden vallen en daarmee komt jouw webinar tot een einde. Je ontvangt complimenten van collega’s en praat nog even rustig na. Maar stopt het hier? Zeker niet! Het webinar traject is nog niet afgelopen. Sterker nog, er komen nog twee zeer belangrijke onderdelen aan: de follow-up en evaluatie.

Verdubbel je kijkersaantal

Het is allereerst belangrijk om jouw webinar nieuw leven in te blazen. Het zou immers zonde zijn om al die energie en tijd te steken in enkel en alleen een live-uitzending.

Stel daarom een opname van jouw webinar beschikbaar. Doe dit het liefst zo snel mogelijk na de live uitzending. Zo’n 60% van het totale aantal kijkers, kijkt namelijk alléén on-demand. Hiervan doet een groot deel dit al binnen 48 uur na het live webinar. Wereldwijd is zelfs een stijgende trend te zien in het aantal on-demand kijkers. Dit geldt ook voor Nederland, al ligt het percentage on-demand kijkers momenteel nog wel iets lager.

Webinar archiefkast
Maak het jezelf én jouw doelgroep vervolgens makkelijk door alle webinars op één plek te verzamelen. On-demand, maar ook aankomende webinars. Doe dit bij voorkeur op een apart ‘kanaal’ op je website. Besteed je webinars uit, dan is het vaak mogelijk om alle webinars te plaatsen op een zogenaamd webinar portaal.

Deze verzamelplek kan je goed gebruiken om naar te verwijzen in alle promotie uitingen. Een ander voordeel van een apart kanaal is de zogenaamde 'kruisbestuiving'. Doordat je doelgroep ook meteen andere (gerelateerde) webinars ziet staan, kijken zij er met een beetje geluk nog één. Hoe makkelijk kan het zijn?

Promoot je on-demand webinar
Nu de taak aan jou om de beoogde doelgroep bij jouw webinar archief te krijgen. De primaire kanalen voor webinar promotie, besproken in mijn vorige blog, zijn hier niet geschikt voor. Deze zijn vaak te 'agressief' voor on-demand webinars.

Beter is het om zogenaamde 'secundaire kanalen' te gebruiken om jouw webinar opnames onder de aandacht te brengen. Denk hierbij aan promotie via de nieuwsbrief, sociale media of een blog. Het is daarnaast belangrijk om ook een e-mail te sturen met de link naar het on-demand webinar. Probeer deze zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na het webinar te versturen.

Evalueren en verbeteren
Nu je de on-demand strategie voor je webinar hebt uitgerold, is het tijd voor de laatste evaluatie. Hoe heeft jouw webinar het gedaan? En wat is de Return on Investment (ROI)? Evalueer bij voorkeur binnen 1 week na afloop van het webinar en betrek daarbij het complete 'webinar team'. Bepaal of je de vooraf bepaalde doelstellingen hebt behaald en beoordeel of je promotiestrategie voldoende heeft opgeleverd. Zo kun je toekomstige webinars verbeteren.

Succesfactoren van het webinar
Er zijn een aantal resultaten die je direct uit de meeste webinar rapportages kunt aflezen. Denk aan het aantal deelnemers, betrokkenheid en feedback van deelnemers. Het aantal deelnemers wordt door organisaties veruit het meest gebruikt om de ROI van een webinar te bepalen. Dit terwijl het aantal gekwalificeerde leads volgens mij juist belangrijker is. Je hebt meer aan 20 relevante deelnemers, dan 100 deelnemers waarvan er maar 10 relevant zijn.

Meer tips?
Met de evaluatie komt er een einde aan het webinartraject en daarmee ook aan deze serie. Ik hoop dat de blogs je in de toekomst helpen bij het succesvol organiseren van een geweldig webinar. Wil je nog meer tips? Schrijf je dan in voor het webinar “Help, ik moet een webinar organiseren!” op 14 oktober a.s.