De board room, ook wel aangeduid als C-suite (allemaal Chiefs), wordt over het algemeen gezien als de positie waar ‘communicatie’ aanwezig moet zijn om echt invloed uit te oefenen. Toch is dit te relativeren, aldus onderzoek van de Amerikaanse Baylor University.
Voor het onderzoek zijn vier bedrijven – waarvan drie uit de Fortune500 en één multinational – doorgelicht via 22 uur aan diepte-interviews met 30 senior executives op verschillende afdelingen. Onder hen brandmanagers en directeuren marketing, public affairs en communicatie.
Kloof overbruggen
Uit de interviews blijkt dat een goede informatiepositie – en daarmee invloed – niet alleen een kwestie is van zo hoog mogelijk in de organisatie vertegenwoordigd zijn. De beste resultaten worden bereikt door 'intelligence-gathering' op de verschillende plaatsen en niveaus waar de beslissingen worden genomen, om die kennis vervolgens te delen met andere lagen en onderdelen in het bedrijf.
Daarmee overbrugt communicatie de kloof tussen de uitvoerenden en leidinggevenden - van vitaal belang voor ondernemingen om fouten te voorkomen, reputaties te beschermen en ervoor te zorgen dat er niet langs elkaar heen wordt gewerkt, aldus het onderzoek. ‘Interne communicatie werd ooit beschouwd als een stiefkind in de public relations, maar het begint de aandacht te krijgen die het verdient', aldus dr. Marlene Neill, assistent-professor journalistiek, public relations en nieuwe media.
Beslissingen na 5 uur
De onderzoekers benadrukken ook het belang van informele communicatie, want dat blijkt in de praktijk een functionele manier te zijn om informatie te vergaren en te delen. Waar via de officiële weg mensen intern slecht of niet bereikbaar zijn, gaat dat informeel meestal veel makkelijker. Je kunt vaak beter in dezelfde kroeg of fitness-zaal met de ceo zitten, dan aan de vergadertafel in de bestuurskamer. ‘Veel beslissingen worden na 5 uur genomen’, aldus Neill.
Dat neemt natuurlijk niet weg dat formele macht nog altijd belangrijk wordt gevonden, en het ontbreken ervan als een probleem wordt ervaren. Om dit aan te pakken is het vormen van 'informele coalities' een veel gebruikte strategie. Dat kan zo simpel zijn als het gebruik van de good old-wandelgangen. Een communicatiemanager, wiens kantoor was gelegen naast dat van een investor relations-executive, zei dat de voortdurende contacten over en weer zorgen voor een erg goede samenwerking. Andere geïnterviewden zeiden dat een effectieve strategie het gebruik van cross-departementale teams is, waarbij communicatie aanschuift, ook als het om gesprekken over de uitvoering van het werk gaat.
Show it
Om succesvol te zijn zouden corporate communicatoren veel meer moeten laten zien hoe hun werk bijdraagt aan de onderneming en haar doelstellingen, aldus Neill. ‘Onderwijs anderen over wat je doet en de waarde van je werk, zodat je een relatie hebt opgebouwd als anderen jou of jij anderen nodig hebt. Het gaat niet om macht, maar om zaken gedaan te krijgen.’
Lees hier meer over het onderzoek.
