De gemeente Stichtse Vecht neemt zijn persbeleid op de schop en maakt deze klaar voor de toekomst. Het heeft daarvoor een Persbeleidsplan van de gemeente voor 2016-2019, dat nu bij de gemeenteraad ligt, met daarin het voorstel om luie journalisten niet meer te belonen; wie niet komt opdagen bij persconferentie, krijgt informatie later toegestuurd. Ook wil het een WhatsApp-groep opzetten voor journalisten.
Regie kwijt
‘De overheid is de regie in haar informatiepositie kwijt’, aldus de gemeente in het plan. ‘Al deze tendensen vragen om actualisering van het gemeentelijk persbeleid. Ze vragen om een communicatieaanpak en -benadering die erop is gericht om zowel letterlijk als figuurlijk ‘in beeld te blijven’ en die er ook om vraagt om via vele verschillende kanalen (crossmediaal) te communiceren.’
De gemeente heeft daarvoor zes zogenoemde ontwikkelthema’s opgesteld, onderwerpen en acties die de komende jaren centraal zullen staan met betrekking tot de media
Thema 1: nieuwsvoorziening; stroomlijning en -versnelling van nieuws
Nieuws, of dit nu positief is voor de gemeente of niet, dient zo snel mogelijk ontsloten te worden. Door zelf ‘met het nieuws naar buiten te treden’ is de gemeente meer in de mogelijkheid om dan ook direct goede uitleg, duiding en verantwoording bij het nieuws te kunnen geven. Snelle en eenduidige informatie is belangrijk in de communicatie met de media.
De gemeente wil daarom meer communicatie met de pers over de besluiten van B&W. Dat kan een wekelijks persgesprek zijn waarin de besluitenlijst nader wordt toegelicht. De lokale en regionale media spreken hiervoor hun voorkeur uit. Ook wordt gedacht aan het actief communiceren over de topdossiers, de speerpunten van het huidige collegebeleid.
Praktisch maar ook prettig voor journalisten is het simpele vermelden van namen en telefoonnummers van communicatieadviseurs en woordvoerders op www.stichtsevecht.nl
Thema 2: nieuwsvergaring: de ‘buitenwereld’ binnen de organisatie zichtbaar maken
Steeds meer informatieverkeer speelt zich af via online media: blogs, forumsites en social media als Twitter en Facebook vormen eveneens belangrijke informatiebronnen.
Het is belangrijk dat zowel communicatieadviseurs als vakambtenaren als inhoudelijk deskundige weten waar discussie over gemeentelijke onderwerpen plaatsvindt en hoe die informatie kan worden ‘gezien’. Stichtse Vecht wil daarom overzicht hebben op relevante bronnen in (nieuwe) media en deze voortdurend monitoren en analyseren. Communicatieadviseurs adviseren en informeren de verschillende vakafdelingen over de uitkomsten
Thema 3: mediatraining en opleiding
Het omgaan met pers en nieuwe media is een vak apart. Alle wethouders en communicatieadviseurs krijgen mediatraining bij aantreden.
Thema 4: participatie aan social media
De gemeente gebruikt social media niet alleen om korte berichten te zenden, maar ook als tool om informatie, meningen, klachten etcetera van inwoners en andere sterkhouders ‘van buiten naar binnen te halen’ (webcare). Social media stellen de gemeente in staat om snel te kunnen acteren op zaken die er bij inwoners leven en om onjuist gepubliceerde informatie recht te (laten) zetten. Verder gaat het bij social media niet om de communicatie van de gemeente, maar van een persoon die men relateert aan de gemeente; dat kunnen bestuurders of ambtenaren zijn. Voor het gebruik van social media door bestuurders en ambtenaren in 2013 zijn richtlijnen voor sociale media-gedrag opgesteld. Vanwege nieuwe inzichten en ontwikkelingen zullen deze worden geactualiseerd.
Thema 5: relatie met media
Naast informatievoorziening en een open, transparante houding, is een goede verstandhouding met de (belangrijkste) media een essentieel onderdeel van het persbeleid van de gemeente.
Voor het bevorderen van de relatie is het goed om proactief met enige regelmaat bijeenkomsten te organiseren, bijvoorbeeld halfjaarlijkse bijeenkomsten rond topdossiers van het college en een jaarlijks gesprek met de wethouder die gaat over communicatie en persexcursies.
De lokale journalisten stellen het daarbij wel op prijs om hen te belonen voor hun komst en niet zoals nu wegblijvers te belonen met hun afwezigheid door bij aanvang van een persgesprek of –bijeenkomst al een persbericht de wereld in te sturen. De ervaring leert dat de wegblijvers dan eerder zijn geïnformeerd en het nieuws al online hebben en dat de bij het persgesprek aanwezige journalisten dan met informatieachterstand zitten.
Ook wordt gedacht een whatsapp-groep speciaal voor lokale media.
Thema 6: afhandelen persvragen
Gemeente Stichtse Vecht wil dienstverlening die klantgericht is, tijdig, en op maat. Via crisispiket is team Communicatie en bestuursondersteuning buiten kantooruren en in het weekend bereikbaar. Het streven is het bereikbaarheidspiket voor crisissituaties te verbrede; team Communicatie en bestuursondersteuning is dan 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar voor de media. De ambitie is persvragen zo snel mogelijk te beantwoorden, de gemeente wil zorgen dat een persvraag maximaal binnen 4 uur worden beantwoord.
Vanuit de pers kwam de suggestie om persvragen online te zetten. Ze zijn dan voor eenieder toegankelijk. Dit bevordert openheid en transparantie.
Thema 7: techniek en audiovisuele middelen
Team Communicatie en bestuursondersteuning wil vaker web-video’s en andere beeldmateriaal inzetten om de boodschap over het voetlicht te brengen, ook richting pers en online media. Eenvoudige filmpjes en beeldmateriaal kunnen via mobiele telefoons in eigen beheer worden gemaakt en vervolgens online worden geplaatst.
Lees hier het gehele persbeleidplan van de gemeente Stichtse Veld
