De valkuilen van thuiswerken: 'We moeten vooral geen kantoortje gaan spelen'

Vorig jaar, vlak na het begin van de coronacrisis in ons land, liet een derde van alle werkenden weten ‘na corona’ liever helemaal niet meer terug naar kantoor te willen. En uit een studie van de Nationale Vacaturebank en Intermediair bleek onlangs dat 68 procent graag vanuit het thuiskantoor werkt. Toch heeft een derde van de thuiswerkers te kampen met lichamelijke of geestelijke klachten, concludeerden Delft en TU Eindhoven na onderzoek. Hoewel thuiswerken voor veel mensen een uitkomst biedt - het scheelt reistijd, je kunt lekker je joggingbroek aanhouden, je ligt na een lange werkdag zó weer languit op de bank - lijkt de realiteit dus minder rooskleurig. Niet alleen ligt er vanwege de vervaging tussen werk en privé een burn-out op de loer, ook missen we de sociale contacten met collega’s en hebben we moeite onze hersenen weer uit te zetten.

Mireille Beumer, die zichzelf omschrijft als ‘online facilitator in hart en nieren’, is specialist op het gebied van online werken. Beumer traint mensen hoe ze hun online meetings leuker en interactiever kunnen maken. Al ver voor corona werkte ze vanuit huis met mensen van over de hele wereld. Volgens Beumer maken we allemaal één grote inschattingsfout: denken dat we het werk wat we op kantoor deden op dezelfde manier thuis kunnen doen. ‘We hebben onze kantoor werkdagen één-op-één gekopieerd naar thuis, dat is het meest onhandige wat we kunnen doen. Online werken biedt namelijk heel veel digitale mogelijkheden en die benutten we onvoldoende.’

Ze legt uit: ‘Plan alleen die vergadering als je elkaar echt nodig hebt, bijvoorbeeld om een gerichte discussie te voeren. Doe niet iets synchroon wat asynchroon kan. Ga niet vergaderen als je alleen wilt zenden. Daar word je heel moe van. Digitaal werken biedt ook andere mogelijkheden en als we het online werken langer willen volhouden, moeten we die andere mogelijkheden meer benutten. Er zijn talloze tools waar we informatie mee kunnen delen, zoals Slack of Trello. Contact hebben met je collega’s hoeft niet altijd tijdens een vergadering. Als je asynchroon werkt, is dat veel minder belastend voor je hersenen. Dan kies je zelf de tijd waarop je de informatie tot je kunt nemen en met anderen wilt delen. En als je dan toch gaat vergaderen, bedenk dan niet alleen wat je wilt bespreken, maar ook hóe je dat wilt bespreken. Vaak gebeurt het dat mensen een online vergadering beginnen en direct met elkaar in overleg gaan. Als je over het proces nadenkt - wat wil ik bespreken en hoe ga ik dat bespreken -, is dat veel effectiever. Verzamel bijvoorbeeld eerst asynchroon alle meningen over een vraagstuk en bespreek tijdens de vergadering in kleine groepen alle inzichten. En begin niet direct met de inhoud. Connection before content: maak eerst contact en heb aandacht voor elkaar, voordat je de diepte induikt.’

Thuis kantoortje spelen

Ook Gonny Vink van Work21, dat organisaties helpt met de adoptie van technologie en online werken, ziet dat we het kantoorleven thuis nabootsen.  ‘Veel bedrijven zijn wat ze op kantoor doen nu vanuit huis gaan doen, maar we zijn het veelal nog niet echt anders gaan doen. Dan zie je dat mensen nog meer zijn gaan vergaderen. Veel mensen zijn daardoor moe. Dat moet en kan anders.’
Hoe? ‘Door de stap te maken naar echt digitaal te werken, processen opnieuw in te richten en het werk anders te organiseren. Als mensen thuiswerken, moeten ze niet de hele dag in vergaderingen zitten. Want tien meetings achter elkaar op een dag, dat is niet te doen. Kunnen die vergaderingen niet korter en effectiever?’ Volgens Vink kan zo’n overleg ook prima telefonisch of wandelend. ‘Voel je niet schuldig als je je werkdag anders inricht dan op kantoor. Ga even wandelen, speel even met je kinderen. Als je je werkblokken goed plant en organiseert heb je ook een veel betere focus. Plan tijd in om rustig te kunnen werken en zet alle toeters en bellen uit. Bedenk wat er echt van je gevraagd wordt. Doe je de dingen juist, of doe je wel de juiste dingen? En werk daar dan aan.’

Vink stelt dat het ontbreken van persoonlijke aandacht bij het thuiswerken problematisch kan zijn voor het welzijn van werknemers. ‘De vergaderingen zijn allemaal heel praktisch en gericht op de inhoud. Vaak hoor ik van mensen dat er weinig ruimte is om het over persoonlijke zaken te hebben. Vraag hoe het met elkaar gaat, of wat medewerkers van jou als leidinggevende nodig hebben. Biedt een omgeving waarin mensen van elkaar kunnen leren en elkaar kunnen helpen door aandacht te hebben voor wat je geleerd hebt, voor wat er niet goed gaat en door successen te vieren. Als we reflecteren en stilstaan bij hoe we het doen en hoe we ons voelen, komen we daar veel verder mee.’

Beumer kan dat beamen: ‘Veel mensen missen de sociale interactie, het echte contact. Ook dat moet je organiseren. Dat klinkt misschien raar, want op kantoor organiseer je dat ook niet. Er zijn verschillende manieren om online sociale ontmoetingen te organiseren. Voeger had je ook tijd voor een praatje en een wandelingetje, nu lijken we alleen maar te vergaderen. Dat is hartstikke efficiënt, maar vergeet niet: we zijn sociale dieren, geen robots zonder gevoel. Geef oprecht aandacht aan elkaar en maak daar bewust tijd voor. Dat is zo belangrijk.’

Vink sluit zich daarbij aan: ‘Bel elke week iemand die je sinds corona niet meer tegen bent gekomen, dat kan waardevolle gesprekken opleveren. Veel mensen missen anderen, dus bel gewoon iemand om te horen hoe het gaat.’

Neuropsycholoog Mark Tigchelaar is medeoprichter van de Focus Academy en auteur van het boek ‘Focus AAN/UIT.’ Zijn boek verscheen al ver voor coronatijd, maar is met onze nieuwe thuiswerksituatie misschien wel relevanter dan ooit. ‘Bij thuiswerken zijn er twee onderdelen uitdagender voor het brein, ongeacht je thuissituatie. Enerzijds is ons werk vrijwel volledig digitaal geworden. En werken via WhatsApp, mail of chatprogramma’s zoals Teams zorgt ervoor dat we steeds meer versnipperd werken. Als je wisselt met je aandacht, ben je af. Dan betaal je daar een prijs voor. Als er een kort vraagje van een collega tussendoor komt, lijkt dat misschien onschuldig, maar met al die chatsystemen is het aantal onderbrekingen drastisch toegenomen. Telkens als je wisselt van taak, betaal je daar een prijs voor. Het beantwoorden van een appje kost misschien vijf seconden, maar het werkt negatief door op je focus. Het gaat niet om de tijd die je kwijt bent, maar om het aantal keren dat je wisselt van aandachtspunt. Bij iedere wissel verlies je hersencapaciteit. Werken is daardoor vermoeiender en zwaarder, want we moeten er steeds opnieuw inkomen. We zijn daardoor ook minder productief.’

Het tweede onderdeel heeft te maken met de forenstijd, zegt Tigchelaar. ‘Die missen we. De grenzen tussen ons werk- en privéleven vervagen, je hoofd blijft altijd aanstaan. En daardoor wordt het stofje cortisol aangemaakt. Dat is niet superslecht, maar als dat blijft sluimeren, dan vreet dat aan je. Ook dat maakt ons vermoeider. ’s Avonds checken we nog even onze mail: we staan continu aan en zijn constant waakzaam.’

Volgens Tigchelaar zijn beide valkuilen simpel op te lossen. ‘Dat versnipperde werken kun je voorkomen door te bedenken wat urgent is en wat kan wachten tot later. Als je echt ergens je aandacht bij nodig hebt, zet dan een keer je mail op out of office. Maak daar ook afspraken over met thuis, met je collega’s en opdrachtgevers. Als iets superurgent is, dan kunnen mensen bellen en anders stel je een reactie uit tot een moment waarop je je mail checkt. En doe dat dan drie keer per dag, in plaats van elke tien minuten.’

Tigchelaar zegt dat we ons allemaal in een spagaat bevinden tussen bereikbaarheid en productiviteit. ‘En bereikbaarheid wint het zonder afspraken altijd.’

Ook de vervaging tussen privé en werk is te voorkomen. ‘Als je geen oplaadmoment hebt, ben je de klos. Bouw dus een afsluitroutine in je dag. Maak je hoofd leeg, doe een laatste check en doe andere kleding aan. Daardoor maken je hersenen onderscheid tussen werk en privé en geef je een signaal af dat je de werkdag afsluit. Dat kun je ook doen door voor en na je werk te wandelen, dan boots je het forenzen na.’

Wandelen is niet alleen goed als afsluiter van de werkdag, je zet daarmee ook even je hersenen uit. En dat is van groot belang, stelt Tigchelaar. ‘We hebben de neiging om continu productief te zijn en om onszelf vol te stouwen met prikkels. En alles wat je doet om productiviteit te vergroten, verlaagt je creativiteit. Het zijn elkaars tegenpolen. Daarom moet je niet alleen pauzes nemen, maar ook voor cognitieve rust zorgen. Als je na je werk een podcast luistert, kan dat heel leuk zijn, maar als dat je enige manier van opladen is, is dat een dikke rode vlag. Want je hersenen maken geen verschil tussen werken en een podcast luisteren: echt opladen doe je alleen als je geen nieuwe informatie – en prikkels - tot je neemt. Staar naar buiten, bouw lege “buutvrij”-momenten in.’

1. Werk asynchroon waar dat kan: beslis zelf wanneer je waarop wil reageren, stel desnoods je out of office in en laat weten aan collega’s of opdrachtgevers wanneer je bereikbaar bent
2. Organiseer contactmomenten met collega’s voor het bespreken van persoonlijke zaken. Sta stil bij hoe het gaat en bespreek dat: wie heeft er hulp nodig?
3. Bouw een afsluitroutine in je dag. Maak je hoofd leeg, doe een laatste check en doe andere kleding aan.
4. Zorg voor prikkelvrije oplaadmomenten tussendoor: ga wandelen, geef je hersenen rust.
5. Plan werkblokken in en hou je daaraan: wanneer doe je wat?

Wat doen we zelf om het thuiswerken fijner te maken? Adformatie deed een ronde langs de digitale en creatieve branche en zette enkele reacties op een rij. Wat blijkt? Naar buiten gaan lijkt het credo.

Bert Hagendoorn, specialist in positionering en groeistrategie, houdt iedere dag ‘verplicht een uur pauze’. Hagendoorn: ‘Na de lunch ga ik direct naar buiten en ik mag niet eerder naar binnen voordat het uur voorbij is. En in de ochtend wandel ik vaak drie rondjes door het Oosterpark.’

Ook voor Gerben van der Rijt van Wayne Parker Kent is naar buiten gaan heilig. ‘Soms ga ik na werk een rondje hardlopen, soms doe ik een kleine work-out. Dat sporten lukt me zeker vier dagen in de week. Ik bedoel drie. Hoe dan ook, dat wijntje daarna smaakt een stuk beter.'

David van Zeggeren van strategic design agency Momkai sluit zich daarbij aan. ‘Om fris en gezond te blijven, probeer ik iedere dag een wandeling te maken en te bellen met een collega. Zo verenigen we het nuttige met het aangename, en kom ik op verrassende plekken.’

Bij digitaal bureau Kaliber wordt er met een DayOn en DayOff vooral de teamspirit in acht gehouden. Oprichter Ronald van Schaik: ‘De DayOn is een algemene check-in met het hele bureau, de DayOff gaat juist niet over het werk. Daarin wordt een krankzinnige, ludieke of intrigerende vraag gesteld die iedereen beantwoordt. Een perfecte manier om de verbinding sterk te houden.’

Ilonka Stevens, manager concepts, projects & events bij DPG Technology: ‘Sinds het begin van corona probeer ik elke dag iemand - van wie ik weet dat die het op dat moment zwaar heeft - extra aandacht te geven. Als iedereen dat doet, wordt het denk ik een stuk leuker.’

Oprichter van reclamebureau Natwerk Frank de Ruwe, beter bekend als straatartiest Frankey, gebruikt momenteel de keuken als werkplaats. ‘Af en toe wat knutselen ter ontspanning.’

Simon van Cleeff, partner bij Capitola Social, staat de laatste maanden extra vroeg op voor een zogenaamde lockdown-shake-haal-wandeling. ‘Dan trakteer ik mezelf op een shake die net zo duur is als een gemiddelde vakantie en begin zo met een soort van buiten geweest te zijn de dag.’

Joeri Jansen, creatief directeur van reclamebureau Roorda, mediteert voordat hij aan zijn werkdag begint. ‘En tussen de calls luister ik muziek of speel ik wat gitaar. Als het laat wordt, gluur ik nog even naar de sterren of de maan.'

Lees ook: De coronacrisis als katalysator voor een burn-out? ‘Je grenzen aangeven is lastig, zeker in de reclamewereld’