Mooie, smaakvol ingerichte werkplekken. In bijna alle gevallen ging het gesprek over Het Nieuwe Werken (HNW). In grote lijnen komt dit hierop neer: een kantoortuin waar je geen vast, eigen bureau hebt. En een of meerdere huiskamerachtige ruimtes waar je in een meer informele omgeving kunt overleggen of werken. Soms in combinatie met een grand café. Kortom: een kantoorinrichtingsconcept. Hoe maak je Het Nieuwe Werken tot een betere ervaring? Vijf tips!
Tip 1: Niet flexen om het flexen
Als organisaties Het Nieuwe Werken invoeren, ga ik ervan uit dat ze geen hip kantoor van een ander bedrijf kopiëren, maar goed hebben geanalyseerd hoe hun mensen werken en aan welk soort ondersteuning zij behoefte hebben: technisch of ruimtelijk.
HNW is niet synoniem met vaste werkplekken en eigen bureaus opgeven. Soms lijkt het op flexen om het flexen: bij binnenkomst krijg je een willekeurige werkplek toegewezen, met het idee dat je steeds andere collega’s tegenkomt. Een ramp als je secretaresse bent en veel bij dossiers moet kunnen of voor mensen die collega’s moeten kunnen vinden.
Die tijd zou voorbij moeten zijn. Werk met zones of vlekkenplannen, zodat je voldoende bekenden tegenkomt. Zorg voor open ruimtes, concentratieplekken en goede vergadermogelijkheden. Zo kan elk soort medewerker voor elk type activiteit de juiste plek vinden.
Tip 2: Creëer projectkamers
Bij de introductie van HNW wordt soms weinig rekening gehouden met een andere trend in werken, namelijk projectmatig of in scrums. Bij grote projecten waar verschillende collega’s samenwerken en ook externen uit het netwerk aan bijdragen, is het fijn als er een fysieke en digitale projectruimte is. Een BrainSpace met een plek voor brainstormsessies, planningen en reacties. Gewoon op papier, aan de muur. Het is prettig als projectinformatie kan blijven hangen, zodat teamgenoten bijvoorbeeld ideeën kunnen toevoegen.
Tip 3: Bevorder kennis delen
HNW is mobiel werken. Het betekent ook dat je samen aan documenten moet kunnen werken. Waar je ook zit en zonder dat je op drie verschillende systemen in moet loggen. En dat je makkelijk collega’s met bepaalde expertises kunt vinden. Kortom: je moet kennis en ervaring kunnen delen.
Veel organisaties kunnen leren van zzp’ers die op verschillende plekken of in netwerken hun werk doen. Ze zitten thuis, bij klanten, in Starbucks of in nieuwe concepten, zoals Seats2meet of Spaces. Ze regelen zelf dat ze bereikbaar zijn en goede apparatuur hebben, slaan informatie op in de cloud en delen kennis via SlideShare of feedly. En ze zorgen dat hun profiel actueel en vindbaar is op LinkedIn. Veel organisaties zouden gebaat zijn bij medewerkers met een zzp-mentaliteit.
Tip 4: Regel een wekelijkse kantoordag
Een lastig aspect van Het Nieuwe Werken: wanneer ontmoet je je collega’s? Wanneer overleg je met ze? Wat is een goed moment voor een workshop? De combinatie van ‘nieuw’ en parttime werken kan ertoe leiden dat er geen dag meer over is om met al je collega’s bij elkaar te zitten. Onhandig!
Wellicht kan een beetje discipline op dat punt helpen. Niet praten over thuiswerkdagen, maar over kantoorwerkdagen. Dagen dat iedereen op kantoor is en beschikbaar voor afspraken en informeel overleg. Zodat je elkaar in ieder geval één keer per week kunt spreken.
Dat vergt wel wat van de inrichting van de werkruimte; er ontstaat namelijk een bezettingspiek. Er zal voor iedereen tijdens zo’n kantoordag minimaal een ‘aanlandplek’ moeten zijn. Misschien niet aan aparte bureaus, maar aan gezamenlijke werktafels. Dat kost alleen wel ruimte. Natuurlijk kunnen medewerkers ook andere dagen op kantoor zijn, maar dat is dan naar eigen behoefte in te richten.
Tip 5: Maak het sociaal
Last but not least: werk bewust aan engagement en wij-gevoel. Hierbij kan social intranet een rol spelen. Een plek waar je niet alleen werkgerelateerde informatie of interessante artikelen deelt, maar ook iets kunt laten zien over andere kanten van je leven. Onderwerpen die je bij het ‘oude werken’ tijdens de koffie of lunch met collega’s besprak, moet je nu op een digitaal platform kwijt kunnen. Een soort intern facebook voor al je emoticons. Want uiteindelijk wil je je thuis voelen bij je collega’s. Ook als je ze niet elke dag ziet.
Op 20 mei 2014 verzorgt Huib Koeleman tijdens de workshopdag CommunicatieBreak een sessie over het nieuwe communiceren. Info over deze sessie en inschrijven vind je hier
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!