Een nieuwe wet introduceert een vaste thuiswerkvergoeding, want lang niet alle werknemers blijven na de coronacrisis elke dag naar kantoor komen. Maar, zegt Maarten Appelo van de app Freddi, veel werkgevers kennen de nieuwe wet nog niet goed. ‘Want de werknemer heeft op zijn thuiswerkdag geen recht op een reiskostenvergoeding. Bedrijven die automatisch ook een reiskostenvergoeding uitkeren, lopen risico op een boete en naheffing.’ Freddi wil zichzelf in de kijker spelen als een app waarmee werknemers hun zakelijke reizen kunnen registreren, met een kloppende bedrijfsadministratie als gevolg.
In gesprek met Adformatie noemt Appelo zich lachend de vader van Freddi. Hij stond mede aan de wieg van de app en startte in de zomer van 2021 een onderzoek naar een nieuw te ontwikkelen app die reisbewegingen registreert. Zijn drie conclusies: ondernemers willen een goede administratie die weinig tijd kost, tevreden werknemers en inzicht en grip.
Vernieuwde wet biedt business case
Interessante inzichten, dacht Appelo. Helemaal door ze te koppelen aan een nieuwe wet die 1 januari 2022 in zou gaan. Deze wet gaat over hybride thuiswerken en past de vergoedingen aan. Een werknemer krijgt per thuiswerkdag een vergoeding van maximaal twee euro als tegemoetkoming in de kosten voor koffie, thee, wc-papier en elektra. Maar wat veel bedrijven volgens Appelo niet wisten en nog steeds niet weten, is dat de werknemer op zijn thuiswerkdag géén recht heeft op een reiskostenvergoeding. Wie na een ochtend thuiswerken alsnog naar kantoor of een afspraak gaat, heeft recht op één van de twee vergoedingen. De meeste werkgevers kiezen standaard voor de woon-werkverkeer-vergoeding, zegt Appelo. Maar dan mogen zij op dezelfde dag dus niet ook een thuiswerkvergoeding uitbetalen. ‘Ik spreek nog steeds directeur-eigenaren en HR-managers die hier niet van op de hoogte zijn. En dat kan een hoop problemen opleveren, want dan kun je als bedrijf teveel onbelaste vergoeding aan je werknemers geven.’ Dat is al onhandig, maar belangrijker is dat teveel onbelast uitkeren een boete en naheffing van de Belastingdienst kan opleveren.
Appelo zag daar een business case in: een app waarmee werknemers hun reisbewegingen kunnen registreren op een manier zodat de baas automatisch de juiste vergoeding uitkeert. Zijn werkgever, Louwman Group, was ook enthousiast. Louwman Group – vooral bekend als importeur van automerken als Lexus, Toyota en Suzuki – was al bekend met het concept van een app om werknemersreizen vast te leggen. Het bedrijf heeft een belang in Reisbalans, de app die naar eigen zeggen hondervijftigduizend dagelijkse gebruikers heeft en onderdeel is van Mobility Invest Group (MIG).
Louwman Group heeft een eigen innovatieafdeling waar tussen de tachtig tot honderd mensen werken. Het bedrijf maakte in het najaar tijd en budget vrij om de app Freddi te ontwikkelen en werkt samen met MIG. De technische achterkant van Freddi is daarom gebaseerd op die van Reisbalans – waarom het wiel opnieuw uitvinden – en uitgebreid met functies waar Appelo vraag naar zag. Als ‘vader van zes’ werkte hij met vijf kerncollega’s en een grotere schil mensen aan de app, die na een serie tests in februari officieel is uitgebracht.
Luisteren naar gebruikers
De werkgever bepaalt of zijn bedrijf Freddi gaat gebruiken. De app kent een gratis proefperiode van drie maanden, waarna er maandelijks vier euro per gebruiker betaald dient te worden. De gebruiker maakt een account aan en kan woon-werkverkeer, een thuiswerkdag of een zakelijke rit registreren. Freddi moet zich op verschillende manieren onderscheiden van de concurrentie. Appelo spreekt graag over de snelheid en het gebruiksgemak van de app, net als de manier waarop Freddi de route via gps vastlegt. De werknemer dient de gps-functie zelf te activeren en uit te schakelen. De baas krijgt de route niet te zien, alleen het begin- en eindadres en het aantal gemaakte kilometers. Een keuze die gemaakt is op basis van feedback van potentiële gebruikers, vertelt Appelo. ‘Veel werknemers vinden het geen prettig idee dat hun manager of baas hun zakelijke rit kan volgen omdat bijvoorbeeld de gps altijd aanstaat.’
Marketingvormen
Freddi kent een goede start, zegt Appelo. Desgevraagd wil hij geen gebruikersaantallen delen; daar vindt hij het nog te vroeg voor. Liever vertelt hij over de enthousiaste ervaringen van werknemers en werkgevers en hoe Louwman Group de app bekender wil maken bij het grote publiek. ‘In februari hebben we een persbericht uitgestuurd en sindsdien zetten we ook in op alle soorten en maten van online advertising. Zo is LinkedIn advertising heel belangrijk, want daar kunnen we heel specifiek targetten op HR-managers en directeuren van kleinere bedrijven. Om die mensen vervolgens te retargetten op bijvoorbeeld Facebook en Instagram.’
Het Freddi-team zet ook in op SEA en SEO. Dat laatste moet vooral op de langere termijn resultaat opleveren. ‘Freddi is immers een nieuw domein, dus we zetten in op content om een autoriteit te worden.’ Een andere vorm van marketing zijn de tientallen accountmanagers van Louwman Group. In klantgesprekken kunnen zij wijzen op de Freddi-app, zegt Appelo. Zelf beheert hij op zijn smartphone het WhatsApp-account van Freddi, waarop een wisselend aantal vragen komt over bijvoorbeeld een online demonstratie. Appelo is enthousiast over de serviceverlening via WhatsApp.
Prioriteiten die elders liggen
‘Wat mij is opgevallen, is de desinteresse en onwetendheid van HR-managers’, vervolgt hij. ‘Ik zie dat de prioriteiten vaak elders liggen, terwijl ze wel moeten voldoen aan de laatste wetgeving.’ Wat hem verder verbaast is dat ook een deel van de MKB-accountants niet op de hoogte is van de wet die op 1 januari is ingegaan. En de regelgeving in dit domein is nooit af. Zo gaat de reiskostenvergoeding straks omhoog van 19 naar 21 cent per kilometer. En Freddi zelf? Vooralsnog blijft de app zich focussen op Nederland. ‘Ik voorzie dat wij op de huidige manier een mooi marktaandeel kunnen vergaren’, sluit Appelo af.
