5 tips voor na 19 maart

Terwijl het stof van het stemmen tellen neerdaalt, bereiden communicatieprofessionals bij gemeenten zich voor. De inhoud mag zich dan achter de deuren van de politiek afspelen, in het proces maak jij als communicatieadviseur het verschil.

Welke rollen en taken pak jij op in deze cruciale fase? Vijf tips.

1. Legitimiteit: communicatie

Bedenk waarom je je actief betrokken voelt en toont: dat is vanuit communicatie; met jouw professionaliteit wil je bijdragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. Bij voorkeur niet door je met de inhoud van een bestuursakkoord te bemoeien of publiek een mening te hebben over de samenstelling van de raad en het nieuwe college. Wel door te zorgen dat alle betrokkenen (burgers, media, ambtenaren, stakeholders) goed geïnformeerd zijn over de actuele ontwikkelingen en achtergronden van de formatie en ook dat de nieuwe volksvertegenwoordigers begeleid worden in hun nieuwe rol, zoal in hun optreden in de media. Door onderhandelaars en ambtenaren te informeren over wat er in die periode leeft in de gemeente.

2. Verwachtingen managen en faciliteren van het proces

Kijk terug voordat je aan de slag gaat: wat was in deze fase de rol van communicatie vier jaar geleden? Is die dit keer dezelfde? Kijk ook welke veranderingen er in de organisatie de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden, en wat de aanstaande bestuurswisseling zou kunnen betekenen voor de interne organisatie. Of hoe de media er toen voor stonden; vier jaar geleden waren sociale media waarschijnlijk nog niet zo, of anders geïntegreerd in de communicatiestrategie.

Wat zijn de verwachtingen van de burgemeester, gemeentesecretaris en griffier nu? Het is nú tijd dit gesprek met hen te voeren. Neem het initiatief en bespreek samen wat er moet en kan worden gedaan na de verkiezingen, welke rollen en taken en ook welke verdeling.

Politieke partijen hebben strijd met elkaar geleverd in de verkiezingsperiode en moeten nu ineens met elkaar om tafel tot overeenstemming zien te komen. Dat vergt een omslag in denken en doen. Vertrouwen in elkaar is er niet altijd meteen. Door vanuit de ambtelijke organisatie het proces gedegen te faciliteren, kun je bijdragen aan rust en een soepel lopende formatie. Ga na of je een bijdrage kunt leveren aan het proces tot de vorming van een collegeakkoord zelf, door in de buurt te blijven van de ambtelijke ondersteuning van de onderhandelaars. Bespreek de mogelijkheden van bijvoorbeeld een blog van de onderhandelaars. En wees voorbereid op nieuwsgierige journalisten, die je wellicht beter zelf af en toe met nieuws kunt voeden dan dat ze ernaar moeten vissen.

Communicatie speelt een belangrijke rol in dit proces. Doe je dat goed, dan heb je ook meteen het vertrouwen van de coalitiepartners.

3. Gebruik je voorbereidingstijd

Juist de periode na de verkiezingen is voor jou als communicatieprofessional de ultieme gelegenheid te laten zien wat je in huis hebt. Wacht niet af en pak de regie op wat er op het gebied van communicatie moet gebeuren in de periode tussen verkiezingen en de dag van presentatie van het college(akkoord). Liggen de draaiboeken klaar? Wie doet wat en welke middelen zetten we daarbij in? Hoe voeren we het allemaal uit, organiseren we een speciaal projectteam?

Wanneer een coalitieakkoord in zicht komt, ga dan tijdig met de onderhandelende partijen om tafel en bespreek wat straks een effectieve manier is om de raad en de burgers te informeren over het nieuwe coalitieakkoord. Zo’n akkoord kan al snel een saai document zijn met compromis-teksten. Verwerk in de definitieve versie van het akkoord alvast de kernboodschappen om een inspirerend document, een belofte aan de inwoners te schetsen. Overweeg een verkorte versie om dit te bereiken. Bespreek hoe de coalitie zich wil presenteren aan de inwoners, welke stijl van communiceren ze graag ziet in de relatie inwoners-bestuur-gemeente. Leg een aantal mogelijke richtingen voor, met voors en tegens.

4. Projectaanpak: scrum?

Vanaf 19 maart kan er veel op het communicatieteam van een gemeente afkomen. Wil je de rol van regisseur succesvol uitvoeren, dan moet je natuurlijk wel alles klaar hebben om die rol te vervullen. Maar verwacht na 19 maart geen lineair proces waarin alles netjes kan worden uitgestippeld: het kan alle kanten uit gaan, het formatieproces kan kort en het kan lang duren, enzovoort. Wees dus als communicatieprofessional en -team ‘wendbaar’, zodat je op elke verandering kunt inspelen, en wees in dit proces creatief in het bedenken van relevante, effectieve activiteiten. Denk ook actief mee welke acties en werkvormen in zo’n proces van toepassing kunnen zijn. Scrum, de succesvolle projectaanpak die ook veel aandacht krijgt binnen het communicatievak, kan je daarbij helpen.

5. Benut wat er gebeurt

Jezelf positioneren als professional is ook: benut wat er gebeurt. Steek daarom in deze tijd als procesbegeleider de handen uit de mouwen. Zo helpt communicatie meteen na 19 maart het nieuwe bestuur een stap vooruit en maak je de nieuwe bestuurders duidelijk waar je als professional en als team het verschil kunt maken. Zo’n moment is er maar eens in de vier jaar, dus: grijp je kans!
 

Bas Douma (Bascommunicatie | Scrum4Comm) en Ingrid Spruit (Spring Advies)

Met dank aan Wrister Grommers en Hans Scholten

Bas en Ingrid zijn beiden zelfstandig consultant, manager en procesbegeleider communicatie