Communicatieadviseurs lunchen veel te weinig!

[door Sjanet Albeda]

Ik herken een vast patroon bij communicatieadviseurs: ’s ochtends komen ze op het werk, pakken een kop koffie, duiken achter hun pc en loggen in. Zodra Outlook opent, werken ze mails af. Zo gaandeweg de dag duiken ze vergaderingen in, en aan het einde van de dag loggen ze weer uit. En zo kan het dag in dag uit gaan. Jammer. Want die routine maakt je geen betere adviseur.

Dienstverlenend of niet dienstverlenend, that’s the question
Is het patroon herkenbaar? Dan stel ik je deze vraag: hoeveel collega’s van andere disciplines heb je vandaag écht gesproken? Wees eens eerlijk? Veel vakgenoten zijn vooral reactief dienstverlenend (geworden?). Daar zijn we voor aangesteld, denken we. Of de organisatie is ‘u vraagt, wij draaien’ van ons gaan verwachten door wat we aanbieden. We gaan niet zelf de boer op, maar mensen komen naar ons.

Maar kun je wel écht meedenken en écht goed uitvoeren als je de organisatie onvoldoende kent? Of als je achter je laptop gekluisterd blijft, haastig een broodje verorberend als lunch? Het antwoord is ‘nee’. Goed advies begint altijd bij het kennen van je eigen organisatie.

Verlaat je bureau
En dus vraag nummer 2: weet jij wat je organisatie feitelijk doet en nodig heeft? Weet je wat er actueel is, waar mensen zorgen om hebben of energie voor hebben? Wederom: wees eens eerlijk… Want dat is de kern: weten waarover het gaat, weten wat er speelt. Zodat je weet waar communicatie nodig is en wat er in communicatie nodig is. Dat is in eerste instantie waar we voor zijn! En dat gebeurt niet achter een bureau. Dat ontdek je door erop uit te gaan en met zo veel mogelijk mensen in je organisatie te praten. Iedere dag, op elk moment, overal.

Druk, druk, druk…
Ik hoor je al zeggen: “Ja, maar ik heb het al zo druk, Ik heb daar geen tijd voor“. Maar er zijn tal van manieren om meer te weten te komen, zonder dat ze eindeloos veel tijd vragen. Bijvoorbeeld door een dag mee te werken op een andere plek of door een rondleiding van een collega van een andere afdeling of locatie te krijgen. Ga eens lunchen met collega’s van een heel andere unit. Praat met hen over wat ze bezig houdt: waar ze tegen aan lopen, wat ze anders willen zien. En vooral: vraag waar zij behoefte aan hebben in relatie tot jouw werk! Wat vinden zij van de interne communicatie? Wat merken zij dat werkt en niet werkt? Door tussen al je collega’s te zijn leer je de business beter kennen, snap je hoe mensen met elkaar omgaan, hoe communicatie ingezet wordt én wat beter kan.

Bijdragen aan het organisatieresultaat
Als je weet waar de organisatie voor staat, als je weet wat er belangrijk is: kijk dan waar interne communicatie een bijdrage kan leveren, zodat je initiatief kunt nemen op belangrijke thema’s. Je bent een betere gesprekspartner voor alle mensen in je organisatie als je weet wat er belangrijk is. Je hoeft niet reactief te zijn, maar kunt veel op eigen initiatief doen. Ga daarmee aan de slag. En blijf dat vervolgens doen. Laat je bijdrage snel en eenvoudig zien, in alles wat je doet.

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat er geen dingen zijn die daarnaast moeten gebeuren. Maar plan tijd om je organisatie in te gaan. Want word je dan nog eens overvallen met een ad-hoc vraag of een plots opkomend issue, hoef je de lunch niet over te slaan – je kun je aanpak en je ideeën eenvoudig baseren op je kennis en ervaringen uit de organisatie! Dus hak de ketenen aan je laptop los. Daar word je een echt goede communicatieadviseur van.

Zo. Wie gaat er mee wat eten?

Sjanet Albeda is adviseur bij Involve