Puzzelstukjes

Met veel plezier maakte ik vroeger de ene na de andere legpuzzel. Hoe groter en moeilijker, des te uitdagender en aantrekkelijker. Ik zie een grote overeenkomst tussen de legpuzzels van toen en de organisaties van nu. Organisaties bestaan ook uit veel kleine stukjes en de kunst is om ze allemaal op de juiste plaats te krijgen. Dat dit soms net zo moeilijk is als bij de legpuzzels, blijkt wel in de praktijk. Bij veel organisaties liggen niet alle stukjes op de juiste plek. En dat is zonde, want met wat meer aandacht is dat simpel te voorkomen.

Het begin is makkelijk
De grootste legpuzzel die ik ooit heb gelegd had zo’n 3000 stukjes. Ik heb er weken over gedaan om die helemaal af te krijgen. En dat was met het voorbeeld erbij! In het begin ging alles heel vlot. Hoekjes zijn snel gevonden en op de juiste plaats gelegd. De randen van de puzzel zijn ook makkelijk herkenbaar en zo is het kader al snel zichtbaar gevormd. Iets moeilijker, maar nog steeds werkbaar, werd de voorgrond van de puzzel. En toen kwam de achtergrond... 100 stukjes die allemaal gras zijn, 300 stukje heldere blauwe lucht. Hoe weet ik nu wat waar hoort? De afbeelding op alle stukjes zijn identiek. Het enige verschil is de vorm van het puzzelstukje.

Forceren, bijknippen en bijschaven
Organisaties/bedrijven zijn eigenlijk net legpuzzels. Het is een groot geheel gevormd door talloze losse stukjes die aan elkaar passen. Alhoewel: aan elkaar passen? Bij veel organisaties heb ik het idee dat er niet naar dat ene juiste (puzzel)stukje is gezocht. Er is meer gedacht van ‘ach, dit past wel enigszins’. In de puzzelmetafoor: met geweld een stukje op een plek drukken die er niet hoort of een stukje beetje bijschaven of bijknippen zodat het wel past. Ieder van ons weet uit eigen ervaring dat dit bij puzzels niet werkt. Waarom zou het bij organisaties dan wel werken? Veel organisaties zijn uit balans omdat er teveel geforceerd, geknipt en geschaafd is. En dat is echt niet nodig. Maar voor langer doorzoeken naar wél het juiste stukje nemen we eenvoudigweg de tijd niet.

Organisatie in balans
Een organisatie in balans krijgen, is echt net als het leggen van een puzzel. De vier hoeken zijn het simpelst. Het zijn de belangrijkste pijlers van jouw organisatie, bijvoorbeeld de core-business, kernwaarden, klantgroepen, concurrenten. Daarna volgen de randen. Bij organisaties kun je dan denken aan missie & visie, ambities, cultuur, regels, procedures. Vrij herkenbaar en goed te plaatsen. Het kader waarbinnen de organisatie verder wordt vormgegeven, ligt nu (letterlijk) vast. Het binnenwerk van de organisatie is voor het eerste deel nog redelijk goed in te vullen. Een aantal functies zijn makkelijk te vertalen naar bepaalde mensen en uit procedures vanuit het kader volgen als vanzelf bepaalde taken/werkzaamheden. Maar dan... iedere organisatie heeft ook z’n eigen 100 stukjes gras en 300 stukjes heldere blauwe lucht. Hoe ga je daar mee om?

Elk stukje op de juiste plek
Net als bij de legpuzzel, komt het al snel neer op zelf uitzoeken wat het beste past. En hoe deed je dat bij de gewone legpuzzel? Waarschijnlijk net als ik en vele anderen: alle stukjes liggen afzonderlijk van elkaar verspreid over de hele tafel en je dwaalt er met je aandacht (je ogen en vingers) langs. Bij sommige stukjes krijg je het idee dat die wel eens zouden kunnen passen en die probeer je dan als eerste. Vaak blijkt zo’n ingeving te kloppen en zo vult de puzzel zich langzaam. Meer stukjes vinden hun juiste plek, minder stukje blijven in de periferie hangen en uiteindelijk zijn er nog zo weinig over dat de rest invullen weer een makkie is.

Voorbij het moeilijke deel
Ook bij organisaties werkt het zo: leg alle elementen van de organisatie bloot, laat niets achterwege. Loop vervolgens alle elementen langs met je aandacht en bij sommige zul je een idee hebben hoe die zijn in te passen in de organisatie. Soms is een tweede of derde poging nodig, maar als je goed naar je gevoel luistert zal het snel raak zijn. Uiteindelijk blijven er zo weinig elementen over dat het laatste deel weer makkelijk in te vullen is. En dan... is daar het moment van het laatste stukje. Met veel trots en voldoening (en soms een zucht van verlichting) leg je het op z’n plaats en maakt daarmee de puzzel af. Het is klaar! Alle losse delen samen vormen een harmonieus groter geheel.

Waar organisaties vast blijven zitten
Helaas zie ik bij organisaties dit laatste deel nooit gebeuren. Op een of andere manier komen we niet voorbij dat moeilijke stuk waar alles op elkaar lijkt. We moeten ons verstand even op de tweede plek zetten en ons gevoel/intuïtie aan het werk laten. Wat voelt goed? Wat klinkt goed? Hoe/waar/wanneer merk ik iets van ‘flow’? Waar bespeur ik passie en bevlogenheid? Hoe wakker ik die aan?

Organisatie in balans
Als we voor dit deel van ‘de organisatiepuzzel’ ons verstand durven los te laten en op onze intuïtie durven te vertrouwen, dan weet ik zeker dat een (jouw?) organisatie snel het punt bereikt waarop het verstand het voor het laatste deel weer kan overnemen. Je merkt aan alles in zo’n organisatie dat het goed loopt, dat er ‘flow’ is. Alle 3.000 stukjes hebben hun plek gevonden en wat je ziet zijn niet 3.000 losse stukjes, maar een groot geheel, harmonieus van aard en waarbij het heel duidelijk is wat het voorstelt. Balans in je organisatie, de puzzel af. Wie wilt dat nou niet?