door Marjan Straathof
Facebook at Work wordt binnenkort gelanceerd voor het grote publiek. Het is de business versie van Facebook, bedoeld voor interne communicatie. Dept is één van de wereldwijd vierhonderd bèta-testers. We gaan Workplace gebruiken om onze nieuwe cultuur te laden en zijn het eerste digital agency dat het platform mag testen.
Voordat je verder leest, eerst even wat context. Want als netwerk groeien we hard. Inmiddels bestaat Dept uit zeven bedrijven in vijf landen en het afgelopen jaar zijn we gegroeid van 150 naar ruim vierhonderd collega’s. Dept is het overkoepelende merk, houdt de boel bij elkaar, combineert projectteams, neemt de overhead uit handen en waarborgt de gezamenlijke cultuur.
Natuurlijk weten we ons als digital agency de hele dag omringd door de laatste technologie. De helft van onze mensen heeft de iPhone 7 al in huis, velen zijn druk aan het experimenteren met virtual reality en de meesten kun je volgen via Snapchat en Instagram Stories. Het is ons werk om uit te zoeken welke technologieën wél en juist niet handig zijn voor onze klanten.
Maar dat betekent ook dat we zelf gewend zijn aan de beste gebruikservaring, altijd en overal. Op kantoor, bij de klant, of thuis op de bank; we willen overal net zo makkelijk kunnen werken. We maken daarom gebruik van zoveel mogelijk cloud-diensten, werken volledig in Google Apps, slaan alles op in Dropbox en communiceren net zo gemakkelijk via e-mail als WhatsApp.
Op het gebied van interne communicatie was er echter nog een gat. Ons intranet is al een paar jaar dood en uit noodzaak communiceert op dit moment een klein deel via Yammer. Maar toen kwamen de eerste geruchten over Facebook at Work en werden we ook nog eens geselecteerd als één van de beta-partners. Een unieke kans, hier delen we graag onze eerste ervaringen!
1. Set-up
Workplace staat vol tips en filmpjes die je de mogelijkheden van het platform laten zien. Uiteindelijk hebben we iedereen in deze vijf simpele stappen laten weten op welke manier we het platform in zouden zetten:
- In de groep 'Iedereen bij Dept', kun je dingen posten die we allemaal moeten weten. Zoals een blog die je hebt geschreven, een project dat live ging of een nieuwe klant die je hebt binnengehaald, etc.
- In de groepen 'Technology, 'Data & Media' en 'creativiteit' kun je alle expertise zaken posten die interessant zijn voor andere Depster. Zoals relevant (extern) nieuws, blogs, artikelen, podcasts etc.
- De groep 'Dept in het nieuws' zal worden beheerd door het marketingteam.
- We hebben Work-chat (helemaal geweldig en beter dan Hipchat & Slack) dus ga je gang en praat met elkaar en in groepen.
- We hebben hier de evenementenagenda, waar we je op de hoogte houden van onze evenementen en waar je je ook kunt registreren.
Een screenshot van de groep 'Everybody at Dept'
2. Let it go!
Facebook heeft het voordeel dat ook de business-versie draait om self-organizing communicatie, want iedereen kan alles plaatsen. Communicatie is niet meer beperkt tot een select gezelschap dat kan mailen naar ‘all’. Er is geen onderscheid tussen vestiging, label of land. Daarbij weten we allemaal hoe het platform werkt, omdat het een slimme kopie is van je persoonlijke Facebook-pagina. De afgelopen maanden leerden ons dan ook vooral om los te laten en te vertrouwen op de herkenbare vorm.
We hebben de lancering van het platform in gang gezet met vier simpele stappen:
- Het is van belang dat je ervoor zorgt dat je account geüpdatet is met een leuke profielfoto en de juiste (contact)informatie.
- Zorg ervoor dat je FB@Work installeert op je mobiel. Hoe? Pak je telefoon, ga naar deze link en volg de instructies.
- Nu kun je FB@Work zelf verder verkennen en beginnen met delen/liken/commenten!
- Wacht alsjeblieft tot volgende maand met het aanmaken van groepen en events; we willen het systeem clean en simpel houden in het begin.
En toen waren we online. Ineens zagen we de lunch van onze collega’s in de UK voorbijkomen, lazen we slimme blogs die eerst verdwenen in de jungle van de inbox en kregen we praktische office updates of introducties van nieuwe mensen. Iedereen is vrij om alles te delen waarvan hij of zij denkt dat het voor collega's interessant kan zijn. Zolang het niet discriminerend of aanstootgevend is natuurlijk.
Een mobile screenshot.
3. Kies ambassadeurs
Met de uitrol van Workplace hebben we verschillende mensen gevraagd om informatie te boosten. Zo helpen HR en Recruitment de People News-groep levend te houden, zorgt Marketing voor de groep Dept in the News en regelt Office alle zaken in de groepen Amsterdam, Rotterdam, Manchester, Boston en Zaragoza. De strategen en leads onderhouden de inspiratiegroepen rondom Data, Tech en Creativity, en de groep Banter viert hoogtij op de vrijdagmiddag. Zo is de newsfeed een mooie mix van social, fun en business.
4. Laat het werken
De belangrijkste vraag is natuurlijk hoe je ervoor zorgt dat mensen het platform ook echt gaan gebruiken. Met het samenvoegen van zes bureaus onder het Dept label hebben we op dit moment te maken met allerlei bestaande communicatiesystemen die op de autopiloot worden gebruikt. Zo chat de ene helft via Slack, de andere helft via Hipchat en Google Hangout, worden er updates op Yammer gezet en blijft WhatsApp een handige manier om even snel iets te checken. In het kader van FOMO hebben we besloten om geen interne nieuwsbrief meer te versturen en hebben we veel van ons standaard mail-to-all verkeer verplaatst naar Workplace. Zo worden ook belangrijke management updates en presentaties voortaan via het platform verspreid.
Op dit moment heeft 95% van alle 'Depsters' zijn of haar Workplace account geactiveerd en heeft 90% ook netjes het bedrijfsprofiel bijgewerkt. Dit is overigens een bijkomend voordeel; Workplace biedt zo meteen een 'smoelenboek' van al je collega's inclusief foto, e-mail en telefoonnummer. Het dashboard zorgt ervoor dat je precies kunt zien hoeveel en welke collega's het platform gebruiken, maar ook waar je nog aan moet werken als het gaat om engagement. Zo zien we bijvoorbeeld ook dat (pas) 57% de mobiele app actief gebruikt.
Als we terugkijken naar de posts die het beste scoren qua betrokkenheid, dan zien we dat de felicitaties bij gewonnen pitches en awards je om de oren vliegen, er veel interesse is in nieuwe projecten en dat nieuwe mensen warm worden onthaald. De toppers zijn de foto’s en filmpjes van het bedrijfsuitje in september. Workplace blijkt voor ons dan ook vooral een platform om successen te vieren en herinneringen aan onvergetelijke uitjes, pitches en vrijdagmiddagborrels te waarborgen. Het is een tool die het e-mailverkeer aanzienlijk heeft beperkt en - misschien wel het belangrijkste - de grenzen heeft doen vervagen.
Na een paar maanden Workplace kunnen we concluderen dat het voor ons een belangrijk intern communicatiekanaal is geworden. Een vervanging van e-mail? Een nieuwe database? Dat niet, maar het vermindert wel de versplintering in communicatie. Met veel verschillende partijen op verschillende plekken is vlotte, heldere interne communicatie voor ons een uitdaging en van groot belang. Workplace is een efficiënte manier om iedereen in één keer te informeren. Dit bespaart veel tijd. Bovendien bekijken we nu of we onze Dept Wiki naar het platform kunnen verplaatsen.
Wel zien we dat Work Chat - de speciale Messenger-app - nog niet zo goed wordt gebruikt als we van tevoren hadden gedacht. Vooral omdat er nog een groot aantal andere Messenger-apps in omloop zijn. Ook blijven we werken aan de engagement. Ook daar blijft het een kwestie van nieuwe dingen uitproberen en blijven verbeteren, zeker omdat Facebook aan de lopende band nieuwe diensten en features aankondigt. Maar dat is gelukkig iets waar we aan gewend zijn.
Marjan Straathof is Head of Marketing & PR bij Dept
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!