Managers, zorg voor vertrouwen!

Niet dat werknemers door ze te betrekken uiteindelijk de beslissingen nemen, maar wel dat ze inzicht hebben in de totstandkoming van keuzes en in de gemaakte afwegingen. Vooral dit laatste is van belang. Meestal vinden mensen het niet eens zo erg wanneer er een andere keuze gemaakt wordt dan die zij zelf voorstaan, het wordt echter een probleem als ze niet snappen waarom die keuze is gemaakt.

Door meer transparantie kunnen bovendien betere beslissingen genomen worden. Er zijn dan immers veel meer mensen die inzicht hebben in de informatie en mee kunnen denken over de oplossingsrichting. Het werk voor de leider wordt daardoor wel complexer.

De nieuwe transparantie

Het aantal onderlinge uitwisselingen van informatie stijgt natuurlijk explosief. Het vraagt andere vaardigheden van de leider om het overzicht te houden. En met enkel het managen van het netwerk ben je er nog niet; werknemers willen ook weten welke kant ze op gaan, wat de diepere waarden zijn van de organisatie waaraan zij zich verbinden. De nieuwe transparantie vraagt van bedrijven om zelf de nek uit te steken en andere vormen van organiseren en samenwerken te ontdekken, om het experiment aan te gaan in plaats van te proberen de ontwikkelingen af te weren. Een buitengewoon krachtige ingreep is bijvoorbeeld om werknemers het functioneren van het management te laten beoordelen en de resultaten openbaar te maken, in ieder geval binnen de organisatie.

Bijdragen in openheid bespreken

Dit klinkt wellicht als een enorme stap, maar het maakt wel de weg vrij om ook de bijdragen van professionals met elkaar in openheid te bespreken. Door een transparante manier van werken is op elk moment duidelijk wie waaraan werkt, wie over welke kwaliteiten beschikt, waar nog behoefte aan is, welke projecten kansrijk zijn en met welke per direct gestopt moet worden omdat ze niet bijdragen aan het organisatiebelang of te weinig gedragen worden door de professionals.

Intappen

Het delen van kennis en het vastleggen van doelen, patronen die ontstaan, ervaringen, acties en reacties zorgen voor een realtime stroom aan informatie waar je wanneer jij dat wilt op kunt intappen. Of je volgt alleen die online discussies waar bepaalde kernwoorden in voorkomen die je van tevoren hebt ingesteld hebt. Je kunt het in je eigen tijd doen en alles is altijd en overal beschikbaar: welke vragen er gesteld werden, welke antwoorden, wie ze stelt, wie welke expertise heeft en zoekt, etc.

Minder afgunst

De interne verhoudingen in organisaties worden op deze manier veel meer een afspiegeling van de interne realiteit. Het maakt bijvoorbeeld het proces van promoties en de vorming van hiërarchie veel natuurlijker, omdat collega’s betrokken zijn bij elkaars ontwikkeling en alle behaalde resultaten transparant zijn. Hierdoor is er veel minder afgunst als iemand promotie maakt. Er is echter ook een schaduwzijde; wanneer iemand niet goed presteert zal dat ook direct zichtbaar zijn. De vraag is dan of er genoeg sociaal bewustzijn is in een organisatie, zodat medewerkers van tijd tot tijd ook eens minder kunnen presteren zonder dat er direct druk vanuit de collega’s ontstaat.

Realtime feedback, betere prestaties

Daarbij is het voor het behalen van de best mogelijk resultaten belangrijk dat medewerkers beetje bij beetje beter worden in wat ze doen. Onderzoek toont aan dat het tot de beschikking hebben van realtime (online) feedback zorgt voor betere prestaties bij medewerkers. Dan is het merkwaardig dat er er nog steeds veel organisaties zijn waarbij men maar één keer per jaar feedback aan elkaar geeft.

Hoe goed ook bedoeld, beklijven de uitkomsten maar zelden – daarvoor is de tijd tussen de activiteiten die medewerkers ondernemen en de feedback op de resultaten ervan te lang, als je slechts eenmaal per jaar of nog minder vaak feedback geeft. In veel organisaties is het een semi-verplichte invuloefening waarbij de medewerking gescoord wordt op een bepaalde schaal, vaak een vijfpuntsschaal. De toegevoegde waarde wordt ook niet bepaald verhoogd door het ad hoc-gehalte van de gemiddelde jaarlijkse feedbackronde in een organisatie. Slechts op één moment in het jaar een medewerker feedback geven is weinig effectief. Er gaan op die manier ontelbare leermomenten verloren.

Nieuwe technologieën en de kracht van herhaling

Het meten van activiteiten, taken, prestaties en behaalde doelen is een instrument dat een organisatie concurrentievoordeel kan opleveren. Zij wordt flexibeler, transparanter en slimmer door voortdurend te leren, kan scherper sturen op doelen en wordt daarmee efficiënter. Het geven van feedback en erkenning zou volgens mij een voortdurend proces moeten zijn. Nieuwe technologieën maken juist optimaal gebruik van de kracht van herhaling. Hierdoor kunnen medewerkers echt leren van de feedback.

Menno Lanting is strateeg, innovator en leiderschapsexpert. Daarnaast is hij verbonden aan een aantal business schools.

Lanting tevens auteur van boeken als ‘Connect!’, ‘Iedereen CEO’ en ‘Lead with a Tweet’(2013). Thema’s: digitaal leiderschap, organisatievernieuwing & het nieuwe werken, connectivity, strategie en business innovatie.