Databeheer, sociale media en herkenbaarheid in e-mailmarketing

In mijn blogdrieluik ‘E-mail wet- en regelgeving. 22 prangende vragen beantwoord’ behandel ik de meest voorkomende vragen over e-mail wet- en regelgeving behandeld. In de eerste blogpost op MarketingOnline besprak ik het toestemming vragen en het verzamelen van e-mailadressen al.

Deel twee behandelde het correct verzamelen van opt-ins centraal. En in deze derde en tevens laatste blog van het drieluik ‘E-mail wet- en regelgeving. 22 prangende vragen beantwoord’ sta ik stil bij een belangrijk onderdeel binnen de e-mailstrategie van veel bedrijven: databeheer, sociale media en herkenbaarheid. 

15. Welke data mag ik gebruiken om mijn e-mailings mee te analyseren?

In de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn een aantal duidelijke regels opgenomen over welke data wel en niet gebruikt mogen worden bij het analyseren van marketingcampagnes. Zo ook op het gebied van e-mailmarketing.

Anonieme gebruikersgegevens die je gebruikt voor het meten van de algehele prestaties van de campagne kun je probleemloos gebruiken. Maar de gegevens die je kunt koppelen aan een e-mailadres als bijvoorbeeld klikgedrag en overige activiteiten mogen niet worden gebruikt, tenzij de persoon daar nadrukkelijk toestemming voor heeft gegeven bij zijn inschrijving.

16. Mag ik data van verschillende contactmomenten en/of communicatiekanalen samenvoegen?

Het is toegestaan om verzamelde klantgegevens – uit verschillende bronnen – samen te voegen en deze informatie te gebruiken in een e-mailing mits de ontvanger daar expliciete toestemming voor heeft gegeven. Dit houdt in dat hij weet wat er gedaan wordt met zijn gegevens en waar hij terecht kan bij eventuele vragen en/of bezwaar.

17. Moet ik nieuwsbrieven en commerciële e-mailings als reclame zien?

De term die je jouw campagnes meegeeft is eerlijk gezegd niet zo spannend. Wat vooral belangrijk is, is dat het voor de ontvanger altijd duidelijk is wat het doel van de e-mailing is. Weet men voor wat voor type nieuwsbrief men heeft ingeschreven? En voldoet de e-mailing aan die verwachting? Is duidelijk weergegeven wie de afzender is? Kan men zich te allen tijde gemakkelijk uitschrijven? Dan voldoet de e-mailing aan de belangrijkste eisen.

18. Moet in iedere e-mailing de afzender kenbaar worden gemaakt?

Voor de ontvanger moet het direct duidelijk zijn wie de afzender is. Op het gebied van identiteit en herkenbaarheid zijn de volgende regels van toepassing:

• Iedere e-mailing moet een functioneel en werkend reply-adres bevatten.
• De naam van de afzender moet altijd zichtbaar zijn in het ‘Van-veld’.
• De (commerciële) boodschap mag niet misleidend zijn. Als de e-mailing een reclameboodschap bevat moet dit als zodanig herkenbaar zijn. In zowel de opmaak, presentatie en content.

19. Moet iedere e-mailing multi-part worden opgesteld (zowel een tekst- als html-versie bevatten)?

Er zijn in de wet geen verplichtingen opgenomen op welke wijze e-mailings moeten worden weergeven/verstuurd. Wij raden echter aan om een e-mailing altijd in zowel een tekst- als HTML-versie te versturen. Daarnaast is het raadzaam om ook altijd een link op te nemen om het bericht online te bekijken.

20. Mag ik in een servicebericht ook reclame maken voor een product en/of dienst?

Service-mailings mogen in principe geen reclame bevatten. Wel bestaat de uitzondering dat je in de servicemail wel mag vermelden dat men zich ook kan inschrijven voor de commerciële nieuwsbrief. Uiteraard is in het vervolgproces (aanmeldformulier) weer van groot belang dat duidelijk wordt vermeld waarvoor de ontvanger zich precies inschrijft.

21. Mag ik mijn socialemediacontacten ook per e-mail benaderen?

Er is wettelijk geen vormvereiste aan toestemming voor e-mail. Dus als je jouw socialemediacontacten toestemming hebt gevraagd of je hen ook e-mailings mag sturen, dan kun je dit als toestemming zien. Nadeel is alleen wel dat je dit dan waarschijnlijk niet kunt bewijzen als er in de toekomst klachten binnen komen. Dus ook hier adviseren wij om altijd in gedachten te nemen of je het zelf op prijs zou stellen als iemand uit bijvoorbeeld je LinkedIn-netwerk je ook per e-mail gaat benaderen.

22. Mag ik mijn social media ‘fans’ exporteren en opnemen in mijn nieuwsbrief database?

Officieel is hier nog geen rechtsspraak over gedaan, maar ons antwoord is: nee. Deze personen hebben geen toestemming gegeven om via enig communicatiekanaal benaderd te worden dus doe dit dan ook niet.

E-mailmarketing wet- en regelgeving In het kort:

Ik wil mijn drieluik eindigen met een korte resume. Het kan je niet zijn ontgaan dat in Nederland een algeheel spamverbod geldt. Iedere verzender moet vooraf toestemming verkrijgen om te communiceren via e-mail. Verder zijn er vereisten over de verzending, inhoud, het gebruik van bestanden en de afmeldprocedure. De regels gelden zowel voor zakelijke e-mailings als e-mailings aan consumenten. Deze wettelijke regels zijn aangevuld en verduidelijkt in de Code E-mail. Omdat deze code onderdeel is van de Nederlandse Reclame Code, geldt hij voor het hele Nederlandse bedrijfsleven. Overtreding kan leiden tot een fikse boete.

Heb je nog een andere vraag?

Ik hoop je door middel van mijn blogposts antwoord hebt gekregen op vragen die nog onbeantwoord waren. Stond jouw vraag over e-mailmarketing wet- en regelgeving er niet tussen en wil je het antwoord weten? Laat je vraag dan hieronder achter, ik help je graag op weg.