Gemeenten krijgen op dit moment te maken met crisisopvang van vluchtelingen. Op het eerste oog lijkt dat vanuit communicatie redelijk goed te overzien. Maar wie zich erop voorbereidt, komt er al snel achter dat er toch meer bij komt kijken dan gedacht. Wie er midden in zit, weet nog beter: het is alle hens aan dek en lange dagen draaien. Het vergt veel inzet van de communicatieafdeling. Ik schrijf deze blog met respect voor de communicatiecollega’s in Stichtse Vecht waarmee ik de afgelopen dagen samenwerkte.
Grote impact
De eerste reflex van een communicatieadviseur als hij of zij te horen krijgt dat er vluchtelingen worden opgevangen, zal zijn het maken van een omgevingsanalyse en een inschatting van de gevoeligheid van het thema. Omdat de impact van de komst van groep vluchtelingen in een gemeenschap groot is, heeft dat consequenties voor de aanpak van communicatie. Op vele fronten tegelijk. Elke gemeente zal daarbij zijn eigen afweging maken en die zal ook afhangen van de specifieke situatie ter plaatse. Uit ervaring sprekend een overzicht van enkele belangrijke punten om bij stil te staan:
1. Om te beginnen leidt de komst van een groep vluchtelingen in een gemeenschap tot vragen en gevoelens van onzekerheid en angst. Je doet er goed aan om die vragen snel en duidelijk te beantwoorden omdat dit veel koudwatervrees wegneemt en er daardoor ruimte ontstaat voor een ‘warmere’ ontvangst van een groep mensen in nood. De burgemeester speelt daarbij als beslissingsverantwoordelijke in woordvoering een enorm belangrijke rol.
2. Proactief communiceren naar verschillende betrokkenen is van essentieel belang omdat de gemeente gaandeweg bij de opvang van vluchtelingen het begrip en de medewerking van iedereen hard nodig heeft. (Crisisopvang van groepen vindt nu plaats voor 3x 24 uur, maar wat gebeurt er daarna? Verlenging of niet? En wat betekent dat voor de omgeving?) Denk in elk geval aan direct-omwonenden en ondernemers, reguliere gebruikers van een opvangfaciliteit (vaak sport- of andere verenigingen) die daar voorlopig even geen gebruik van kunnen maken, gemeenteraadsleden die als volksvertegenwoordiger onrustig worden als ze niet continue op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen, enz.
3. Organisatorisch betekent dit dat er op vele fronten tegelijk actie nodig is en dus ook veel mankracht. Denk aan het schrijven van persberichten, nieuwsberichten, bewonersbrieven en mededelingen aan de raad. Het plaatsen van blogs en de informatievoorziening en interactie op social media. Maar ook aan het aangaan van een gesprek met direct betrokkenen en het voortdurend te woord staan van media.
4. Dit betekent dat je collega’s nodig hebt voor: bestuursadvisering, perswoordvoering, publieksvoorlichting, tekstschrijven, social media, omgevingsanalyse, advies-ogen-en-oren op de opvanglocatie, het bijhouden van planning en afspraken en coördinatie van dit geheel. En omdat veel van deze acties tegelijkertijd nodig zijn of plaatsvinden op geografisch verschillende plekken, is er maar nauwelijks ruimte om bovengenoemde disciplines te combineren. Daar komt ook bij dat de behoefte eraan vaak nodig is van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat en er dus ook afwisseling van de wacht nodig is.
5. Geen enkele van de bovenstaande functies is te onderschatten. Neem als voorbeeld degene die een logboek bijhoudt van alle acties (planning en agenda). Het zal immers niet de eerste keer zijn in de huidige politiek dat een burgemeester achteraf verantwoording moet afleggen over de genomen stappen. Een accuraat logboek met wie wanneer waarover is geïnformeerd krijgt dan zelfs juridische betekenis.
6. Gemeenten die nu te maken krijgen met de opvang van vluchtelingen en zelf niet over voldoende menskracht beschikken, roepen de hulp in van communicatiecollega’s in de regio. Daardoor is er extra mankracht beschikbaar, maar deze spoeling zal rap dunner worden nu in hoog tempo meer gemeenten te maken krijgen met de opvang. En het vraagt trouwens nogal wat van de bereidwilligheid van collega-gemeenten.
7. Wanneer alle aandacht uitgaat naar een thema, blijft de rest van het werk ‘even’ liggen, maar de wereld draait ook gewoon door.
Gevoelens een plek geven
Communicatie rondom vluchtelingenopvang behoort professioneel gezien tot de ‘buitencategorie’ wanneer je er van dichtbij mee te maken krijgt, omdat het leed van mensen dichtbij komt en je je gevoelens een plek moet geven naast je professionele inzet. Vooral wanneer je ziet dat je je gemakkelijk kunt identificeren met een groot deel van de vluchtelingen, vaak mensen met een goede opleiding en baan die huis en haard halsoverkop hebben verlaten.
Ongelofelijke energie
Deze situatieschets dekt zeker niet alles af, maar geeft wel een indicatie dat de communicatie rondom de opvang van vluchtelingen in een gemeente bepaald geen sinecure is. In het licht van alle bezuinigingen die communicatieafdelingen de afgelopen tijd hebben geteisterd, is het zelfs een hard gelag. Maar laat vooral niet de indruk ontstaan dat deze schets tot een onmogelijke situatie leidt. Want je ziet ook hoezeer collega’s begaan zijn met het lot van mensen in nood en dit bij hen een ongelofelijke energie losmaakt om als communicatieprofessional van waarde te zijn.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!