Hoeveel vergaderen we eigenlijk ?
‘Dat hangt af van het soort organisatie en van de functie en hiërarchische positie die een medewerker inneemt. Het loopt uiteen van 5% van de werktijd voor iemand die eenvoudig werk doet in een productiebedrijf tot soms wel 90% bij leidinggevenden in een overheidsinstelling.’
Wat kost dat wel niet?
'Omgerekend in geld spreken we over zo’n 60 miljard euro arbeidskosten per jaar in Nederland. En daar zijn overhead en reiskosten nog niet eens bij gerekend.'
Vergaderen lijkt zo ongeveer de belangrijkste vorm van formele communicatie in organisaties.
'Dat klopt, de belangrijkste besluiten worden doorgaans genomen in vergaderingen waarin je goed voorbereid moet verschijnen, hoewel je best een grapje mag maken en elkaar met jij mag aanspreken. Deze vergaderingen zetten de toon en bepalen wat in een organisatie relevante communicatie is. Welbeschouwd is vergaderen een gedisciplineerde manier van communiceren over de toekomst van de organisatie. Het is de top van de communicatieladder.'
Vergaderen we in Nederland meer dan in de landen om ons heen?
'In Nederland is vergaderen sneller dan in veel omringende landen iets van de elite geworden en vervolgens door bredere lagen van de bevolking overgenomen. In Nederland vergaderen mensen over van alles en nog wat. Toch denk ik dat als je Nederland vergelijkt met andere postindustriële regio’s in de wereld, zoals Londen of Californië, wij niet méér groepsgewijs overleggen. Vergaderen heeft hier wel eerder een specifieke, zakelijke en gedisciplineerde vorm gekregen en een hogere status.'
Carrière maken via de vergadertafel?
'Ja, wie belangrijk is vergadert veel, wie belangrijker wil zijn moet meer vergaderen. Als je in Nederland en in veel andere ontwikkelde landen aan de top bent gekomen, doe je vrijwel niets anders meer dan vergaderen en vergaderingen voorbereiden - waarbij die voorbereiding bestaat uit het bijwonen van weer andere vergaderingen. Vergaderen is, met andere woorden, de prijs van de beschaving.'
Hoe kun je die ‘prijs’ zo laag mogelijk houden? Waar valt winst te behalen?
'De grootste winst valt te behalen in een betere voorbereiding. Beter nadenken over waar je wel en waar je niet over wilt vergaderen en eerst nagaan of dat ook per e-mail, internet, videoconference, skype of telefoon kan. Als je niet anders kunt dan vergaderen, denk dan goed na over wat je precies wilt bereiken, wat daarvoor de beste gespreksaanpak is en wat je van je medevergaderaars verwacht.'
Wie gaat er in organisaties eigenlijk over vergaderen?
'Iedereen en niemand. En dat is precies het probleem. De vergadercultuur lijkt een door God gegeven verschijnsel. Toch valt er vaak veel te verbeteren. Neem de afdelingsvergaderingen. Die zijn ooit in de jaren zestig en zeventig opgekomen in het kielzog van de democratisering in bedrijven. Nu zijn ze meestal verplichte nummertjes die de werklust en het werkplezier eerder remmen dan stimuleren. Soms is het nodig de bestaande vergadercultuur op afstand te analyseren en te herijken.'
Wie zou er verantwoordelijk moeten zijn voor vergaderingen?
'Het zou goed zijn de eindverantwoordelijkheid voor het up-to-date houden en het zo nodig aanpassen van de vergadercultuur bij één leidinggevende te leggen. Dat kan het hoofd interne communicatie zijn. Maar de algemeen directeur mag ook. Misschien is dat zelfs wel beter. Vergaderingen vormen immers het brein van een organisatie.'
U gaat een rubriek verzorgen voor Communicatie? Wat wilt u de lezers meegeven?
'Ik wil ze bewuster maken van de betekenis van overleggen en vergaderen in hun werk en organisaties, en ze ideeën, tips en suggesties geven hoe ze met minder en aangenamer vergaderen meer en betere resultaten kunnen behalen.'
Enkele tips van Van Vree om mee te beginnen:
- Laat mensen meepraten en beslissen over dingen waar ze echt verstand van hebben en iets over te zeggen hebben.
- Een vergadering hoeft niet per se democratisch te zijn om goed te zijn. Laat de bestaande verschillen in functie en deskundigheid doorwerken in de samenstelling en organisatie van de vergadering en in de manier van spreken en beslissen.
- Geef de deelnemers verantwoordelijkheid en ruimte: maak ze eigenaren van agendapunten.
- Maak een agenda waarop de eigenaren van de punten invullen wat hun item is, waarom ze vinden dat het besproken moet worden, wat ze ermee willen bereiken, wat het huiswerk is, hoe het besproken gaat worden in hoeveel tijd.
- Begin en eindig op tijd, vergader niet langer dan 1,5 uur achter elkaar (liefst korter).
- Sluit elk agendapunt smart af: wie gaat wanneer wat doen.
Wilbert van Vree promoveerde in 1994 aan de Universiteit van Amsterdam op het proefschrift Nederland als vergaderland. Hij adviseert bedrijven en organisaties over beter en aangenamer vergaderen. Van Vree gaat hierover voor CommunicatieOnline een blog verzorgen.
