De gemeente Rotterdam heeft een rotzooi gemaakt van een miljoenenaanbesteding voor een zogeheten raamovereenkomst voor communicatiediensten. De drie bureaus HVR, Bureau Bolster en DDK die aanvankelijk tot de winnaars behoorden, gingen uiteindelijk met lege handen naar huis.
Fictieve opdracht
Voor de aanbesteding liet de gemeente 15 bureaus een fictieve opdracht over de Wereldtentoonstelling 2025 maken. Dit leidde bij een aantal bureaus al tot de nodige wrevel. Pianoo, het kennisinstituut voor overheidsinkoop, raadt dit soort intensieve selectiemethoden af.
Kort blij
Op basis van de 15 ingeleverde plannen werden 10 winnaars gekozen. Hun vreugde was echter van korte duur. Onder druk van een kort geding door een van de verliezende bureaus, Buro voor de Boeg, besloot de gemeente het gunningsvoornemen weer in te trekken. Het was te onduidelijk welke rol ‘prijs’ in de afweging had gespeeld.
Het hele circus werd opnieuw opgetuigd, en de 15 bureaus moesten opnieuw een fictieve opdracht uitwerken, behoorlijk anders van aard, en in 10 slides presenteren. Dit alles viel niet goed bij de winnende bureaus, die opnieuw veel tijd en dus geld moesten investeren door ‘een beginnersfout van de gemeente’.
Willekeur
Helemaal zuur zijn de druiven voor HVR, Bureau Bolster en DDK. Zij hadden de ‘eerste’ aanbesteding gewonnen, maar grepen in tweede instantie naast de prijzen. Paul Molenaar van het Utrechtse bureau DDK is verontwaardigd: ‘Ik vind het erg vreemd dat je eerst wel en later niet meer voldoet. Het toont de willekeur aan van dit soort processen.’ Molenaar heeft met een jurist bekeken of hij stappen kon nemen tegen de gemeente, maar dat heeft volgens hem weinig zin.
Wat hem, maar ook andere bureaus vooral steekt, zijn de omgangsvormen, die alleen schriftelijk en zeer afgemeten waren. Steffart Buijs van Leene Communicatie noemt de opstelling van de gemeentelijke inkopers arrogant, terwijl Huib Bannier, voorzitter van de VPRA, de vereniging van communicatiebureaus, stelt dat de gemeente met ‘grote argwaan’ richting de bureaus opereerde. De VPRA kreeg klachten over de aanbesteding.
Objectieve vergelijking lastig
Rotterdam laat in een reactie weten dat het heeft geprobeerd om de inspanningen van de bureaus beperkt te houden bij de opdrachten. Het geeft wel aan een les uit deze aanbesteding te hebben getrokken, laat het in een verklaring weten. ‘Dat bij een aanbesteding van communicatiediensten in de beoordeling een objectieve vergelijking op basis van prijs zeer lastig is, omdat communicatie altijd maatwerk is en er maar in zeer beperkte mate sprake is van een uniform product.’
Lees ook het achtergrondverhaal van CommunicatieOnline: Hoe 3 bureaus een mega-aanbesteding winnen, maar met lege handen naar huis gaan
Foto: 123rf/Rognar
