Zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten

Herken je dit? De nieuwe verandermanager van een zeer groot en impactvol project belt je en nodigt je uit om al bij de eerste vergadering in een veranderteam te komen zitten, “want”, zo zegt de verandermanager: ‘interne communicatie is cruciaal’. Jij blij. Enthousiast schuif je aan en denkt al snel in termen van een complete verander(communicatie)aanpak met interventies. Helaas, zo denken de deelnemers in het veranderteam niet – hen ging het vooral om de nieuwsvoorziening over de mijlpalen van het project.

Of deze? Je gesprekspartner en jij praten over het nut en belang van interne communicatie voor de organisatie. Jij hebt het over alle uitwisseling in de organisatie, dus ook over werkoverleg en samenwerkingsprocessen. Je gesprekspartner blijkt te praten over de afdeling Communicatie en over jou en je collega interne communicatie adviseurs. Jammer.

betekenis_IC_4_langs_elkaar_heen_praten.jpg

Begripsverwarring

Je kunt het zien als simpele begripsverwarring, die communicatieprofessionals en hun (interne) klanten heel dicht langs elkaar hen laat praten. Maar dat is zonde! Hoe komt dit nu? Omdat in het algemeen het begrip ‘interne communicatie’ minstens drie verschillende betekenissen heeft.

Met stip op 1: de meeste mensen denken bij interne communicatie aan de afdeling Communicatie of de (interne) communicatieadviseur. Gaat iets mis door gebrekkige interne communicatie dan is het voor hen logisch dat dat aan de afdeling of de adviseur ligt.

Op 2 komt de veel voorkomende betekenis: interne communicatie, dat zijn de interne communicatiemiddelen van een organisatie. Intranet, de nieuwsbrieven, nieuws apps, prikborden, en personeelsbijeenkomsten, vrijwel altijd is dit begrip gekoppeld aan ‘informeren’ en ‘doelgroepen’. Net die begrippen die steeds minder centraal staan in het vak.

En dan tot slot op 3 - maar helaas nog geen gemeengoed - de betekenis van interne communicatie in brede zin: alle uitwisseling in een organisatie waar betekenis ontstaat. Dus inclusief gesprekken in de vorm van bilaterale overleggen of werkoverleggen en alle uitwisseling via mail en anderszins.

Rendement

Waarom vind ik het nu zo belangrijk om het over hetzelfde te hebben als je met je gesprekspartner(s) praat over interne communicatie? Omdat de ‘enge’ betekenis – no 1 en 2 - interne communicatie ‘klein’ houden. Klein in de zin van weinig mogelijkheden biedend tot rendement. En wat heeft een organisatie daaraan? Welke organisatie wil eigenlijk dat interne communicatie niets bijdraagt aan de organisatiedoelen vanwege onbewuste begripsverwarring? Daarom is het van belang om over die bredere betekenis te praten – want die houdt in dat interne communicatie daadwerkelijk rendement kan opleveren.

De praktijk geeft wel aan dat je eerst over die twee – vrij hoge en vrij hardnekkige- drempels heen moet van functie en middelen voor dat je op dezelfde golflengte kunt komen.

En dat is wel essentieel. Anders praat je heel dicht langs elkaar heen. En ga je uit elkaar met zeer verschillende verwachtingen over wat de volgende stappen zijn en wie daarin wat doet. Dat kun je zien als een ‘verlies’ voor de organisatie: verlies van datgene wat interne communicatie kan bijdragen. Mijn tip: luister goed wat je gesprekspartners zeggen over interne communicatie, wat zijn de onderliggende (denk)beelden, vraag door wat de ander bedoelt en zet er ook je eigen visie tegenover wat voor jou interne communicatie is. Dat is een mooi begin.