De valse schijn van ‘Op persoonlijke titel’

Met flinke gretigheid doken diverse media en (communicatie)deskundigen zich op de faux-pas van politiechef Gerda Dijksman. Altijd fijn om in de laatste dagen van 2010 de hype van het jaar alsnog onderuit te halen, toch? Voor aperte tegenstanders van Social Media was het voer om te fulmineren tegen de ondraaglijke leegte van Twitter, Facebook en Hyves. Voor control freaks was het voer om hard op de rem te laten trappen en vooral te pleiten voor stevig afknotten van communicatiemogelijkheden. Werd daar nog iets tegen in gebracht? Eigenlijk niet zo heel veel. Want zacht uitgedrukt was ’t ook niet zo handig van Dijksman te tweeten wat ze had getweet.

Over een vergelijkbaar punt, via een geheel ander medium, ging de bijdrage van NRC Ombudsman Sjoerd de Jong. Een lezer had naar aanleiding van een opiniestuk van Rosanne Hertzberger over kant-en-klaar voeding gevraagd wat de achtergrond van Hertzberger was. Die stond er namelijk niet bij; het stuk meldde alleen dat ze ‘promovendus in de moleculaire microbiologie’ was. Bij nader inzien toch relevant, omdat Hertzberger verbonden is aan een instituut dat onderzoek doet voor de voedselindustrie. In het stuk stelt De Jong terecht dat de krant dit er bij had moeten zetten. Maar vervolgens sluit hij te makkelijk af met de opmerking dat er daarnaast bij had moeten staan dat het stuk ‘op persoonlijke titel’ was.

Waarom te makkelijk?

Aan de ene kant beschrijft ‘op persoonlijke titel’ vaak de waarheid: iemand schrijft iets of stelt iets dat zijn of haar eigen mening is en niet noodzakelijkerwijs die van het bedrijf. Dat mag. Daar is niets mis mee. Sterker, een medewerker die zich ook buiten zijn werk ontplooit, of het nu online of offline is, daar kan een bedrijf zelf veel profijt van hebben via de werkzaamheden van die persoon. Daarnaast is het opnemen van een passage over ‘op persoonlijke titel’ in bijvoorbeeld de (Social Media) Gedragscode vanuit een bedrijf of organisatie heel begrijpelijk. Ik ben geen jurist, maar ik kan me voorstellen dat het ook een soort (juridische) bescherming opwerpt voor het bedrijf of de organisatie.

Maar er kleven tegelijkertijd bezwaren aan die vergelijkbaar zijn met het bordje ‘De directie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verloren of beschadigde eigendommen’ bij de garderobe. Je kunt het wel stéllen, maar daar is de kous niet meteen mee af. Net zoals niet op voorhand door iemand zelf is te bepalen dat hij niet ergens voor aansprakelijk is, zorgt het bordje ‘op persoonlijke titel’ er niet voor dat een bedrijf niet kan worden aangesproken op of zelfs hinder ondervindt naar aanleiding van uitlatingen van een van zijn medewerkers.

De oplossing voor mogelijke problemen hierdoor is niet het rücksichtlos verbieden van uitingen op ‘persoonlijke titel’. Een oplossing is wél het duidelijk maken aan medewerkers wat de mogelijke effecten zijn van (offline dan wel online) uitlatingen en ze waar mogelijk ondersteunen. Tegelijkertijd moeten medewerkers zélf goed nadenken over wat ze doen. Het aanbieden van regels, richtlijnen en zelfs ondersteuning betekent niet dat iemand moet stoppen met nadenken. Twijfel je? Haal dan niet in.

Daarnaast is het zeer aan te bevelen als een organisatie goed nadenkt over de manier waarop het zal reageren op een issue dat ontstaat na uitlatingen ‘op persoonlijke titel’. Die reactie moet niet verkrampt zijn: met ook privé steeds meer smartphones helpt het niet door de black list van IT uit te breiden met Facebook, Foursquare, Hyves en Twitter. Veel beter is het om met medewerkers in gesprek te gaan voordat de grote uitglijders worden gemaakt. Dus áls die medewerker tweet dat ‘ie een baaldag heeft omdat de klanten zo zeuren vandaag, ga in gesprek met hem en maak hem duidelijk dat dat volkomen begrijpelijk is, maar dat het natuurlijk wel een bepaald effect kan hebben. Tien tegen één dat de medewerker dat ook inziet, zijn gedrag aanpast en misschien zelfs tot een vernieuwd ambassadeur van je bedrijf uitgroeit.