Impactvol adviseren: 5 aanbevelingen uit de praktijk

Niet duwen maar huwen, zou een passend motto kunnen zijn voor de impactvolle adviseur. Dat concludeerde ik in een eerder blog. Maar de hamvraag blijft: hoe dan? Vijf quotes over advisering die we optekenden bij (project)managers, die nogal eens door (communicatie)adviseurs van advies worden voorzien. Wat ervaren zij als prettig en onprettig op weg naar een (impactvol) advies? En wat is daarop het antwoord van vakgenoten en welke praktische tips geven zij?

1. Domme vragen bestaan
'Ga niet direct adviseren, maar luister. Je moet eerst met mij mee en op mijn podium komen, dan kleuren we daarna samen het plaatje verder in.' (operations manager, technologieorganisatie)

Een goede adviseur luistert en stelt de goede vragen. Het stellen van een goede vraag alleen al, kan impactvol zijn. Er bestaan overigens wel domme vragen. Een slimme vraag laat zien dat je in staat bent een analyse te maken van het echte probleem in een breder verband en dat je de situatie goed kent. Hoe? Je hebt je oor te luister gelegd in de organisatie. En je verdiept in welke belangen spelen en wat de (primaire) processen zijn in je organisatie. Loop bijvoorbeeld eens een dagje mee op de afdeling die straks geraakt gaat worden door een impactvol project. Zorg dat je een netwerk in de organisatie creëert voor een belrondje. En wees niet bang je te verdiepen in (project)managementtermen en verandermethodieken. Het helpt je bij het stellen van de juiste vragen aan tafel.

2. Laat snel zien dat je wat toevoegt
'Als je er niet in slaagt om binnen een jaar vertrouwen op te bouwen kun je beter gaan. Dan wordt het nooit meer wat.' (bestuursvoorzitter universiteit)

Een zakelijke klik en vertrouwen is essentieel in de relatie met je opdrachtgever. Een opdrachtgever moet op je kunnen bouwen, je kunnen vertrouwen in de adviezen die je geeft. Dat begint heel simpel met dat je gewoon goed en snel werk levert (of laat leveren) als dat nodig is. En dat je er bent als het spannend wordt. Elkaar vertrouwen heeft ook te maken met het aanvoelen van zorgen, drijfveren en overwegingen van die ander. Je bent bovendien in staat om verrassende perspectieven ter tafel te brengen, om vanuit een ander perspectief naar de situatie te kijken, dat van de medewerker of teamleider. Jouw blik als IC-professional én doordat jouw voelsprieten tot ver in de organisatie reiken. En je iets kan zeggen over hoe dingen overkomen of landen. De treurige conclusie is dat als die zakelijke klik er niet snel is, je dan gefrustreerd kunt blijven bikkelen tot sint juttemis, maar het nooit meer wat wordt.

3. Timmer niet alleen
'Ik hou er niet van als ik een idee krijg, dat al helemaal dichtgetimmerd is voor ik het te zien krijg.' (manager, retail)

Heb je grootse plannen? Neem mensen daarin mee. Ga niet van alles verzamelen en analyseren op de achtergrond voordat je het eindresultaat deelt. Maak je opdrachtgever deelgenoot van de richting, de weg die je bewandelt en je bevindingen onderweg. Of sterker nog, maak bijvoorbeeld de directie deelgenoot van het proces. Zodat zij ook in gesprek gaan en luisteren naar wat er leeft. Een van voor tot achter dichtgetimmerd voorstel werkt evenmin. Denk in scenario’s, wees creatief en flexibel in je adviezen. Misschien zie je ook mogelijkheden om vooraf coalities te smeden met afdelingen of mensen die ook belang hebben bij het oplossen van dit probleem. Kun je verbindingen leggen met afdelingen als HR, ict of andere stafafdelingen zodat je mensen gaandeweg meeneemt in de gewenste richting? Dan sta je met gedragen en getoetste scenario’s bij de directie. Praat net wat makkelijker.

4. Wat is je punt nou eigenlijk?
'Welk probleem lost dit nou eigenlijk op? Als ik die vraag stel dan is dat geen goed teken, dan ben je me ergens kwijtgeraakt in het verhaal.’ (algemeen directeur, technologiebedrijf)

Het lijkt zo logisch en we zeggen het in ons advies zo vaak tegen anderen: kom tot de kern. Maar adviseurs hebben nog wel eens de neiging om een lange aanloop te nemen in hun verhaal. En alle overwegingen te delen. Tegen de tijd dat je bent aanbeland bij de essentie, is de directie al afgehaakt of schreeuwen de volgende agendapunten om aandacht. Als je snel tot de kern komt heb je vervolgens ook een discussie over die kern en niet over allerlei randzaken. En onderbouw je advies met twee of drie sterke argumenten (in plaats van een hele trits) en relevante ervaringen binnen of buiten je organisatie. Je advies moet niet alleen vanuit de onderbuik komen, al is het niet verkeerd om die ook eens ter tafel te brengen en te kijken wat dat doet. Andere open deuren zijn: wees niet arrogant, belerend of moraliserend. Blijkbaar komen opdrachtgevers én vakgenoten dit in de praktijk nogal eens tegen. Wat dan wel? Heb geloof in je eigen visie, maar weet die ook flexibel toe te passen op verschillende situaties. Interne communicatie is geen kunstje. Iedere situatie en context is anders, dus een standaardadvies uit de boekjes volstaat bijna nooit.

5. Apen verdelen
'Benoem de randvoorwaarden om succesvol te kunnen zijn in het behalen van resultaat.' (HR-directeur ziekenhuis)

Ging je naar binnen met een prachtig verhaal. Sta je weer buiten met een of meer apen op je schouder. Jij bent nu verantwoordelijk voor realisatie, terwijl je niet hebt benoemd wie of wat daarvoor nog meer nodig is. Maak heldere afspraken over de volgende stap en wie welk aandeel daarin heeft. Jij levert kwaliteit voor jouw aandeel en je verzet ook onverwachts nog wat extra werk. Zorg dat jouw toegevoegde waarde bewezen wordt door (snel) de eerste resultaten neer te zetten en dat ook zichtbaar te maken. Kortom, je bent een impactvolle adviseur wanneer je ook in staat bent om dingen voor elkaar te krijgen. En daarmee je opdrachtgever te ontzorgen.

Dit artikel is een vervolg op het artikel Niet duwen maar huwen en is een weergave van gesprekken die Involve voerde met (senior) communicatieadviseurs en zij die advies krijgen: de opdrachtgever. Het geeft een eerste inkijk in een hoofdstuk over impactvol adviseren dat zal worden opgenomen in een nieuwe druk van 'IC in 3D', die in september 2014 wordt gelanceerd. Bovendien verschijnt over het onderwerp impactvol adviseren een apart boekje in het najaar.