Teaming heeft de toekomst

“Weet je wat het is, we doen veel te veel zelf. We komen nauwelijks van ons eilandje af. Zonde, want zo laten enorme kansen liggen.” De communicatiedirecteur die het met mij vertelt, ziet samenwerking als een van haar grootste uitdagingen. En dat is het ook in mijn ogen. Want dergelijke verhalen hoor ik best vaak. Te vaak. Ivoren torens bestaan nog steeds.

Ik mag veel organisaties ondersteunen bij het vaststellen van bijvoorbeeld jaarplannen of het ontwikkelen van hun ‘route naar 2020’. Daarbij gaat het zeker niet alleen om inhoudelijke keuzes. Ook de ‘way we work’ krijgt veel aandacht. De manier van (samen) werken maakt namelijk steeds meer het verschil tussen goed en beter. Tussen wel of geen impact hebben. Overigens heb ik het dan vooral over de samenwerking met de business, met andere stafafdelingen, met andere organisaties, met stakeholders, etc. Want daar is de komende jaren ontzettend veel winst te halen.  

Waar hebben we het eigenlijk over?

Het merendeel van de dag werken we samen. Toch blijkt steeds weer dat het per persoon, per team of per afdeling kan verschillen wat onder ‘samen’ wordt verstaan. En wellicht moeten we dus beginnen. Waar hebben we het eigenlijk over? We onderscheiden vier categorieën:

Categorie 1. Netwerken

Bij netwerken gaat het vooral om het uitwisselen van informatie. Dit zijn de beroemde ‘kopjes koffie’. Jij en die collega van die andere organisatie vertellen elkaar waar jullie mee bezig zijn. Goed voor de relatie en soms levert het interessante inzichten op. Verder dan informatie uitwisselen gaat het (nog) niet. Maar hier wordt wel een belangrijk basis gelegd.

Categorie 2. Coördineren

Ook hier wordt informatie uitgewisseld, maar we gaan een stapje verder. Ook handelingen worden afgestemd. Dat “kopje koffie” wordt opgevolgd door wat e-mails of telefoongesprekken. “Doe jij dit? Dan doe ik dat.” Periodiek kom je bij elkaar. Je gaat je in elkaars positie verplaatsen. Dit gaat al wat meer op lijken op samen werken. Maar de relatie is nog kwetsbaar. Bevalt het, dan pakken we door. Bevalt het niet, dan stoppen we er mee.

Categorie 3. Samen werken

Hier gaat het al veel meer over samenwerking dan in de categorieën hiervoor. Ook hier wordt informatie uitgewisseld en ook hier worden handelingen afgestemd, maar we gaan weer een stapje verder. Ook resources (mensen, middelen, geld) worden gedeeld. Organisatie Y en organisatie Z organiseren bijvoorbeeld samen een roundtable of voeren samen een onderzoek uit. Kortom, krachten worden gebundeld. Op basis van wederzijds vertrouwen. Essentieel: begrijpen wat de ander beweegt en wat je voor elkaar kunt betekenen. Want beide partijen streven wel nog de eigen doelen na. 

Categorie 4. Partneren

Hier wordt het echt interessant. Informatie delen, handelingen afstemmen en resources delen. Het wordt allemaal gedaan, maar er worden nu ook gezamenlijke doelen vastgesteld. Er zijn dus gezamenlijke successen te behalen of teleurstellingen te verwerken. Dit leidt tot betrokkenheid en vertrouwen, twee begrippen die anno 2014 van tot de keiharde voorwaarden van succesvol zakendoen behoren. Dat kan met interne partners (waarom niet samen met HR of aan hetzelfde doel werken?), maar ook met externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan het bedrijf dat gaat partneren met een NGO om een specifiek issue te beslechten.

Teaming heeft de toekomst

Ik check het geregeld in de praktijk en wat blijkt: veel communicatieprofessionals focussen vooral op netwerken en coördineren en in veel mindere mate op de categorieën 3 (samenwerking) en 4 (partneren). Er wordt wel dat periodieke kopje koffie gedronken, maar echt samen met bijvoorbeeld de business aan de slag gaan met belangrijke challenges… Daar blijkt vaak nog een wereld te winnen. Terwijl daarmee toch de meeste impact wordt gerealiseerd.  

Want waarom alleen met je eigen team werken aan een verandervraagstuk terwijl de HR-manager een deur verder bij haar vorige werkgever verantwoordelijk was voor het veranderprogramma? Waarom zelf zo hard trekken aan een reputatievraagstuk als de business belangrijke inzichten heeft en er hele frisse ideeën op nahoudt? Waarom sceptisch staan tegenover die NGO terwijl die NGO op lange termijn misschien wel dezelfde doelen nastreeft als jouw organisatie?

Teaming heeft de toekomst. Teaming staat voor het continu identificeren van belangrijke uitdagingen en het snel verzamelen van de juiste mensen – binnen en buiten de afdeling! – die met elkaar met die uitdaging aan de slag gaan. Samen dus.

Wat nu?

Volgens mij begint het bij het creëren van de juiste mindset maar is het ook een kwestie van gewoon doen en volhouden. Dus kijk nog eens naar de plannen die geschreven worden, reflecteer eens op al die ‘kopjes koffie’ die in je agenda staan en denk vooral continu na over de vraag wie je waarom nodig hebt om de organisatie- en communicatiedoelen te realiseren. En die vraag kun je niet genoeg stellen. Want dan merk je vanzelf dat samen werken geen overbodige luxe is. Het is bittere noodzaak. Beter gezegd, zoete noodzaak, want het maakt het werk natuurlijk alleen maar interessanter.