5 stappen om tot een zinvolle inzet van social media te komen

Dat organisaties social media moeten inzetten, is inmiddels wel bekend. Er wordt enthousiast geëxperimenteerd en onder andere tijdens de Spinawards worden de meest succesvolle experimenten beloond. De strijd om de social media kanalen is her en der ook in volle gang, want hoort het beheer ervan bij marketing thuis, bij communicatie, PR of bij klantenservice? Social media zijn hot en sexy en dus willen meerdere partijen de zeggenschap erover. Of neemt juist niemand de verantwoordelijkheid. Een vraag die zich daarbij ook aandient is of je de uitvoering inhouse of outhouse belegt?

Er zijn mijns inziens 5 stappen nodig om tot een slimme inzet van social media te komen:

1. Start met goed advies om tot een social media strategie te komen
Pas op voor mooie praatjes. Er zijn veel zelfverklaarde social media goeroes en velen hebben een goed onderbouwde mening, maar weinig ervaring. Waar het strategie betreft is hands-on ervaring met meerdere kanalen (dus zowel LinkedIn, YouTube, Facebook, corporate blog als Twitter) onmisbaar. Want pas als je ermee aan de slag gaat, wordt helder wat erbij komt kijken. Heb je een ervaren adviseur in de hand genomen, dan kan je profiteren van de fouten die elders zijn gemaakt. Die persoon zal je door de stappen leiden die nodig zijn om een goede (lange termijn) strategie te bepalen.
Is de strategie eenmaal bepaald, kan je per kanaal kijken hoe je de inrichting ervan gaat aanpakken.

2. Zorg voor interne draagkracht
Op directieniveau moet men ‘iets’ met social media willen en er dus in willen investeren. Het is namelijk impactvol voor de organisatie: er gaan onder andere veel uren in zitten. Het is dus niet gratis, ook al is het aanmaken van een account dat vaak wel. Het is bovendien ‘een vak apart’, een jong vak en de social media activiteiten zijn in hoge mate van invloed op het corporate imago. Veel organisaties starten met social media zonder interne borging. Gezien de snelheid waarmee informatie online wordt gedeeld, is dat lastig. Zowel bij goed nieuws (iets leuks gaat viraal) als bij slecht nieuws (er is iets tegen de ventilatie gevlogen) wil je liever niet dan pas uitvogelen wie wat doet. Een belangrijke reden daarvoor is dat de meeste social media interactie plaatsvindt buiten kantoortijd.

3. Vorm een taskforce/redactieteam
En wel hierom:
- Het is belangrijk dat de interactie binnen je social media kanalen toegevoegde waarde heeft, denk dus goed na over de inhoud. Content is King.
- Als een vriend, volger, bezoeker of connectie contact maakt, moet er iemand ‘thuis’ zijn om daarop te reageren: vele handen maken licht werk, dus zorg dat meerdere mensen er verantwoordelijk voor zijn.
- Zorg voor integratie met andere communicatiekanalen. Zet je social media kanalen vooral in om acties te ondersteunen. Is er een commercial die morgen live gaat? Zet hem alvast op Facebook en gun je vrienden de première. Spreekt je CEO op een congres waarover veel wordt getwitterd, wens hem/haar via Twitter veel plezier en gebruik daarbij de hashtag van het event. Zet zijn presentatie daarna op Slideshare en voeg die toe aan de corporate blog. Nieuwe blogpost live? Ook een tweet. Verhuizing? Fotoverslag op Facebook. Klantendag? LinkedIn event aanmaken.
- Al die informatie moet uit de organisatie komen; een officieel redactieteam heeft draagkracht in de organisatie en dat vergroot de kans dat de informatie ook wordt aangeleverd. Middels een contentplanning houdt het team overzicht over de verschillende kanalen.
- En: een team kijkt veel breder dan 1 persoon en al brainstormend kom je gezamenlijk tot geweldige ideeën.

4. Experimenteer, evalueer en deel je kennis
Alle gruwelverhalen over social media missers ten spijt, is ‘gewoon doen’ de beste methode om ervaring te krijgen bij het gebruik van je social media kanalen. Geen organisatie is hetzelfde, geen doelgroep is homogeen en ook verandert de wereld om ons heen continu, dus een zeker risico moet je incalculeren. Probeer eens wat dingen uit en vergeet niet regelmatig te evalueren: wat loopt intern lekker, wat scoort goed bij onze doelgroep, hoeveel tijd besteden we waaraan en wat is daar de opbrengst van? Vraag ook de afnemers van je social media kanalen om input. Het wordt doorgaans erg gewaardeerd wanneer je openstaat voor feedback, mits je er iets mee doet. Deel in je organisatie vooral je conclusies en successen. Dat motiveert en vergroot de kans dat collega’s reclame gaan maken en hun persoonlijke social media kanalen inzetten om te roeptoeteren over jullie social media inzet.

5. Wees eerlijk naar jezelf
Zoals gesteld: je aanwezigheid op social media heeft veel impact op je brand. Wees reëel over wat er voor nodig is om dat goed te borgen. Vind je het belangrijk dat de experts uit je organisatie bloggen over hun kennisgebied? Zorg dan dat ze zijn getraind in het schrijven van blogs. Hebben ze geen tijd? Huur dan een ghostwriter in, die op basis van interviews blogposts kan schrijven of maak ze een paar uur per maand vrij om te bloggen. Heb je niet de expertise in huis om Facebook in te zetten? Neem iemand in dienst of beleg het extern. Heb je een kanaal ingericht, maar komt er geen mens? Wees niet bang om hulp/raad te vragen en als het echt niks gaat worden, er de stekker uit te trekken. Niet elk kanaal is voor elke organisatie relevant.

Kortom, social media is meer dan alleen het aanmaken van accounts. Het gaat om de content. Weet op de juiste manier je doelgroepen te informeren en inspireren. Schakel dus mensen in die daarvoor kunnen zorgen.