Van koraal tot schimmel tot nuttig bedrijfsmiddel: de evolutie van intranet

Hoe staat het er anno 2009 voor in intranetland? Welke issues spelen er, tegen welke problemen lopen organisaties aan en wat zijn de nieuwste ontwikkelingen? Op het Intranet Congres 2009 worden deze vragen beantwoord. De Australische intranetexpert James Robertson trapte af, met zijn verhaal over de evolutie van intranetten.

6 fases in intranet-evolutie
Robertson definieert 6 fases in de evolutie van intranetten:

Geboorte
Bij de meeste organisaties een gepasseerd station, maar er was een tijd dat er nog geen intranet was. Toen bedacht een medewerker of een afdeling dat het handig zou zijn om bepaalde documenten, belangrijk nieuws en handige informatie op 1 plek te verzamelen. Voor iedereen toegankelijk.

Organische groei
De tweede fase is voor een veel organisaties de fase die ze net ontstijgen, of net ontstegen zijn. Het intranet wordt gemeengoed; afdelingen zien het als een uitgelezen kans om zichzelf te profileren. Ze adopteren het intranet, en gaan zelfstandig informatie toevoegen. Meest voorkomende problemen in deze fase: ongestructureerde content; incomplete, slecht geschreven content; ontoereikende (zoek)technologie; lage betrokkenheid van het senior management. Het intranet, dat begon te groeien als een kleurrijk en wonderschoon koraal, verwordt tot een woekerend schimmel, die de processen van de organisatie aantast.

Herhaaldelijk redesign
De oplossing voor de problemen die de organische groei oplevert, lijkt te liggen in het simpelweg herstructureren en redesignen van het intranet. Echter, als je de onderliggende problemen niet aanpakt, blijft het (om Obama te citeren) 'lipstick on a pig' - een mooier, maar nog altijd niet functioneel intranet. Redesign volgt op redesign.

Usability en interactieontwerp
We realiseren ons dat het belangrijk wordt om een gebruiksvriendelijk intranet te hebben. We gaan ons meer verdiepen in wat gebruikers willen.

Gebruiksvriendelijk vs Bruikbaar
Ja, gebruiksvriendelijkheid is belangrijk. Maar wat nog veel belangrijker is: Is het intranet ook bruikbaar? Want uiteindelijk moeten mensen er mee werken, en moet het intranet de taken van de medewerkers ondersteunen. Dan is het wel verstandig om je te verdiepen in wat ze dan nodig hebben. Hoe doe je dat? Door gewoon tijd met ze door te brengen, ze te observeren. Wat DOEN ze eigenlijk?

Intranet als business tool
In de laatste fase bevinden, zo blijkt uit een 'handen in de lucht'-peiling slechts heel weinig organisaties. Maar in deze fase wordt intranet volledig gebruikt als procesondersteunend, taakgericht bedrijfsmiddel. En zo levert het ook het meeste geld op.

4 functies van een intranet
Hij onderscheidt 4 kernfuncties voor een intranet:
- Content ('opslag' van informatie)
- Communicatie (nieuws, en dan vooral OPERATIONEEL nieuws, dat mensen kunnen gebruiken in hun werk)
- Samenwerken
- Activiteit.

Dat is misschien wel de belangrijkste conclusie: Intranet is een plek voor ACTIVITEIT, waar mensen iets DOEN (taken verrichten), geen plek om iets te LEZEN.

Ten slotte geeft Robertson nog een tip mee voor communicatieprofessionals die dit concept willen verkopen aan het (senior) management: Focus op de business-waarde van het intranet. "There is no business case in just the communication function (news, operational news) or the content function. The real value is in trying to figure out what functions deliver the best business value. Or, in other words: which functions save or make money."