Waarom e-mailadressen soms wel uit de lucht komen vallen

Tip 1: Bezint eer ge begint
Belangrijk is zoals gezegd om vooraf goed vast te stellen wat je met de e-mailadressen wilt doen. Wat ga je e-mailen? Welke gegevens heb je nodig voor eventuele personalisatie? Wil je nog verschillende permissie-niveau’s gaan gebruiken; of te wel apart registreren voor de servicemail, actiemail, nieuwsbrief of een specifieke publicatie etc..? Zorg dat je altijd binnen enkele weken en liefst eerder na het werven de eerste e-mail verstuurt. Nu adressen werven, vervolgens 4 maanden niet gebruiken is de kans groot dat de ontvanger je alweer vergeten is. Ik ga er bij deze even vanuit dat alle zaken voor goed e-mailen op orde zijn.

Tip 2: Begin bij jezelf – meerdere tips
Voor werving van e-mailadressen geldt: begin bij jezelf. Bij je eigen organisatie, afdeling en directe contacten die je hebt. Daar liggen vaak nog de meeste kansen en veel adressen die niet (goed) verwerkt worden en dus niet bruikbaar zijn.

Een goed voorbeeld is je eigen website, daar liggen vast en zeker kansen:
- Wordt er op de homepage überhaupt om een e-mailadres gevraagd? Kunnen bezoekers dit doorgeven en vinden?
- En doe je dit ook op andere pagina’s? Heb je continu een promotieblok voor meld je aan op de site staan (nog beter: koppel dit aan een onderwerp dat op de pagina staat. Meer weten over meld je aan voor de e-mailservice en blijf op de hoogte!
- Bij het klant worden op je website: stel je daar de vraag: ja ik wil e-mails ontvangen of doe je het slimmer: nee ik wil niet (zie ook tip 3)
- Bij alle contactformulieren etc: vraag je daar een e-mailadres uit MET permissie?

Andere goede plekken zijn:
- Je eigen systeem, staan daar nog ongebruikte adressen in? Van hoeveel klanten heb je eigenlijk een e-mailadres en is de permissie goed geregeld voor die adressen? Een goede check van je klantdatabase en e-mailpermissies levert eigenlijk altijd wel een groep op die je toch wel mocht mailen, maar nooit deed. Die kun je reactiveren door dit te melden en actief op afmelding te sturen, zodat de potentiële klagers direct hun reactie kunnen geven.
- Alle contactformulieren, contracten etc: vraag daar altijd een e-mailadres uit en op de juiste manier je permissie (bied een recht van verzet, zie tip 3!)
- Alle campagnes: maak altijd de link naar het feit dat je je e-mailadres kunt achterlaten. Door er een service (contractcheck, mijn-omgeving) of inhoud (whitepaper bijvoorbeeld) aan te koppelen, wordt het voor de ontvanger van extra toegevoegde waarde en een goede reden het adres achter te laten.
- Aangesloten zusterbedrijven of andere bedrijfsonderdelen; vaak mag je juridisch van elkaars gegevens gebruik maken. Laatst nog een case waarbij 40.000 adressen ‘zo maar’ gevonden werden bij een ander bedrijfsonderdeel, waarbij de klanten ook klant waren bij de moedermaatschappij.
Pas als je bovenstaande gedaan hebt en regelmatig blijft herhalen, kun en moet je serieus budget uit gaan geven voor meer adressen. De vraag is dan of je al een optimale dekking hebt gehaald en de volgende 10% zo veel kost, dat het de moeite niet loont…

Tip 3: E-mailwet en-regelgeving helpt
Rondom de inzet van e-mail is veel wet- en regelgeving. Te veel om nu allemaal uit te werken en wat de impact op adreswerving is. Eén grote kans wil ik niet laten liggen: Als iemand klant is, mag je hem of haar e-mailen zónder expliciete toestemming. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:
- Je moet een recht van verzet bieden bij het verkrijgen van het e-mailadres. Of te wel zeg niet bij klant worden: “Ja, ik wil acties en aanbiedingen per e-mail ontvangen” maar zeg “Nee, ik wil geen acties of aanbiedingen per e-mail ontvangen”;
- De informatie die je stuurt moet soortgelijk zijn aan de producten of diensten die iemand afneemt;
- Bij iedere (commerciële) uiting moet je kosteloos een recht van verzet/ afmeldmogelijkheid bieden.

Toets deze aanpak altijd met je jurist en nog belangrijker: denk vanuit de ontvanger; Snapt hij of zij wat je doet en irriteert het niet? Dan is er veel mogelijk. Deze whitepaper code e-mail over de code e-mail helpt hier ook zeker bij.

Tip 4: Houd het simpel
Eigenlijk een logische tip en vooral gericht op je aanmeldprocedure. KISS – Keep It Simple Stupid. Vraag alleen wat je nodig hebt in het aanmeldformulier. Houd dit formulier kort en bondig. Als je veel wilt weten, doe het dan in stappen: vraag eerst het e-mailadres via een invoerveld op de homepage, dan op de landingspagina meer details en mogelijk na de bevestigingsmail nog meer details. Zo vul je langzaam aan je profiel en kun je meer en meer gericht en persoonlijk gaan e-mailen, zonder de ontvanger bij de eerste registratie al af te schrikken met een heel lang formulier.
Werk op alle formulieren met dezelfde velden en zo veel mogelijk met radion buttons of picklists; vooringevuld en vastgesteld, zodat het op 1 manier geregistreerd wordt.

Tip 5: Begin bij het begin
De laatste en eigenlijk de eerste stap in het proces: zorg dat je bij het eerste contact met een prospect of lead al zijn of haar e-mailadres krijgt. Dat scheelt je veel moeite in een later stadium. Belonen, verleiden en actief op ieder formulier en plek doen met de juiste permissie (nu WEL met actieve opt-in!) is ook hier de aanpak. Een drempel om het af te geven is het vaak niet, dus doen!