Communicatie is veel complexer dan het naïeve beeld dat organisaties vaak hebben

Door Gemma Schoot

Hoe kan het dat mensen de wereld verschillend begrijpen en toch kunnen samenwerken? De organisatiecommunicatie onderzoekt de ‘veelstemmigheid’ in organisaties en geeft antwoorden op deze vraag. ‘Organisatie ís communicatie’, zegt Mark van Vuuren, universitair hoofddocent Organisatiecommunicatie aan de Universiteit Twente en partner bij WhereWeMeet.

Alle fenomenen in de organisatie, zoals leiderschap, autoriteit, samenwerking, strategie en cultuur, ontstaan al communicerend. Ze vormen zich doordat de organisatieleden met elkaar praten, werken, improviseren, plannen maken en doelen stellen, en elkaar daarbij goed of maar half begrijpen en vast ook dingen voor zich houden, of afdwalen van waar ze mee bezig zijn. Bij zo veel interacties ligt ontsporing op de loer.

Ook tijdens dit interview met Mark van Vuuren bijvoorbeeld zou hij zó over een heel ander onderwerp kunnen beginnen. Maar dat doet hij niet. ‘We willen een betekenisvolle interactie in de context van het doel. Praten over mijn kinderen, of elkaar beledigen, is daarvoor niet betekenisvol. Dat hebben we samen bepaald. Je kunt er op elk moment ook een klerezooi van maken. En toch doen we dat niet. We houden ons aan het script’, licht Van Vuuren toe.

Betekenisverlening

Ook al hebben de interviewer en Van Vuuren het gesprek samen georganiseerd en ook ‘het script’ afgestemd, dan nog kunnen ze van tevoren niet weten hoe hun gesprek zal verlopen, hoe ze elkaar zullen begrijpen en wat de neerslag ervan zal zijn in tekst. Volgens Van Vuuren vergaat het ook organisatieleden zo in al hun interacties waardoor ze fenomenen als samenwerking, autoriteit en cultuur samen creëren.

Van Vuuren: ‘Dat komt doordat het communicatieproces zélf grillig is. Neem bijvoorbeeld leiderschap, succesvol of niet. Pas als je gaat begrijpen dat dit een communicatieproces is dat elk moment kan veranderen, dan snap je ineens wat een precair proces betekenisverlening is. Je moet het samen doen en dus kun je vooraf niet zeker weten wat de uitkomst zal zijn. Wanneer iemand zulke aannames wel doet, bijvoorbeeld door zichzelf als ‘de baas’ te zien terwijl hij niet zo wordt geaccepteerd, maakt hij het zichzelf moeilijk.’

​​​​​​​Vals onderscheid

Is organisatiecommunicatie hiermee vergelijkbaar met interne communicatie, of misschien hetzelfde? ‘Het is maar wie je het vraagt’, zegt Van Vuuren. Hij vertelt dat organizational communication in de internationale academische wereld vooral werd beschouwd als onderscheidend van corporate communication.

‘Grofweg is dat het oorspronkelijke onderscheid tussen interne en externe communicatie. De Amerikaanse orgcom-scholars hebben laten zien dat dit onderscheid vals is. Soms wordt nu corporate communicatie gezien als een onderdeel van het brede veld organisatiecommunicatie, soms juist andersom. Maar er is wel kruisbestuiving tussen de twee. Zelf beschouw ik mijn vak als de sub-discipline van de communicatiewetenschap, die zich bezighoudt met de vraag: hoe organiseren we onszelf dóór communicatie? Dat staat haaks op de traditionele focus op het organiséren van communicatie, zoals je die ziet bij sub-disciplines als marketing of verandercommunicatie.’

Tussen de neuzen

Van Vuuren vindt die traditionele focus op het organiseren van communicatie een beetje saai. Tenminste, als die verengd wordt tot het lineaire ‘zenden en ontvangen van informatie’.

Dat is mental plumbing: informatie van het ene hoofd naar het andere overbrengen. Volgens hem is dat ingegeven door een beperkt en naïef idee over wat communicatie is. Het verlenen van betekenis wordt daarbij overgeslagen, terwijl hij dat juist veel interessanter vindt.

‘Als je inzoomt op betekenisverlening zie je de volle rijkheid van het concept communicatie. Communicatie is dan: negotiating meaning through rich symbolic interaction. Dan ga je ook zien, dat het in al die interactie in organisaties meer gaat om ‘de productie dan om de reflectie van de werkelijkheid’. Dus niet: dit is de werkelijkheid en die gaan we uitleggen om de neuzen één kant op te krijgen. Nee, de werkelijkheid is wat er gebeurt tussen de neuzen: hoe begrijpen wij elkaar? Dat is het leuke van mijn vak en daar word ik enthousiast van. Ik wil die communicatienaïviteit in organisaties reduceren.’

Duizelen

Van Vuuren houdt er wel van om zijn studenten tijdens zijn colleges – ook communicatieprocessen op zich – ‘confused at a higher level’ te krijgen. ‘Ik wil communicatieprofessionals een inspirerend perspectief bieden op de communicatieprocessen in de organisatie. Ja, het kan je wel even gaan duizelen, maar dat is niet erg. We moeten leren omgaan met onze rijke, veelstemmige communicatie waarin de fenomenen in de organisatie ontstaan. Communicatie produceert organisatie. Sterker: organisatie ís communicatie.’

Dr. Mark van Vuuren geeft op 20 mei 2020 een college over zijn vakgebied Organisatiecommunicatie. Het is de vijfde in een reeks van zes door communicatiewetenschappers, georganiseerd door Van Ruler Acadamy. Voor senior communicatieprofessionals, directeuren communicatie, adviseurs en managers uit alle sectoren in de samenleving. Geïnteresseerd? Klik hier.