[Door Philippus Zandstra]
Het kantoor van Wim van der Weegen in Den Haag oogt opgeruimd. Teletekst op een tv-scherm in de hoek, en een whiteboard naast zijn bureau. Daar hangt onder andere de planning met alle lopende projecten en een foto van een orthodox icoon uit Oekraïne, een aandenken van toen Van der Weegen in Oekraïne was. Meest in het oog springt echter de foto van de presentatie van het eindrapport over de MH17, waar OVV-voorzitter Tjibbe Joustra de belangrijkste bevindingen toelicht, met achter hem de gereconstrueerde cockpit van het toestel. Daaronder hangt een tekening, met exact hetzelfde tafereel.
Casusgebonden aanpak
Van der Weegen is hoofd communicatie bij de Onderzoeksraad voor Veiligheid, het onafhankelijke orgaan dat zich inzet voor de verbetering van de veiligheid in Nederland. Dat gaat met een casusgebonden aanpak, waarbij een voorval de aanleiding geeft tot een onderzoek. Denk aan het ongeluk met de monstertruck in Haaksbergen (2014), de aanrijding tussen een hoogwerker en een trein bij Dalfsen (2016) of de Schipholbrand (2005). Zonder met de vingers te wijzen onderzoekt de OVV de oorzaken van dergelijke ongevallen en worden aanbevelingen gedaan om herhaling te voorkomen.
Publiciteit na rapporten
‘Het effect dat wij willen bereiken is tweeledig. We willen een betere veiligheid in Nederland, maar kunnen geen sancties afdwingen. We maken daarom gebruik van de publiciteit die bij onze rapporten komt, zodat er beweging kan komen op zo’n dossier. Denk aan Kamervragen, of dat bedrijven reageren. We hebben daarnaast een nevendoel van de wetgever gekregen: closure, zoals ze dat in het Engels zeggen. Als er iets is gebeurd wat veel onrust heeft veroorzaakt, kunnen mensen zich er bij neerleggen als het door een onafhankelijke partij diepgaand is onderzocht, en verder gaan met hun leven. Dat was ook een van de leidende principes in het MH17-onderzoek.’
Crash in Oekraïne
Niet eerder kreeg de OVV zoveel aandacht uit binnen- en buitenland als bij het onderzoek naar de ramp met de MH17. Op 17 juli 2014 kwamen bij de crash in Oekraïne 298 mensen om het leven, onder wie 193 Nederlanders. Het toestel stortte neer in een regio die op dat moment in handen was van pro-Russische separatisten. Door de spanningen tussen Rusland en het Westen werd de ramp een zeer gevoelige kwestie, waarbij beide kanten elkaar beschuldigden van het neerhalen van de Boeing.
Mondiale informatievraag
Nederland werd al snel door Oekraïne gevraagd om het onderzoek naar de oorzaak te leiden, en dus kwam de OVV in beeld. Kon de Raad voorheen bijna altijd in relatieve anonimiteit onderzoek doen, daar lette ineens nu de hele wereld op. ‘Er was een enorme informatiebehoefte, terwijl wij nooit inhoudelijke informatie over een onderzoek delen voordat het eindrapport is gepubliceerd. Dat was lastig, want mondiaal bleek die behoefte enorm.’
Focus op de procedure
Juist de gangbare praktijk van nooit inhoudelijke informatie delen tijdens een lopend onderzoek, bood veel houvast. De focus kwam zo veel meer op de onderzoeksprocedure te liggen, dus de verrichtingen van de Raad zélf. ‘Normaal meld je alleen dat er een onderzoek wordt gestart, en later presenteren we het eindrapport. Nu deelden we juist meer procedurele informatie: in vijftien maanden tijd hebben we veertig tot vijftig persberichten verstuurd over het onderzoeksproces. In het begin ging het er heel erg om of we wel of geen toegang konden krijgen tot de crashsite. Later, in september, brachten we een rapport met de eerste bevindingen uit. Daarna ging het erom of de collega’s wel of niet naar de crashsite konden om de wrakstukken te bergen; we brachten pas een persbericht uit als ze er ook echt waren.’
Brokje informatie
Bijkomend probleem was dat er op de achtergrond een geopolitiek conflict speelde tussen Rusland, Oekraïne en de Europese Unie. De OVV wilde louter een goed onderzoek uitvoeren en uit het conflict blijven, maar met de mondiale focus op datzelfde onderzoek, kon ieder brokje informatie op een andere manier geïnterpreteerd worden.
Raar beeld
‘Wij waren vooraf heel duidelijk over wat we wel en niet gingen melden. Neem de berging van de wrakstukken, waar veel journalisten bij aanwezig waren. Zij zaten deels in hetzelfde hotel als mijn collega’s. Wij zeiden: we geven alleen een persbericht als we de crashsite ook daadwerkelijk hebben bereikt. Om maar te voorkomen dat je drie dagen achter elkaar zegt: we gaan erheen, en dan na een uur blijkt dat het niet lukt. Die keuze leverde wel een raar beeld op. Journalisten hadden ’s ochtends immers door dat het konvooi ging rijden, maar hoorden daar aanvankelijk niets over.’
CNN en BBC
Verwachtingsmanagement dus, wat ook leidend was bij de presentatie van de eerste bevindingen in september 2014. Zodra die was aangekondigd, hingen de eerste redacties al aan de lijn met vragen over de productie. Alleen: de presentatie ging over het bevestigen van al bekende zaken. ‘Geen nieuwe inzichten dus. We belden naar CNN, BBC en andere netwerken dat de meerwaarde vooral was dat er bevestiging kwam van de officiële onderzoeksinstantie over zaken waar ze zélf allang over hadden bericht. Zo werd ook het rapport vervolgens door de journalisten geduid. Wat je presenteert, moet namelijk geen totale verrassing zijn.’
Verwachtingsmanagement
Het was een slimme zet voor de geloofwaardigheid van de OVV. Woordvoerder Sara Vernooij werd door de buitenlandse pers uitgeroepen tot woordvoerder van het jaar, juist door dat verwachtingsmanagement. ‘Een van de argumenten was dat wij – zij – altijd terugbelden bij inhoudelijke vragen, en uitlegden waarom we geen (inhoudelijke) informatie over het onderzoek konden geven. Dat werd toch gewaardeerd. Hetzelfde geldt voor het verwachtingsmanagement. Ik vind het niet goed dat je verkeerde verwachtingen in de lucht laat hangen.’
Nabestaanden
De pers was één groep die de OVV moest informeren. De nabestaanden van de slachtoffers hadden natuurlijk ook een enorme informatiebehoefte. Net zoals bij eerdere onderzoeken van de OVV werden zij altijd als eerste op de hoogte gebracht. ‘Slachtofferhulp Nederland had een besloten webcommunity opgezet, waar alle nabestaanden zich bij aan konden sluiten. Als wij een bericht naar buiten brachten, werd dat eerst daar geplaatst.’ Daarnaast mochten zij in maart 2015 de wrakstukken op vliegbasis Gilze-Rijen bekijken, in kleine groepjes en onder begeleiding van de onderzoekers. ‘Wel met de instructie aan de begeleidende collega’s dat ze niks konden zeggen over de inhoud van het onderzoek.’
700 pagina’s onderzoek
De afsluiting van het onderzoekstraject was in oktober 2015, met de presentatie van het rapport naar de oorzaak van de crash op vliegbasis Gilze-Rijen. Van der Weegen legt twee lijvige ordners met een doffe klap op tafel. 700 pagina’s onderzoek, waarvan de belangrijkste bevindingen in slechts een half uur tijd door OVV-baas Tjibbe Joustra gepresenteerd moesten worden.
Vierkoppig communicatieteam
De voorbereidingen voor die presentatie gaan terug tot januari van dat jaar. Het vierkoppige (!) communicatieteam van de OVV stond voor een enorme taak. Niet alleen moest er nagedacht over welke vorm de rapporten gingen krijgen (en de talen waarin ze verschenen), maar ook werd er een boek geschreven voor de nabestaanden door journalist Miek Smilde, kwam er een timelapse van de reconstructie van het wrak en moest er een speciale website klaarstaan, die pas op de dag van de presentatie online ging. Van der Weegen: ‘Laat ik het zo formuleren: we waren bedacht op anderen. Zolang het niet verbonden is met het internet, kan men er ook niet bij.’
Erkenning voor de prestaties
De Onderzoeksraad voor Veiligheid kreeg veel erkenning voor de communicatie van het onderzoek naar de ramp MH17.
Naast alle lof die Sara Vernooij ten deel viel – zij werd door de buitenlandse pers uitgeroepen tot woordvoerder van het jaar –, ontving de OVV ook de Machiavelliprijs voor publieke communicatie, omdat ‘zij met het rapport over de ramp met de MH17 – waar mogelijk – klaarheid heeft gebracht voor de nabestaanden in het bijzonder en de wereld in het algemeen.’ Het gehanteerde communicatiebeleid dient als een ‘schoolvoorbeeld’ en er werd richting de nabestaanden een ‘topprestatie’ geleverd.
Animatie
Wat het meest is bijgebleven, zijn de 20 minuten durende animatie en de presentatie van het rapport. De animatie werd ’s ochtends op een andere bijeenkomst eerst aan de nabestaanden getoond, zodat zij niet via de pers ineens met de beelden zouden worden geconfronteerd. ‘We leggen aan nabestaanden uit wat we wel en niet gingen doen. Wat we heel nadrukkelijk níet hebben laten zien, is hoe het er in het toestel aan toe zou zijn gegaan; dat hebben we niet kunnen vaststellen. Zo’n animatie is op basis van wat wij hebben vastgesteld, geen interpretatie.’
Beeldcommunicatie
Diezelfde cockpit zou ook een belangrijke rol spelen bij de presentatie, zo was al besloten voor de zomer van 2015. Op vliegbasis Gilze-Rijen werd dat deel van de MH17 in een F16-hangar weer in elkaar gezet voor het onderzoek. Voor de presentatie van het eindrapport werd de cockpit naar een speciale tent verplaatst waar meer dan 250 journalisten in pasten. Van der Weegen: ‘Beeldcommunicatie is zo belangrijk geworden, en dus ook beeldregie.’
De uiteindelijke presentatie van MH17-rapport was precies volgens deze schets, die in juni 2015 al was gemaakt.
BRON: ONDERZOEKSRAAD JAN DE JONGE
Één shot
Hij wijst naar de tekening van het vliegtuig op het whiteboard: ‘Op basis van deze schets hebben we besloten voor de presentatie die aparte tent te bouwen, waar we alles exact zo in beeld konden brengen. De eerste boodschap die we namelijk afgaven, zou van doorslaggevend belang zijn voor hoe het rapport wereldwijd zou worden ontvangen. Ik had een tekenaar nodig die wat ik wilde laten zien, in één shot kon vatten. Ik viel daarvoor terug op een stage bij een senaatscommissie in de VS, bij de Democraten. Zij hadden mensen in hun netwerk die de campagnes moesten voorbereiden en altijd keken naar hoe en waar een kandidaat spreekt. Daarbij moet je vier elementen in beeld brengen. Waar gaat het om? In dit geval het toestel, de MH17. Dan: wat is je boodschap? Het eindrapport. Wie vertelt het? Joustra. En: wie is de afzender? De OVV.’
Joustra
‘Je ziet hier dat Joustra door de conclusies uit te laten spreken, zo symbolisch de verantwoordelijkheid neemt voor het rapport. Wat hij vertelt, wordt ondersteund door de delen van de animatie, en wat je daarin zag, werd bevestigd door de reconstructie van de MH17.’
Alle voorpagina’s
Van der Weegen toont een foto uit een regiewagen, tijdens de presentatie. Op alle zenders – CNN, Al-Jazeera, Sky, BBC – is dat ene beeld van Joustra met de cockpit op de achtergrond te zien.
FOTO: Onderzoeksraad voor Veiligheid
Hetzelfde bij de kranten, een dag later: op alle voorpagina’s een foto van Tjibbe Joustra achter het OVV-katheder, met op de achtergrond de gereconstrueerde cockpit van de Boeing.
‘Nog steeds als hier over wordt gesproken, zie je twee beelden terugkomen: het shot uit de animatie van de explosie en deze presentatie. Toen we de kranten zagen, wisten we dat het eindrapport eenduidig onder de aandacht was gebracht.’
Doorzeefde cockpit
Dat er kritiek op de presentatie zou komen – het zo openlijk tonen van de doorzeefde cockpit was volgens sommigen te heftig – viel te verwachten. ‘Wij realiseerden ons dat dit een omstreden keuze was. We vonden het belangrijk om het wel zo te doen. Er was namelijk zoveel gezegd over wat de oorzaak van de crash zou zijn geweest, dat wij zo krachtig mogelijk de resultaten van ons rapport wilden presenteren.’
Van der Weegen blikt vooral terug op een bewogen periode. ‘Het is heel dubbel om tevreden te zijn. Dit was verschrikkelijk voor de nabestaanden. In professioneel opzicht waren we tevreden.’
FOTO: ANP
