Gouden tips: zo bereid je een goed overleg voor

Een slecht voorbereid overleg dat toch goede resultaten oplevert is puur toeval en kost meestal meer tijd dan nodig is. Een goede voorbereiding vergroot de kans op efficiënt en effectief overleg aanzienlijk.

Hoe bereik je dat?

Het belangrijkste hulpmiddel is de agenda. Binnen bedrijven circuleren gewoonlijk talloze agendaformats. Zijn die allemaal even goed? Nee. Het is slim om een uniform model met bedrijfslogo e.d. in Word of Excel op intranet te zetten. Dat model draagt alle goede dingen van de bestaande agenda’s in zich en moet bij elk overleg binnen de organisatie gebruikt worden. Met een paar drukken op de knop kun je deze moederagenda downloaden ten behoeve van zowel face-to-face vergaderingen als netmeetings of conference calls.

Het overleg begint als de concept-agenda verstuurd is

De kunst van een goede voorbereiding is ervoor te zorgen dat de deelnemers zich voelen als feestgasten die de jubilaris gaan toespreken. Ze weten wat er van hen verwacht wordt, hebben een duidelijke taak, zijn licht opgewonden en alert. De eerste stap is het opstellen van een aantrekkelijke en doelmatige agenda. Als voorzitter of initiatiefnemer van een overleg stuur je ruim van tevoren een concept-agenda rond waarin je bij elk punt aangeeft:

• wat je wilt bespreken
• welke bedoeling je hebt met de bespreking of wat je ermee wilt bereiken (bijvoorbeeld besluit, advies, kritiek, medewerking bij een actie),
• wat je van de deelnemers verwacht (huiswerk doen, over start- en kernvragen nadenken)
• hoeveel tijd je nodig denkt te hebben
• wie de indiener of eigenaar van het punt is

De overige teamleden kunnen vervolgens op dezelfde wijze punten toevoegen en de herziene agenda naar de voorzitter terugsturen. Uiteindelijk stelt de voorzitter of de eigenaar van het overleg de definitieve agenda vast met de gekozen punten in een bepaalde volgorde en met een tijdsplanning. Soms kan er een punt van de concept-agenda afgevoerd worden, omdat het intussen al opgelost is. Open agendapunten kun je helemaal afschaffen, zoals rondvraag, w.v.t.t.k., need to know nice to know en het uitvoerig doornemen van de actielijst. Daarmee ontloop je het risico op onaangename verrassingen, ongeïnformeerde discussies, lange verhalen over niet-uitgevoerde acties en is de kans op uitlopen stukken minder.

Slechte voorbereiding = functioneringsprobleem

Op deze wijze bereik je ook dat het overleg en de voorbereiding ervan iets wordt van alle teamleden. Wie ondanks een tijdig rondgestuurde en geannoteerde agenda zijn huiswerk niet gedaan heeft, doet zijn werk niet goed. Een slechte voorbereiding is geen vergaderprobleem meer maar een functionerings­probleem waarop je kan worden aangesproken - binnen en buiten de vergadering.

Twee gouden tips tot slot

Voorbereiden kost tijd en daar hebben we al zo weinig van, is een veelgehoorde reden om dan maar ‘blanco’ een overleg in te stappen – veelal met het gevolg dat het overleg langer duurt dan nodig is. Neem de proef op de som als tijdgebrek het excuus is. Verkort het overleg met een half uur. Iedereen heeft dan ineens een half uur extra voorbereidingstijd. Deze truc kun je echter niet te vaak toepassen, want dan blijft er al gauw geen vergadertijd meer over.

Een laatste tip voor het opstellen van de agenda.  Besteed niet meer dan 10% van de vergadertijd aan het verleden (actielijst, mededelingen), het leeuwendeel van de tijd (60%) aan het heden (te nemen besluiten, af te handelen kwesties, in te vullen planningen) en de laatste 30% aan de toekomst (aankaarten van nieuwe zaken en kwesties waarover nog niet meteen beslist hoeft te worden).