5 tips voor een goede communicatiescrum

Met het traditionele communicatieplan bepaal je vooraf welk resultaat je precies wilt behalen en welke acties je daarvoor moet uitvoeren. Veranderen de omstandigheden, of blijken de effecten van je acties anders te zijn dan verwacht, dan moet je achteraf toegeven dat je toch niet slim bezig bent geweest. Zonde van al het werk en het geld dat erin is gestopt. Veel communicatieprofessionals wijken daarom af van hun oorspronkelijke plan of maken helemaal geen plannen meer. Houd dan de rode draad maar eens vast. De meeste mensen hebben wel iets nodig, als houvast. Scrum is een flexibele methode die je helpt om richting te bepalen en je taken te structureren. Bij scrum bekijk je per sprint wat je gaat doen en hoe je dat aanpakt. Scrum is daarom VEEL meer van deze tijd.

Een jaar na de introductie van scrum in de communicatiepraktijk hebben we aardig wat ervaringen verzameld. Daarom 5 tips om scrum in je eigen praktijk te introduceren.

1. Het geschikte project
Als scrum nieuw voor je is, kun je het beste met bescheiden ambities beginnen. Kies voor en project dat binnen een paar maanden kan worden afgerond. Een volledig nieuw project kan leuk zijn, maar ook een project dat niet lekker meer loopt is geschikt. Denk van tevoren goed na over wie medewerkers, stakeholders en klanten zijn. Met scrum betrek je hen liever met regelmaat tussendoor dan achteraf.

2. Drie rollen, drie mensen
Scrum kent 3 rollen: producteigenaar, scrummaster en teamlid. Waar de producteigenaar bezig is met het WAT en zijn stakeholders, is de scrum master bezig met het proces en de voortgang, en richt het team zich op het HOE. Als je als communicatieadviseur de rol van procesbegeleider (scrum master) wil pakken, zorg dan dat je wegblijft uit de discussie over de inhoud. Die is namelijk van producteigenaar en team.

3. Van groep tot team
Een scrumteam is pas een team als het gezamenlijke resultaat voorop staat. Ben je scrummaster, zorg dan dat je elkaar echt vaak ziet (de daily standups) en laat teamleden elkaar helpen en eerlijk feedback geven. Dan wordt de groep een echt team. Ook het vieren van successen leidt tot verhoogd teamplezier.

4. Weet wat je zelf bijdraagt
Scrum is niet voor watjes. Je moet heel goed weten wat jouw expertise is en wat jij kunt bijdragen in het scrumteam. Anders kun je nooit goed samenwerken. T-shaped noemt men dat: de poot staat voor je eigen professionaliteit, het dak voor kunnen samenwerken met anderen. Dat heb je nodig om te kunnen scrummen.

5. Maak je sprints rond

Elke sprint (niet langer dan 2 weken) is in feite een ‘mini-project’. Na de sprint kun je bijsturen. Daarom is het van belang om een sprint ook echt af te sluiten. Veeg alle acties die niet af zijn gekomen van het scrumbord en blik terug op resultaat en proces. Begin daarna weer zoveel mogelijk met een schone lei. Dit geeft je de kans om flexibel te blijven werken. Zonder plan, maar met plezier en resultaat.

Dit artikel is geschreven door Betteke van Ruler en Gideon Peters. Op 20 mei 2014 verzorgen zij tijdens de workshopdag CommunicatieBreak een sessie over de reflectieve communicatie scrum. info over deze sessie en inschrijven vind je hier.