Hoe toegankelijk moet je interne communicatieboodschap zijn?

Onderzoek toont aan dat video een effectieve manier is om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Het aantal organisaties dat webinars organiseert voor interne communicatie doeleinden, stijgt dan ook explosief.

Maar het uitzenden van een (vaak) vertrouwelijke interne communicatieboodschap op grote schaal vraagt wel om enige voorbereiding. De techniek is niet vanzelfsprekend toereikend, maar wel van groot belang. Vooral wanneer het gaat om bandbreedte en beveiliging zijn er een aantal aandachtspunten waar u rekening mee moet houden.

Bandbreedte en je bedrijfsnetwerk

Natuurlijk wil je dat iedere medewerker aan het webinar (ofwel online seminar) kan deelnemen, waar dan ook ter wereld. Helaas zijn de meeste bedrijfsnetwerken doorgaans niet geschikt om met z’n allen tegelijkertijd een video te bekijken. Interne communicatiemanagers zijn hier dan ook vaak huiverig voor. En terecht. Als er honderden, of misschien wel duizenden medewerkers tegelijkertijd kijken, vraagt dit logischerwijs behoorlijk wat capaciteit van je netwerk. Bij het bekijken van een (live) video gebruik je namelijk veel bandbreedte en hier zijn interne bedrijfsnetwerken niet op ingericht.

Raakt een intern bedrijfsnetwerk overbelast, dan heeft dit serieuze consequenties. Sowieso kan het webinar dan niet meer worden bekeken. Maar ook slibt het hele netwerk vaak tijdelijk dicht, waardoor niemand meer online kan werken. Zorg dus dat je van tevoren een goede oplossing bespreekt samen met je IT beheerder, om interne netwerkbelasting te voorkomen. Afhankelijk van je webinar leverancier, kan het ook zo zijn dat deze al een oplossing voor je heeft.

Beveiliging van vertrouwelijke informatie

Een vertrouwelijke boodschap voor de organisatie, mag natuurlijk nooit onbedoeld door buitenstaanders worden gezien. Een waterdichte beveiliging van het webinar is daarom een vereiste. Hierbij zijn twee onderdelen van belang: een beveiligde stream en deelnemersautorisatie.

Voor deelnemersautorisatie zijn er twee gebruikelijke methoden:

• Meest gebruikt – Gebruikersregistratie met een wachtwoord. Plaats een wachtwoord op je webinar, die je naar alle genodigden stuurt.
• Vraag IP-lockout aan. Je geeft hierbij de IP-adressen op die wél mogen kijken. Nadeel is dat je onmogelijk alle IP-adressen van mogelijke thuiswerkers (op tijd) kunt achterhalen.

Het beveiligen van de video stream tegen hackers is een lastiger verhaal. Veel gebruikte video codecs zoals H.264 en het FLV-formaat zijn niet waterdicht. Gelukkig zijn er ook methoden die wel 100% veilig zijn, zoals segmented streaming.

Techniek 3.0, segmented streaming

Veruit de beste methode die wordt gebruikt voor live video streams, is “segmented streaming”. Een webinar dat hier gebruik van maakt, creëert kleine stukjes video van enkele seconden en verbindt deze naadloos aan elkaar. Hier zie je in de praktijk niks van, maar aan de achterkant heeft dit meerdere voordelen.

Zo kunnen die kleine stukje video allemaal apart worden versleuteld. Dit zorgt ervoor dat de stream optimaal is beveiligd tegen hackers en dat jouw vertrouwelijke boodschap niet kan worden onderschept.

Naast de waterdichte beveiliging, is segmented streaming ook erg goed in het managen van interne netwerkbelasting. Doordat de video stream niet één groot geheel is zoals gebruikelijk, maar uit vele kleine stukjes bestaat, wordt overbelasting van interne bedrijfsnetwerken voorkomen. Netflix werkt ook met deze techniek om ervoor te zorgen dat iedereen, waar dan ook ter wereld, kan kijken. Hetzelfde is dus ook mogelijk voor webinars.

Tot slot is het bijzonder handig dat er bij gebruik van segmented streaming technologie geen IT beheerder aan te pas hoeft te komen. De stream wordt namelijk gezien als “normaal” web verkeer, zoals e-mailen en surfen op het internet. Er hoeven geen aanpassingen aan de firewall of virusscanner van het netwerk te worden gedaan. Kortom, segmented streaming is de snelste, veiligste en goedkoopste methode voor interne communicatie webinars.

Tot slot

Ga je webinars inzetten voor interne communicatie? Vergeet dan niet om te informeren hoe het zit met de interne netwerkbelasting en beveiliging. Dan kan het live webinar altijd en overal worden bekeken.

Wil je weten wat de belangrijkste succesfactoren van interne communicatie webinars zijn, naast de techniek? Volg dan het gratis webinar “Interne communicatie - In 10 stappen een succesvol webinar” op vrijdag 15 januari.