[door Sander Haas]
De één vindt het schitterend, de ander gruwelt ervan: pitchen. Een potentiële opdrachtgever is op zoek naar een nieuwe leverancier en schrijft een pitch uit. Want ze zijn op zoek naar een partner; dat wordt tenminste in de uitnodiging vermeld. Jij als bureau bent een van de gelukkigen die is geselecteerd dus je gaat vol goede moed naar de opdrachtgever om te zien wat zij zoeken in een partner.
Helaas blijkt de opdracht te zijn: maak een plaatje en een begroting voor mijn opdracht. Het bureau met het beste voorstel tegen de laagste kosten mag het gaan doen. De rest heeft pech.
Korte doorlooptijd
Herkenbaar? Het kan ook anders. De samenwerking tussen schoonmaakorganisatie Asito en het bureau Nerds & Company kwam anders tot stand. Het begin was hetzelfde: vier bureaus mochten meedoen aan de pitch voor een nieuwe digitale communicatiestrategie, maar hoe maak je een selectie van bureaus die mogen doen in de pitch?
Vanuit het eigen netwerk of een half uurtje google-en is het vaak vrij eenvoudig een long list op te stellen van mogelijke leveranciers. Thijs Geerdink, CEO van Nerds & Company: ‘Wij als bureau stonden op die long list. Ik kreeg een aantal basisvragen op me afgevuurd en na een goed gevoel en passende antwoorden stonden wij op de shortlist.‘
Door selectief te zijn in wat je echt wil weten kan deze voorselectie een korte doorlooptijd laten hebben. Denk aan:
- Selectie op geografische ligging
- Referentie opvragen van relevante projecten
- Bureau omvang
- Specialismen
- Kwaliteitsstandaarden
- Personeelsbeleid
- Financiële situatie deelnemer (achtergrond check)
BHAG
Vervolgens selecteer je en blijft er een shortlist over waar je mee om tafel gaat in twee vervolgsessies. De briefing ging over de ‘Why’ van Asito en werd door middel van een presentatie op het hoofdkantoor aan de deelnemende bureaus gegeven. Waar staat het bedrijf voor, wat is de strategie, hoe communiceren zij met hun doelgroepen? Vanuit de visie ‘Asito verbindt’ was de schoonmaakorganisatie op zoek naar een partner om hun digitale communicatie helemaal opnieuw vorm te gaan geven. Een echte partner. Leidend was de BHAG van Asito, hun Big Hairy Audacious Goal, ofwel het Grote Gedurfde Dappere Doel: De beste op online worden in B2B.
Passen en snappen
De opdracht was dan ook heel duidelijk: Geen plaatje en geen begroting. We willen dat jullie laten zien dat jullie bureau bij ons past en ons snapt. Het ging ons niet om het bureau dat technisch gezien de beste is, of de mooiste vormgeving kan maken. De bureaus die we hadden uitgenodigd waren allemaal goed in hun werk. De echte vraag was: wie past het beste bij ons? Als het mis gaat tussen klant en bureau is dat meestal omdat de twee elkaar niet goed genoeg begrijpen. Omdat een gezamenlijk doel ontbreekt. Vandaar dat onze selectie heel sterk leunde op onze ‘why’, daar moet een partner zich mee kunnen identificeren.’
Een advies om in het achterhoofd te houden: houd de pitch kort. Naast dat dit humaan is om te doen zou iedereen ook moeten weten dat pitchkosten terugverdiend moeten worden. Hoe korter de pitch –en dat kan best kort- hoe prettiger de ervaring van alle deelnemers.
Rondje bureaus / selectiecriteria
Onderdeel van de pitch was een bezoek aan de vier deelnemende bureaus, om de sfeer en de bedrijfscultuur daar te proeven. De bureaupresentatie was dan ook geen ‘moetje’ voordat de plaatjes getoond werden, maar het belangrijkste onderdeel van de pitch. Daar moest de klik worden gemaakt. Snapt het bureau wat we willen en vertalen ze dat naar een strategie die bij ons past.
Thijs Geerdink: ‘Voor bureaus zijn ‘kijkje-in-de-keuken sessies’ een uitgelezen kans op jezelf te presenteren tegenover selectiecriteria. Denk bijvoorbeeld aan;
- Laat een aantal creatieve impressies zien
- Geef inzicht in de (technische) kwaliteitsstandaarden van je bureau
- Geef een opzet van een roadmap of product plan
- Laat al kennismaken met het team en geef daarmee antwoord op de vraag ‘Krijg ik als klant een dedicated team’?
- Waarom zijn wij de beste partij voor jullie?
- Onderzoek een match op cultuur tussen de potentiële klant en het bureau
Het zou in deze fase nog niet om geld moeten gaan maar puur op een beargumenteerd gevoel: wie is de beste match voor ons. Uurtarieven en offertes komen na de bureauselectie. Op basis van bovenstaande zou je die prima moeten kunnen maken.
Knuffelen en opstarten
Wanneer de keuze gemaakt is is het tijd om het partnership in te gaan vullen. De keuze voor het bureau is niet het einde van een pitchtraject. Het is het begin. Om echt als gezamenlijk team te opereren, met een gezamenlijk doel, is het essentieel om elkaar te leren kennen. Gelijkwaardigheid is hierbij essentieel. Steek de barbecue aan, trek een fles wijn open en leer elkaar kennen als mens, niet alleen als professional. Belangrijk is hier het hele team van beide zijden bij te betrekken.
Onderschat het belang van de gesprekken over koetjes en kalfjes niet. Hoe beter je elkaar kent en kan inschatten hoe effectiever ga je samenwerken. En als er goed geknuffeld is, kan het echte werk beginnen. De financiële afspraken moeten gemaakt worden. Dit kan in de vorm van een offerte voor de eerste fase van het project of programma. Belangrijk hierbij is de vraag: hoe gaan we gelijkwaardigheid in het partnership bewaken en wat wordt de creatieve vrijheid voor de eerstvolgende fase?
Wanneer dit is afgestemd staat niets meer in de weg voor een effectief project en een prettig partnership. Het werken aan een successtory. Een gezamenlijke successtory.
Sander Haas is manager communicatie bij Asito
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!