Yammer bevorderen? Verbied e-mail!

Vorige week had ik twee leuke gesprekken over interne social media. Eerst met studente Rebecca Kruyt over haar onderzoek naar social media in organisaties. Daarna met Michiel Daalmans van The Outsiders. Professionals met een bovenmatige interesse in de toepassing van Yammer. In beide gesprekken stond dialoog in organisaties bevorderen centraal. Met de doorbraak van interne social media (en vooral de integratie van Yammer in SharePoint), lijkt het nu in bijna alle organisaties mogelijk om de dialoog digitaal te faciliteren. Toch zien we nog steeds veel collega’s elkaar CC’en, replay-all’en, of zware bestanden mailen. En dat terwijl je in Yammer alle documenten in de cloud terugvindt, er tegelijk met collega’s aan kunt werken en ook nog eens ziet wie wat heeft gewijzigd. Kim Spinders zei het al: Stop met e-mail!

De olievlekstrategie

Eigenlijk zijn er twee strategieën om Yammer (of Chatter, of elk ander intern sociaal systeem) te introduceren. Mijn voorkeur gaat uit naar de olievlekstrategie. Kort door de bocht: je begint met faciliteren: zorg dat iedereen in de organisatie de kans krijgt om kennis te maken met Yammer. Bijvoorbeeld door in een lunchbijeenkomst de mogelijkheden toe te lichten. Vervolgens maak je het iedereen zo makkelijk als het maar kan. Wat helpt: een team inzetten dat bij iedereen de basisinformatie van Yammer installeert, zodat de achtergrondinformatie en avatar-foto van iedere medewerker helemaal top is.

Stimuleer dat medewerkers gebruikmaken van Yammer, bijvoorbeeld bij groepen maken. Initiatieven die van de grond komen, koester je vervolgens zoveel mogelijk. Door het succes van de eerste initiatieven breed in de organisatie bekend te maken, is de kans groot dat steeds meer mensen de sociale media gaan gebruiken. Werkt deze aanpak altijd? Nee. In sommige gevallen blijft het bij de eerste initiatiefnemers, en valt Yammer terug.

De wegversperringsstrategie

In het gesprek met Michiel werd mij duidelijk dat er ook een andere strategie mogelijk is. Hij denkt dat medewerkers Yammer niet spontaan zullen gebruiken, omdat het tijd kost om het systeem te leren gebruiken. De winst op de lange termijn weegt niet op tegen het verlies (lees: aanleren van een nieuw systeem) op de korte termijn. Men zal daarom bij de vertrouwde e-mail blijven. De mens blijft een gewoontedier. Als je de olievlekstrategie hanteert, zal de vlek niet groot genoeg worden. Alleen de early adopters zullen het overnemen, daarna stokt het.

We denken te vaak dat alleen communicatie tot gedragsverandering leidt. Maar het kan ook anders. Met de wortel-en-stok-methode, of met dwang. Dat regels kunnen leiden tot gedragsverandering zie je bij de invoering van het rookverbod. Op werkplekken is het roken pas echt gestopt toen het werd verboden. Door de weg naar interne e-mail te versperren, is iedereen genoodzaakt over te stappen op Yammer of andere vormen van social intranet. Een verschil is natuurlijk dat iedereen in het geval van roken al overtuigd was van de nadelen. De nadelen van e-mail en de voordelen van Yammer moeten eerst helder gemaakt zijn, voordat je een verbodsstrategie kunt invoeren.

Michiel Daalmans over interne mail afschaffen

Interne mail afschaffen moeilijk? Valt mee, volgens Michiel Daalmans. Verwijder bijvoorbeeld de interne (groeps)mail uit Outlook. Dan moet je alle losse ontvangers elke keer apart invoeren. Dat is een hele klus. Yammer gebruiken is dan ineens makkelijker dan mailen. Mensen zijn bereid een nieuwe weg te proberen als een oude weg is afgesloten. Het is dan wel belangrijk dat veel toepassingen in Yammer geboden worden, want het uiteindelijke doel is niet te beperken maar te verrijken. Dus: doorsta de storm van interne kritieken (lees: de luie zenders), et voilà: een nieuwe weg ontstaat.

Wat denken jullie: is e-mail verbieden een optie? Past een wegversperringsstrategie bij het invoeren van sociale media? Of heeft de olievlekstrategie jullie voorkeur? Ik ben benieuwd naar ervaringen.