Aanbestedingen. Wie is er niet groot mee geworden? Wie herinnert zich niet die heerlijke lange nacht voor de deadline, waarin je samen met je officemanager alle documenten in achtvoud bij elkaar brengt? Elk bureau – behalve de ‘tenderpreneurs’, die een businessmodel hebben gemaakt van hoe je winnende aanbestedingen schrijft - heeft er een gigantische schurfthekel aan. Maar ik denk dat dit vooral te maken heeft met dat veel aanbestedingen opgesteld zijn door de verkeerde mensen met de verkeerde doelen. Want mits goed ontworpen, kan een aanbesteding een fantastisch gedragsinstrument zijn.
Laat ons beginnen met de eigenschappen van slechte aanbestedingen. Een eerste probleem is wat ik noem ‘de defensieve aanbesteding’. De meeste aanbestedingen zijn vooral geschreven vanuit een angst om afgerekend te kunnen worden. Het resulteert in hele boekwerken die indieners moeten schrijven, die daardoor vooral de professionele aanbestedingstijgers belonen die weten wat een aanbesteder wil horen.
Een tweede soort is ‘De schertsvertoning’. Dit is de aanbesteding, waarbij een aanbesteder voor de vorm een formele procedure uitschrijft, maar eigenlijk een duidelijke voorkeur heeft. Er is voor deelnemers aan zo’n aanbesteding niets frustrerender dan dagen te schrijven om te voldoen aan een bureaucratische schertsvoorstelling en vervolgens geen objectieve redenen krijgen waarom een andere partij gewonnen heeft.
Een derde probleem is de Usual Suspects-bias: De beoordelingscriteria bepalen op voorhand wie er kan winnen. Bijvoorbeeld: Hoe meer de opdrachtgever een beroep doet op relevante cases, hoe groter de kans dat de opdracht naar een gekende partij gaat. Jonge bedrijven met interessante frisse ideeën maken dan hoegenaamd geen enkele kans.
Een vierde probleem is ‘de schoonheidswedstrijd’, oftwel ‘de creatieve pitch’. Deze moet echt dood. Onbetaalde schoonheidswedstrijden verraden sowieso een opdrachtgever die geen idee heeft wat ie doet. Want een idee bedenken is niet moeilijk. Een idee thuisbrengen is het echte harde werk. En vaak blijkt de organisatie achter de organisator van de schoonheidswedstrijd helemaal anders te denken over ‘wilde ideeën’, dan de opdrachtgever.
Hoe moet het dan wel? De beste aanbestedingen zetten de gewenste uitkomst centraal. Hoe meer de gewenste uitkomst centraal staat, hoe meer deelnemers hun creativiteit, vakmanschap en technische knowhow moeten gebruiken om de aanbesteding te winnen. Het zorgt ervoor dat je een strijd op basis van innovatie en goed onderbouwde strategie krijgt.
Een voorbeeld: Als de overheid bepaalt dat het een oplossing wil om de grote industrie van klimaatneutrale energie te voorzien, dan is het aan de markt om hard te maken hoe het dit op de meest kost-efficiënte manier wil realiseren. Als kernenergie, of windenergie met groene waterstof naar bovenkomt, dan zal dat blijken uit de aanbiedingen. Als twee partijen met hetzelfde idee komen, dan kies je voor het bedrijf met de meest betrouwbare aanpak.
Aanbestedingen kunnen fantastisch zijn, maar hou ze alstublieft ver weg uit de handen van de verkeerde mensen. Hoeveel nutteloos verspilde dagen zouden ons dan niet bespaard zijn geweest?
Tom De Bruyne is gedragspsycholoog en eigenaar van Sue Amsterdam en the behavioural design academy
