Een overleg is zo goed als de acties die eruit voortvloeien. Als de acties die in een overleg zijn afgesproken niet worden uitgevoerd en de actielijst alleen maar langer wordt, is het met terugwerkende kracht overbodig. Dat is zonde van de energie, de tijd en het geld dat groepsgewijs overleggen kost. Bovendien is er weinig demotiverender dan een actielijst met deadlines die vele malen zijn overschreden of doorgeschoven.
Pak de koe bij de horens
Om het probleem adequaat aan te pakken, moet je weten wat de oorzaak is. Hierbij 7 oorzaken met hun remedies:
- Acties zijn eigenlijk of bij nader inzien onbelangrijk (remedie: schrap ze).
- De deadlines zijn niet reëel (remedie: wees eerlijk en duidelijk, leg verantwoordelijkheid bij de actiehouder).
- Dezelfde mensen hebben te veel acties en kunnen het niet aan (remedie: beter verdelen; sommigen kunnen geen nee zeggen).
- Gebrek aan discipline of slechte planning van de actiehouder (remedie: aan het eind van het overleg meteen samen acties inplannen; actielijst binnen 48 uur verspreiden met namen en rugnummers).
- Acties komen telkens weer terug in de vergadering, zodat een functioneringprobleem een vergaderprobleem wordt (remedie: leidinggevende spreekt medewerkers erop aan buiten de vergadering, informeel en in functioneringsgesprekken).
- Acties zijn niet voldoende smart (remedie: maak ze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).
- Doorschuiven van acties en verschuiven van deadlines worden te gemakkelijk geaccepteerd (remedie: maak er een punt van; noteer op actielijst het aantal malen dat een actie tegen de belofte in niet is uitgevoerd).
Als je lid bent van een team dat kampt met een overvolle en groeiende actielijst, raad ik je aan dit probleem meteen te agenderen en op te lossen. Je hebt nu geen excuus meer om dat niet te doen.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!