Wie is de haas, wie de slak?

[door Marjan Haselhof]

Heb je soms moeite met het snel doorvoeren van plannen binnen je team? Merk je dat jouw mensen veel trager zijn dan jij bent? En dat ze ook een portie gedrevenheid missen?

Als je dit herkent dan wil je waarschijnlijk sneller dan je team. Maar klopt het wel dat je team niet hard genoeg gaat? Of vind je het gewoon lastig aan te sluiten bij het tempo van je team en zegt het misschien meer over jou dan over je team?

Veel leidinggevenden zijn gedreven, hebben veel ideeën, denken in mogelijkheden en hebben plannen om dingen te veranderen. Kwaliteiten waarom ze hoogstwaarschijnlijk manager zijn. Kwaliteiten die organisaties vaak hard nodig hebben om belangrijke wijzigingen of nieuwe producten/diensten door te voeren.

Toch hebben deze kwaliteiten ook een keerzijde. Gedrevenheid en actiegerichtheid zorgen er voor dat je onvoldoende aansluit bij mensen die anders in elkaar zitten.

Verwachtingen managen

Het is dan ook jouw verantwoordelijkheid je niet te laten frustreren door het tempo van in jouw ogen ‘minder snelle’ collega’s. Hoe doe je dat? Door je  verwachtingen te managen. Dit vinden velen echter ongelofelijk lastig.

We hebben namelijk veel (onbewuste) verwachtingen. We verwachten bijvoorbeeld ‘dat mensen op tijd komen, dat ze hun afspraken nakomen, dat ze hun resultaten behalen, dat ze hun kwaliteiten inzetten, dat ze zich voor 150% inzetten, dat ze net zo gedreven zijn als jijzelf, dat ze ’s avonds mail lezen.’

Herken je een aantal verwachtingen? En klopt het dat je dan mensen beoordeelt (en veelal veroordeelt) op basis van jouw verwachtingen? Hetgeen er toe leidt dat, wanneer jouw verwachtingen niet uitkomen, het aan de ander ligt en niet aan jou?

De meeste mensen willen graag dat de ander zich aanpast aan onze verwachtingen en zijn minder geneigd eigen verwachtingen bij te stellen. En, er is nog iets dat speelt. We hebben de neiging anderen te beoordelen op gedrag en onszelf op onze intenties. Wat bedoel ik hiermee?

Dat we anderen sneller veroordelen dan onszelf. Dat we bij onszelf al snel denken ‘och, maar ik bedoel het toch goed (=intentie)’, ook al komt je opmerking er wat rottig uit. Omdat we de intentie van de ander niet weten nemen we niet snel een relativerende of vergoelijkende houding aan in de trant van ‘och, de intentie zal wel goed zijn’. Simpel omdat we de intentie niet checken!

Dit betekent dat we vaak veel kritischer zijn naar anderen dan naar onszelf. En nog meer reden hebben dat de ander moet veranderen.

Een voorbeeld

Floor is manager. Ze is een heel gedreven leidinggevende. Ze heeft mooie plannen bedacht die ze wil doorvoeren met haar team. Ze heeft hiervoor deadlines gesteld maar merkt dat tussentijdse deadlines vaak niet gehaald worden. Het frustreert haar behoorlijk dat haar mensen niet een tandje bij zetten en niet meer motivatie laten zien om deadlines te halen. Ze begrijpt niets van deze houding en laat dat ook regelmatig blijken. Helaas heeft dit weinig effect op haar medewerkers. Die doen gewoon wat ze moeten doen. Ze hebben geen zin extra overuren te draaien omdat hun manager zich gecommitteerd heeft aan deadlines die in hun ogen onhaalbaar zijn. Onderling klagen ze over de te grote gedrevenheid van Floor wat onrust en spanning veroorzaakt in het team.

Wat is hier aan de hand? Floor heeft te veel verwachtingen van haar team. Ze verwacht dat haar mensen net zo veel en hard werken als zij, dat ze overuren draaien en net zo gedreven zijn als zij. De realiteit is echter anders. Haar medewerkers hebben andere intenties dan Floor. Zij willen zich voor 100% inzetten maar niet voor 150%, zoals Floor. Ze willen een goede werk/privé balans en daarom alleen die uren draaien waar ze voor zijn aangesteld.

En vraag jezelf eens af; waarom zouden de intenties van deze medewerkers minder goed zijn dan die van jou? Wij mensen vinden het lastig zo te denken. We vinden dat onze eigen uitgangspunten, intenties en manier van werken (onbewust) beter zijn dan die van anderen. Waanzin, maar vaak de realiteit.

De enige manier om op een effectieve manier om te gaan met dit soort zaken is je eigen verwachtingen managen. Verander dus niet de ander maar verander zelf. Vanuit het idee dat frustraties over verwachtingen die niet uitkomen, alleen maar iets over jou zeggen en niets over de ander. Hoe verander je? Door jezelf niet als maatstaf te zien. Ga oordeelvrij in gesprek met je medewerkers en check de intenties achter iemands gedrag. En bedenk dat deze net zo waar voor hen zijn als jouw intenties waar zijn voor jou. Je mensen zullen zich gehoord en begrepen voelen. Grote kans dat ze die kant op bewegen die jij voor ogen hebt. Puur en alleen omdat jij een andere kijk op de situatie hebt gekregen door je verwachtingen bij te stellen. Zo simpel kan leidinggeven zijn!

Stappenplan voor het managen van verwachtingen

Stap 1: Merk je dat je sneller wilt dan je team? Dat je gedrevenheid je parten speelt? Schrijf je verwachtingen op die je hebt over je team.

Stap 2: Bedenk dat dit JOUW verwachtingen zijn. Ga oordeelvrij het gesprek in met je team en check wat hun verwachtingen zijn. Beoordeel anderen dus niet op gedrag maar op hun intenties.

Stap 3: Luister naar je team en stel samen realistische doelen op. Op deze manier worden je plannen gedragen omdat mensen zich gehoord voelen.

Marjan Haselhoff is oprichter en eigenaar van BuroKracht.