Goed vergaderen is een knap kunstje

door Maximiliaan Winkelhuis

We vergaderen en presenteren er flink op los. Trots noemen we dat ‘polderen’. Dat klinkt alvast goed. 

Of zijn die meetings een noodzakelijk kwaad of zelfs nutteloos tijdverdrijf?

Het liefst komen we maar direct ter zake. Zonder een opwarmer gaan we snel aan de slag. Zo worden openingsrondjes wel wat rafelig. De start van (new business) gesprekken wordt zo een uitdaging.

Hoe zet je jezelf goed neer bij onbekenden? Voordat we gaan zitten denken we dat op te lossen met wat small talk. Eenmaal aan tafel gaan we met de TGV naar Parijs: in volle vaart denderen we door overvolle agenda’s.

Ja, goed vergaderen is een knap kunstje.

Dat geldt zeker ook voor de wekelijkse voortgangsbesprekingen. Vaak noodzakelijk, meestal weinig enerverend en soms zelfs slaapverwekkend. In dergelijke meetings lijkt de spreekwoordelijke trein nauwelijks vooruit te komen.

Het zou enorm helpen om aan het begin het ijs te breken. Laat iedereen eerst iets ‘vrijblijvends’ zeggen. Het lijkt tijd te kosten, maar het omgekeerde is waar.

In trainingen start ik daarom altijd met een ijsbreker. Tv-presentatoren als Matthijs van Nieuwkerk, Eva Jinek en Jeroen Pauw starten hun programma’s ook vaak zo. Dus waarom jij niet?

Vaak vergaderen we te lineair, te rationeel. Dat leidt tot overactiviteit van de linker hersenhelft. Vergaderingen lopen echt vlotter als onze intuïtieve kanten ook meedoen.

Begin een vergadering daarom met een ijsbreker: een makkelijke, uitnodigende vraag. Dat levert persoonlijke aandacht waardoor mensen zich betrokken voelen. IJsbrekers voorkomen dat mensen zwijgend  achterover leunen en laat actief worden. Zonder zo’n ijsbreker kan de aanvankelijke passiviteit zomaar omslaan in negativiteit. Jouw trein loopt dan vast omdat er in het begin geen stimulus was tot echte participatie.

IJsbrekers zijn er te kust en te keur. De volgende openingen nodigen mensen uit om iets te zeggen:

Presenteer degene die naast je zit aan de groep. Dit werkt beter dan jezelf voorstellen.
Vertel wat jou persoonlijk raakt in het nieuws. Welk beeld of filmpje hoort daar bij?
Vraag wat de eerste gedachte was die je had toen je vandaag aan deze meeting dacht?
Waar heb je vandaag absoluut geen zin in? Altijd handig om te weten.
Vertel iets over jouw werkplek. Over dit onderwerp heeft iedereen wel iets te vertellen.
Wie is de meest inspirerende professional die je kent? John, Johnny of juist Linda de Mol?
Waar ben je het meest trots op in je werk? Het benoemen van successen werkt positief.
Wat is de beste commercial die je ooit gezien hebt? Of het beste YouTube filmpje? De beste app?
 

Kies vooral ijsbrekers die bij jou passen. Waarbij jij je goed voelt. Dan voelen de anderen zich ook sneller oké en dat levert je veel communicatiekracht. Zet in met een vraag waarop iedereen makkelijk kan antwoorden. Discussies voeren over de antwoorden maakt de energie meestal niet vrij. Een antwoord kort herhalen helpt wel. En doorvragen helpt ook, omdat dat interesse toont.

‘Polderen’ is wat mij betreft prima zolang er aan het einde van een vergadering of een presentatie meer energie is dan aan de start. En daar past een oude tegelwijsheid bij: een goed begin is het halve werk.

Maximiliaan Winkelhuis is communicatie- en leiderschapstrainer en management coach