Strakke planning of flexibiliteit? “Projectplanning is een eeuwige worsteling”

Een heldere scope, duidelijke verantwoordelijkheden en netjes afgelijnde fases met deadlines en kosten: enkel met een strak plan lever je op tijd een project af waar je klanten u tegen zeggen, vindt Thomas Isarin van eventproductiebureau Unlimited Productions: “Projecten organiseren doen wij graag volgens het boekje. We gebruiken een duidelijke template met fases en piketpaaltjes die onze mensen houvast geven. Pas als ze een to-do afvinken, kunnen ze de volgende stap zetten. Die ijkpunten zijn nodig voor de continuïteit.”

Werner De Smet, founder van communicatiebureau oona, moet even slikken bij zoveel structuur. Van alle petten die hij opzet, zit die van projectmanager het minst lekker, geeft hij toe: “Ik vind het lastig om vaste patronen uit te tekenen voor onze mensen. We bepalen natuurlijk wel een scope en we zoeken ijkpunten. Maar door de veelheid aan kanalen en de continue stroom van nieuwe projecten, blijft projectplanning een eeuwige worsteling.”

“Ik snap wat je bedoelt”, stelt Petra De Roos van advertising agency LDV United hem gerust. “In onze branche speel je vaak uitvindertje. Maar dat neemt niet weg dat er vaste templates en methodologieën zijn waar je je aan kan vasthouden.”

De twijfel van onze panelleden is herkenbaar. Projectplanning en flexibiliteit is een eeuwige spagaat binnen bureaus. Want hoe uiteenlopend ook de uitspraken van Werner, Petra en Thomas, allemaal zijn ze het erover eens: hun medewerkers stop je niet in een keurslijf.

“In de eventsector werken geen nine-to-fivers”, aldus Thomas. “Onze teams stellen zich razend flexibel op voor onze klanten. Dus zijn wij ook flexibel voor onze mensen. Iedereen mag zijn eigen accenten leggen. Dat maakt het juist prettig.”  

“Wij zoeken ook naar die balans tussen vaste patronen en autonomie”, bevestigt Petra. “Met een belangrijke nuance: wat wij doen, is veelal teamsport. Het team staat op één.”

En dat team wordt best zorgvuldig samengesteld, zo blijkt. Werner: “oona werkt voor heel wat nicheklanten: entertainment, lifestyle, enzovoorts. Elke sector wordt bediend door een community van specialisten, mensen die die wereld kennen en er zich goed in voelen.”

Petra gelooft in dedicated teams, maar wil vermijden dat bepaalde teams op één enkele klant werken. “Kruisbestuiving leidt tot mooie resultaten in onze branche, al moet er uiteraard een raakpunt zijn met de leefwereld van je medewerkers. Iemand van 24 laten we niet werken op een familiemerk. Wat niet betekent dat hij niet kan aansluiten bij zo’n team. Dat kan net voor vuurwerk zorgen. Als die persoon er tenminste zin in heeft. Een stukje casting zorgt ervoor dat mensen hun werk graag doen.” 

Een blog over projectplanning zonder het over tools te hebben? Yep, dat was de bedoeling. Want uiteraard komen de tools nog aan bod. De panelleden hebben er zelfs best heftige meningen over. Die onthullen ze in Teamleader's volgende blog en video.

Nog niet ingeschreven voor Teamleader's tweewekelijkse Agency Life-nieuwsbrief? Doe het vandaag nog. Je krijgt enkel Agency Life-content, da’s beloofd. 

In Agency Life gaat Teamleader op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. Teamleader brengt knappe koppen uit de Nederlandse en Belgische agencywereld samen en bevragen hen honderduit. 

Zij passeerden al de revue: een hele stoet interessant volk dat maar wat graag zijn visie deelde op business development en money matters. Dit seizoen duiken we in ‘project & team management’. Zij duiken met ons mee: Thomas Isarin (Unlimited Productions), Petra De Roos (LDV United) en Werner De Smet (oona).

Schrijf je in voor Teamleader's tweewekelijkse Agency Life-nieuwsbrief.