In 5 stappen naar meer efficiëncy en betere creativeit

Je moet er wat voor over hebben om een lezing van David Allen te kunnen meemaken: een half uurtje wachten in de kou, een zitplaats in de Westerkerk met weinig zicht op de spreker.

Maar dan heb je ook wat. In 90 minuten neemt Amerika's beroemdste productiviteitsgoeroe het publiek mee langs de vijf basisprincipes van Gettings Things Done, zijn bestseller die de lezers een productiever en creatiever leven belooft.

Zijn systeem is eenvoudig en luidt kort samengevat: maak een gestructureerd systeem van 'lijstjes' waarin je je taken bijhoudt. Denk je ergens aan, schrijf het op. Daarna kun je beginnen wat je moet doen.

Zorg dat je hoofd leeg is om te kunnen denken en creatief te zijn, in plaats van dat het een opslagplaats is voor allerlei to do's.

De 5 stappen

• 1. capture: Begin met alles te verzamelen van alles wat je aandacht heeft. Zorg vervolgens dat je je hoofd daarvan leeg maakt van alle projecten, zowel die waar je nu mee bezig bent als di ewaarmee je nog wilt beginnen. Maar ook van de boeken die je nog wilt lezen en de Netflix series die je nog wilt zien.
• 2. clarify: Hier gaat het om de 2-minuten regel. Kan je de betreffende taak binnen 2 minuten uitvoeren? Direct doen, zodat je die taak kan vergeten. Volgens Allen kost het namelijk ook 2 minuten om die taak goed te beschrijven en toe te voegen aan je 'systeem'. Duurt de taak langer: plan dan tijd in je agenda in om dit te gaan doen. Of nog beter, delegeer het.
• 3. organize: Organiseer je acties in vooraf benoemde thema's. Bijvoorbeeld een rubriek 'bellen', met daarin alle mensen die je moet bellen. Denk ook aan die lange bucketlist: 'dit wil ik ooit nog doen'
• 4. reflect: Ga wekelijks door je lijsten heen, kijk wat er weg kan en wat moet worden aangepast.
• 5. engage: Ga aan het werk! Werk de taken die op je lijstjes staan stuk voor stuk af.

Hoe nu verder?
Welke tools kan je het beste gebruiken? Beetje flauw antwoord: wat jij het prettigst vindt werken. Pen en papier of Excel, maar er zijn ook talloze appjes die je kunnen helpen. Zelf ben ik fan van Evernote; deze tool is de backbone van mijn lijstjes. Daarnaast gebruik ik Google Calender voor geplande taken en 'to do' reminders.