Hoe verzamel je correct e-mailmarketing opt-ins?

In mijn blogdrieluik ‘E-mail wet- en regelgeving. 22 prangende vragen beantwoord’ behandel ik de meest voorkomende vragen over e-mail wet- en regelgeving behandeld.

In de eerste blogpost op MarketingOnline besprak ik het toestemming vragen en het verzamelen van e-mailadressen al. In dit tweede deel staat het correct verzamelen van opt-ins centraal.

7. Is bij de inschrijving voor meerdere nieuwsbrieven een enkele opt-in voldoende?

Het is toegestaan dat men zich via één inschrijfformulier inschrijft voor meerdere nieuwsbrieven. Het is hierbij alleen wel belangrijk dat in de bevestigingse-mail (double opt-in) ook de verschillende nieuwsbrieven waarvoor men zich heeft ingeschreven duidelijk worden vermeld.

8. Mag ik e-mailadressen met een opt-in kopen en benaderen?

Het is toegestaan om e-mailadressen met opt-in te kopen. Houd echter wel rekening met een aantal belangrijke zaken: Controleer nauwkeurig of de consument uit het bestand bij inschrijving via een aparte en actieve handeling toestemming heeft gegeven voor het verstrekken van zijn e-mailadres aan derde partijen. Dat bij de toestemmingsvraag in een bij- of onderschrift duidelijk is gemaakt dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van commerciële email en/of derdenverstrekking,Vergeet vooral niet in iedere e-mailing duidelijk te vermelden hoe je als afzender aan dit e-mailadres bent gekomen. Dus omdat hij in het bestand van de verkopende partij staat en hij hiervoor toestemming heeft gegeven. Let op! De partij waar je het bestand van hebt gekocht moet zorgdragen voor de afmeldmogelijkheid.

9. Mag ik mijn (oude) database eenmaal per post benaderen om een opt-in te vragen?

Het is toegestaan om al je (oude) contacten per post te benaderen en hen om een opt-in te vragen. Maar men moet zich zelf inschrijven voor de nieuwsbrief. Zie ook vraag 6.

10. Mag ik reclame maken voor een derde partij, bijvoorbeeld een partner, in mijn eigen nieuwsbrief?

Het is enkel toegestaan om reclame te maken voor een andere organisatie, product of dienst mits dit duidelijk is gecommuniceerd op het moment dat de ontvanger zich inschreef voor de nieuwsbrief.

11. Hoe lang is een opt-in geldig?

In de wet staat geen specifieke termijn opgenomen hoe lang een opt-in geldig is. Wat vooral van groot belang is, is dat de ontvanger bij iedere e-mailing de mogelijkheid heeft om zich snel en gemakkelijk uit te schrijven. Maar om te voorkomen dat men oude bestanden gaat aanschrijven zijn er wel een aantal ‘gentleman agreements’ en tips opgesteld:

• Als er na 1 á 2 jaar geen contact is geweest met de ontvanger, dan adviseert men om het e-mailadres uit het bestand te verwijderen.
• Zorg dat er niet een te lange periode tussen de verschillende e-mailings zit zodat de ontvanger niet zal vergeten dat hij zich heeft ingeschreven. Verstuur bijvoorbeeld minimaal vier nieuwsbrieven per jaar.
• Wil je een oud e-mailadres toch benaderen? Dan ben je verplicht de ontvanger hier vooraf eerst van op de hoogte te stellen. Pas nadat je opnieuw toestemming hebt gekregen is een reactivering toegestaan. Voor bedrijven is het belangrijk uit te gaan van de verwachtingen van de klant. Met andere woorden: is er volgens de consument sprake van een relatie met het bedrijf, of voelt hij zichzelf inmiddels geen klant meer? Verwijder hem dan uit je database.

12. Mag je opt-ins verzamelen door het bieden van kortingen of een ‘like-en-win actie’?
Het is toegestaan om opt-ins te verzamelen door het bieden van een korting of ‘like-en-win’, mits de ontvanger met een actieve handeling (aanvinken) zijn opt-in kan geven. Vergeet ook niet duidelijk op te nemen voor welk doel het e-mailadres zal worden gebruikt. En het is daarna natuurlijk ook een absolute must om in iedere e-mailing die hierop volgt de uitschrijfmogelijkheid aan te bieden.

TELL-A-FRIEND EN MEMBER-GET-MEMBER

Voor andere type acties als tell-a-friend en member-get-member via e-mail hebben toezichthouders OPTA en CBP een aantal regels opgesteld. Hierin staat onder meer dat bij dit soort acties de verzender en de vriend niet beloond mogen worden. Het idee hierachter is dat je met een tell-a-friend eigenlijk het spamverbod omzeilt, dit omdat je (weliswaar via vrienden van) een e-mailing verstuurt zonder voorafgaande toestemming. Met betrekking tot de actie via e-mail gelden dus de CBP-regels en mag je officieel geen beloning aan de vriend of de ontvanger geven.

Je moet je ook aan de andere regels houden en duidelijk maken wie ‘de vriend’ is en de vriend voor het versturen volledige inzage geven in het bericht. Je mag de e-mailadressen van vrienden alleen gebruiken om eenmalig het bericht te versturen namens de vriend, dus niet opslaan. Bij een member-get-member actie via telefoon of post mag een organisatie wel belonen.

13. Hoe moet de afmeldprocedure eruitzien?

Een ontvanger moet zich altijd snel en gemakkelijk kunnen uitschrijven. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om ingewikkelde log-out procedures in te richten, zoals het eerst verplicht invoeren van een wachtwoord. Een ontvanger moet zich ook altijd kosteloos kunnen afmelden op het niveau waarop hij zich heeft aangemeld. Op concern of holding niveau, of voor het label waarvoor hij zich heeft ingeschreven. Met andere woorden: men moet de mogelijkheid krijgen om zich in één keer voor alle nieuwsbrieven uit te schrijven. Hier mag je wel een actieve handeling van de ontvanger bij verwachten.

14. Moet in een service e-mailing ook een afmeldlink worden opgenomen?

In tegenstelling tot alle andere e-mailings is het niet verplicht om in een servicebericht een afmeldlink op te nemen. Houd er wel rekening mee dat in de e-mailing geen enkel commercieel bericht mag worden opgenomen.

Deel III: databeheer, social media en herkenbaarheid

Ik hoop dat dit tweede deel je ook de antwoorden heeft gegeven waarnaar je op zoek was. Of misschien gaf het je de bevestiging dat jouw bedrijf goed bezig is. Binnenkort volgt hier op MarketingOnline deel drie. In deze derde en laatste blogpost over e-mailmarketing wet- en regelgeving ligt de nadruk op databeheer, sociale media en herkenbaarheid.