Afgelopen week hadden we weer een aanbestedende overheidsorganisatie die halverwege de procedure besloot het hele proces stil te zetten "omdat er toch nog wat onduidelijkheden intern waren".
Wij hadden al onze spullen netjes op tijd ingeleverd: allerlei verklaringen en officiële stukken, drie referenties met handtekeningen van onze klanten, cv’s, een uitgewerkte case. In totaal was er 48 uur aan gewerkt door drie collega’s. We bleken met 34 andere bureaus te hebben meegedaan...
Schrijffoutje
Maar de overheidsorganisatie had er nog eens een nachtje over geslapen. Als een inschrijvend bureau slechts een simpel schrijffoutje maakt wordt hij door de inkopers meteen uit de procedure gedonderd. Blijkbaar moeten ondernemingen foutloos zijn en kunnen aanbesteders zich alles veroorloven.
Laat ik duidelijk zijn. In tegenstelling tot veel vakgenoten heb ik op zichzelf geen moeite met het gegeven dat de overheid werk openbaar aanbesteedt. Dat is beter dan dat bestuurders of managers alle klussen onderhands wegzetten bij hun vriendjes, zoals het ook een hele tijd is gegaan. Het is tenslotte publiek geld.
Rug recht
Wel heb ik grote moeite met de manier waarop veel opdrachtgevers bij de overheid dit doen. Dat komt omdat de procedures worden gedomineerd door de inkopers, die meer geïnteresseerd zijn in rechtmatigheid dan in doelmatigheid.
Die letten op de punten en komma’s in plaats van wat er tussen die punten en komma's in voorstellen wordt opgeschreven. De communicatiemensen bij opdrachtgevers vinden het allemaal maar ingewikkeld en laten die inkopers hun gang gaan. Die zouden veel sterker zelf hun verantwoordelijkheid moeten nemen en hun rug recht moeten houden.
Oude voet
Ook worden aanbestedingen onnodig zwaar opgetuigd. Dat hoeft helemaal niet meer. Sinds anderhalf jaar ligt er een nieuwe wet, die alles veel lichter maakt. Geen dikke pakken papier. Geen zware referenties met handtekeningen. Geen formele bewijsstukken. Het is allemaal niet meer nodig.
Maar de inkopers gaan gewoon door op de oude voet en blijven al die dingen toch eisen, ook voor opdrachten van enkele tienduizenden euro's waar je helemaal niet openbaar voor hoeft aan te besteden.
Eigen beoordelingstermijn
Mijn ergernis zit vooral in het feit dat die inkopers allerlei dingen van ons eisen, maar zich zelf alles denken te kunnen permitteren. Als jij je voorstel één seconde te laat indient lig je eruit. Maar het is ons dit jaar al drie keer overkomen, dat een opdrachtgever ná indiening zelf hun eigen beoordelingstermijn oprekten "omdat ze meer tijd nodig hadden". En dan praat ik nog niet over tussentijds gestopte procedures of veranderde eisen (nadat je er al bakken werk in had gestopt).
Leiband inkopers
Het zou allemaal veel beter kunnen, als opdrachtgever gebruik maakten van de juridische mogelijkheden die er zijn om het allemaal lichter en professioneler te maken.
Zo kunnen opdrachtgevers nu ook kiezen voor een aanpak waarbij ze wel eerst gewoon met bedrijven in gesprek gaan en niet alleen maar via papier/digitaal communiceren. Dat mag gewoon. Maar vrijwel niemand doet het. En te veel communicatiemensen lopen braaf mee aan de leiband van hun inkopers. Het is toch hün opdracht waar het over gaat?
Plaatstaal
Ik begrijp dat veel collega-bureaus het hebben opgegeven en dit circus aan zich voorbij laten gaan. Wij kiezen er zelf voor om wel aan aanbestedingen mee te doen. Omdat we werken voor de publieke sector mooi vinden en het over maatschappelijk relevante dingen gaat. En gelukkig winnen we er ook geregeld eentje. Maar je moet wel een huid van plaatstaal hebben...
