Confronterend gesprek? Volg de 4 G’s!

Veel leidinggevenden vinden het erg lastig een goed gesprek te voeren met hun medewerkers. Vooral als het om het functioneren van die medewerker gaat. Velen hebben de neiging dit uit te stellen, eromheen te draaien en het dus uit de weg te gaan.

Uiteraard weten ze wel dat het voeren van een confronterend gesprek hoort bij een baan als leidinggevende. Maar het blijft voor velen doodeng en verre van comfortabel. Smoesjes krijgen al snel de overhand.

‘Ik heb het te druk om een goed gesprek te voeren.’ ‘De ander zit vast niet lekker in zijn vel, dus laat ik hem maar niet lastig vallen.’ ‘Wie weet wordt de ander boos op mij en dat wil ik natuurlijk ook niet.’

De meeste mensen zijn meesters in het uit de weg gaan van zaken die lastig zijn. Zaken waarvan je weet dat je ze ‘moet’ doen maar die je blijft uitstellen. Hoe komt het dat we ‘lastige’ zaken uit de weg gaan?

Dat komt omdat we onze emoties, interpretaties en feiten niet goed kunnen scheiden.

Een voorbeeld

Mark is leidinggevende en heeft een functioneringsgesprek ingepland met zijn medewerkster Isabel. Hij ziet als een berg tegen dit gesprek op. Isabel functioneert namelijk op één punt niet voldoende; ze heeft haar projecten meestal niet op tijd af. Hij heeft het idee dat ze haar werk niet onder controle heeft. Hij baalt hier stevig van. Hij zou willen dat ze haar werk beter plande en hem meer betrok in haar bezigheden. Hij weet dat hij haar hiermee moet confronteren maar niet hoe hij zo’n gesprek effectief aanvliegt. Hij voelt nu al het klamme zweet in de handen bij het idee van de confrontatie.

Mark laat zich leiden door emoties als boosheid, teleurstelling en onmacht. Deze emoties hebben hem behoorlijk in de greep, waardoor hij gespannen en gestrest is als hij aan deze situatie denkt. Realiseer je echter dat emoties er niet zomaar zijn. Ze komen voort uit interpretaties van de situatie.

Interpretaties

Interpretaties (oftewel aannames, overtuigingen) die hij heeft zijn: ‘ze moet mij op tijd informeren over de stappen die ze maakt in een project, ze doet haar werk niet goed, ze plant haar werk onhandig, ze komt haar afspraken niet na’.

Interpretaties zijn de bril waardoor je naar een situatie kijkt. Deze zorgen er vaak voor dat je in één waarheid blijft hangen. Je identificeert je met je interpretaties en ziet geen mogelijkheden anders met de situatie om te gaan. Door de interpretaties die Mark heeft, zit hij vast in zijn eigen waarheid. Dat bezorgt hem veel negatieve emoties.

Emoties

Emoties zijn een keuze. Door het veranderen van je interpretaties kun je andere emoties creëren. Toch ervaren veel mensen het als heel lastig emoties te stoppen of te veranderen. Dit komt omdat emoties ook een functie hebben. Ze zorgen er namelijk voor dat jij je eigen pijn achter je gedrag niet hoeft te voelen. In emoties blijven hangen is dus veilig.

Mark blijkt niet te willen voelen dat hij onzeker is wanneer hij de confrontatie aan moet gaan. Onzekerheid die voortkomt uit interpretaties als: ‘Ik wil aardig gevonden worden, ik wil erkenning.’

Feiten

Het contact met de pijn stelde Mark in staat te accepteren dat deze onzekerheid er is. Zodoende kon hij zijn interpretaties parkeren en naar de feiten kon gaan. Feiten zorgen ervoor dat een situatie neutraal wordt, dat de lading eraf is. Het enige feit in de situatie met Isabel was dat ze haar project niet af heeft binnen de gestelde termijn. Wat Mark daar allemaal van vindt, zorgt alleen maar voor negatieve emoties en ineffectief gedrag (confrontatie mijden).

Door vanuit de feiten de situatie te bekijken kon Mark het volgende gesprek voeren (methode van de 4 G’s):

1. Benoem het Gedrag

Mark: ‘Ik zie dat bepaalde projecten niet op tijd af zijn.’

2. Benoem het Gevoel dat dit jou geeft

Mark: ‘Omdat we naar mijn idee vaak hebben gesproken over de status van de projecten krijg ik het gevoel dat je mij niet serieus neemt. Dat maakt me onzeker.’

3. Geef het Gevolg aan voor jou

Mark: ‘Het gevolg is dat ik uit contact ga en weinig aandacht aan je besteed.’

4 Benoem het Gewenst gedrag

Mark: ‘Ik zou graag willen dat je mij betrekt in de stappen van je projecten, zodat ik weet waar je mee bezig bent.’

Een boodschap op een dergelijke manier brengen zorgt er vaak voor dat de ander gaat nadenken over zijn of haar gedrag. Realiseer je dat een ander zich meestal niet bewust is van het effect van zijn of haar gedrag.

Het durven aangeven wat iets met je doet (je kwetsbaar opstellen) is vaak een effectieve manier de ander te bewegen in de richting die jij voor ogen hebt.

Belangrijk is wel dat jij eerst zelf inzicht hebt in je eigen ineffectieve gedrag/emoties en onderliggende pijn. En accepteert dat deze er zijn.

Marjan Haselhoff is oprichter en eigenaar van BuroKracht.