Hoe manage je media-aanvragen op een authentieke en efficiënte manier

De manier waarop je je mediacommunicatie beheert heeft een domino-effect op de perceptie van je merk door het publiek.

Dus hoe manage je vragen van de media op een degelijke manier? Zoals bij de meeste PR-activiteiten is het belangrijk om goed voorbereid te zijn.

De eerste stap naar succesvolle mediacommunicatie is het opstellen van een plan. Creëer beleid in plaats van een reeks strenge voorschriften. Beleid kun je namelijk herzien en aanpassen wanneer je doelen veranderen.

Belangrijke dingen om rekening mee te houden:

• Wie onderhoudt contacten met de media: Is hiervoor één mediawoordvoerder aangewezen of zijn teamleden of een extern bureau geselecteerd die reageren? Stel vast wie op media-aanvragen reageert. Zo houd je je team op één lijn, voorkom je tegenstrijdige communicatie en bespaar je kostbare tijd.
   
• Waar registreer je mediacontacten: Worden media-aanvragen centraal geregistreerd, zodat iedereen hier toegang toe heeft, ongeacht wie er op kantoor is? Als je zorgt dat media-aanvragen op organisatieniveau toegankelijk zijn, voorkom je problemen als teamleden niet op kantoor zijn.
   
• Wat is de tone-of-voice van je organisatie: Om authentiek te zijn in je berichtgeving moet je eerst je communicatiestijl bepalen. Integreer een duidelijke tone-of-voice in je mediabeleid zodat je voor het publiek onsamenhangende communicatie vermijdt.
   
• Wat is de reactietermijn: 1 uur, 3 uur, 1 dag of 1 week? Bepaal het ideale en realistische tijdsbestek waarbinnen je woordvoerder, het team of de teams zullen reageren op media-aanvragen. Denk ook aan verschillende tijdschema's voor crisissituaties waarin een snelle reactie prioriteit heeft.
   
• Welke teams moeten worden geraadpleegd en wanneer: Zijn er afdelingen die geraadpleegd moeten worden bij bepaalde onderwerpen? Bedenk wanneer de juridische of financiële afdeling, marketing of zelfs de C-suite moet worden ingeschakeld voordat op een vraag wordt gereageerd om potentieel schadelijke miscommunicatie te voorkomen.
   
• Hoe prioriteer je informatieverzoeken: Zijn er bepaalde media kanalen, kansen of onderwerpen die prioriteit hebben? Pas je prioriteiten regelmatig aan je doelen aan en zorg dat je team weet hoe ze die goed moeten markeren.
   
• Hoe beperk je ongewenste publiciteit: Welke strategie volg je om een verhaal te corrigeren of te stoppen voordat de media het verspreiden? Media-aandacht is niet altijd positief. Daarom wil je een solide protocol opstellen om te reageren op nadelige aandacht van de pers.
   
• Zijn er mediakanalen waarmee je niet samenwerkt: Zijn er organisaties die niet aansluiten bij de waarden van je merk of waar je in het verleden problemen mee hebt gehad? Houd deze gegevens bij, zodat je team ze in één oogopslag kan controleren zonder de workflow te verstoren.
   
• Welke template gebruik je voor welk scenario: Wanneer is het juist om een antwoord sjabloon te gebruiken en wanneer niet? Bepaalde vragen krijg je telkens weer opnieuw. Maak daarom sjablonen aan met je authentieke brand voice om het tempo erin te houden, waarbij je team weet dat ze die voor specifieke scenario's kunnen gebruiken.
   
• Hoe vaak wordt je mediabeleid herzien en door wie: Je mediacommunicatiedoelen veranderen in de loop van de tijd en daarom is het belangrijk om tijd vrij te maken en je mediabeleid regelmatig te herzien en aan te passen. 
   

Het kost tijd om een uitgebreid mediabeleid te ontwikkelen, maar door richtlijnen vast te stellen, zorg je ervoor dat je team consistent kan werken. Zo blijft de berichtgeving consistent en authentiek en bescherm je de reputatie van je merk op de lange termijn.

-

Met een opgesteld mediaplan is het nu tijd om te bekijken hoe dat in de praktijk werkt!
 

1. Mediaverzoek beoordelen
   Wanneer je team een mediaverzoek ontvangt, begin je eerst met de beoordeling van het bericht. Dit houdt in dat je zorgvuldig nagaat wat de reputatie, doelgroep en stijl zijn van het mediakanaal en de journalist. Vervolgens onderzoek je het onderwerp van het verzoek. Als het om een verhaal gaat, wat zijn dan het onderwerp en de invalshoek, en sluit dit aan bij de waarden van je merk? Weeg de voor- en nadelen van verdergaan af voordat je beslist hoe je reageert. 
    
2. Actie ondernemen: Stel een antwoord op of wijs dit toe aan een teamlid
   Zodra je het mediaverzoek hebt beoordeeld, is het tijd om te beslissen wat je volgende stap is: accepteren, afwijzen, onderhandelen of doorgeven aan een teamlid. Geef altijd prioriteit aan tijdgevoelige aanvragen en belangrijke kansen op media-aandacht. Reageer daarna pas op de rest. Vergeet niet dat het ook als je niet geïnteresseerd bent in een mediakans nog steeds een goed idee is om een korte reactie te geven (je weet maar nooit wanneer je misschien weer met die journalist of met dat mediakanaal wilt werken!) 

   Het belangrijkste is dat dit proces gecentraliseerd is en toegankelijk voor je team. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat iets over het hoofd wordt gezien wanneer iemand ziek is of met verlof of van functie is veranderd. Dit vangnet is niet alleen cruciaal om beschikbare kansen op media-aandacht te benutten, maar ook om ongewenste publiciteit te beperken. 

3. Monitoren: Publiciteit en feedback bijhouden
   Als een verzoek media-aandacht genereert, is er nog steeds werk aan de winkel! Je zult het verhaal goed in de gaten moeten houden zodra het is gepubliceerd: klopt het, is het compleet en eerlijk? Hoe reageert het publiek? Als je het succes van een verhaal volgt, kan dit waardevolle inzichten bieden in de effecten van je oorspronkelijke mediacommunicatie en je helpen om het proces in de toekomst te verbeteren en te verfijnen.

4. Onderhouden: Contactgeschiedenis bijhouden 
   Een mediaverzoek moet niet worden gezien als een op zichzelf staande gebeurtenis. Beschouw het in plaats daarvan als een bouwsteen voor je mediarelaties. Maak je waardering duidelijk, toon interesse in toekomstige samenwerking en zorg voor een passende follow-up. Sterke banden met je mediacontacten zullen je helpen vertrouwen op te bouwen en openen deuren voor verdere samenwerking in de toekomst.

5. Verbeteren: Je proces aanpassen en automatiseren
   Jouw proces voor media-aanvragen zal zich verder ontwikkelen. Daarom wil je zeker zijn van een solide basis die je gaandeweg kunt aanpassen en verbeteren. Creëer een basis door kleine repetitieve taken te automatiseren en kostbare tijd voor je team vrij te maken. Zo kun je ook gemakkelijk en efficiënt opschalen. 

-

We hebben de best practices op het gebied van media-aanvragen verkend. Nu vraag je je misschien af hoe je bestaande processen op een beheersbare en efficiënte manier verbetert. Dat PR-professionals vaak een drukke agenda hebben is bekend en dat ook het aanpassen van bedrijfsactiviteiten de nodige voeten in de aarde heeft. Gelukkig is de implementatie van tools zoals Presspage Connect eenvoudig en leveren ze snel resultaat op!
 

Veel organisaties gebruiken een mix van verschillende tools, spreadsheets en inboxen bij het managen van hun media-aanvragen. Dit kan prima werken, maar brengt op de lange termijn risico's met zich mee. Niet-gekoppelde PR-tech-stacks beperken de zichtbaarheid. Zo is het voor teams moeilijk om na te gaan welke mediaverzoeken door anderen worden afgehandeld, met name tijdens vakantie of afwezigheid.

Breng je alle media-aanvragen op één platform samen, dan voorkom je frictie binnen de tech-stack en kan je team de mediacommunicatie efficiënter en effectiever beheren dan ooit tevoren.

Dus hoe zorgt Presspage Connect precies dat jij en je team de regie hebben?

Presspage Connect biedt PR-professionals een compleet overzicht van alle inkomende vragen van de media. Of een collega nu afwezig is of van baan verandert, jij weet zeker dat er geen vragen meer van de media door de mazen van het net glippen. Heb je een dringende vraag ontvangen, wil je snel iets corrigeren voor de pers, heb je ongewenste publiciteit gekregen of biedt een een gevestigd mediakanaal een grote publiciteitskans? 

Met Presspage Connect kun je berichten met een hoge prioriteit heel gemakkelijk markeren, vragen automatisch toewijzen aan de juiste collega en snel, authentiek en op schaal reageren met behulp van AI. Met tijdbesparende, geautomatiseerde taken registreer je vragen, wijs je berichten toe aan teamleden, werk je statuswijzigingen bij en stuur je zelfs persverzoeken van je team automatisch door wanneer ze afwezig zijn. Je kostbare tijd hoef je niet meer te besteden aan repetitieve taken, zodat je je helemaal kunt richten op het onderhouden van je mediarelaties. 

Het is een flinke uitdaging om te zorgen dat je organisatie een consistente stem laat horen bij de afhandeling van media-aanvragen. Met verschillende collega's, teams en in sommige gevallen zelfs externe PR-bureaus in de mix, kan de stem van je merk gemakkelijk vervagen. Presspage Connect bevordert samenwerking door collega's in staat te stellen beter te communiceren rondom aanvragen en eenvoudiger te communiceren met derden, zoals bureaus.

Met Presspage Connect stel je je team in staat om zelfverzekerd en coherent samen te werken vanuit één gedeelde portal voor mediaverzoeken. Met alle eerder gevoerde gesprekken in één overzicht en met eenvoudig aanpasbare gedeelde sjablonen is het nog nooit zo eenvoudig geweest om binnen je hele organisatie één consistente en authentieke stem aan te houden, ongeacht wie er al dan niet op kantoor is.

Reageren op media-aanvragen is één ding, positieve mediarelaties opbouwen is nog iets anders. Dankzij de functie Contact Engagement History onderhoud je heel gemakkelijk je relaties met journalisten en connecties met mediakanalen. Houd eerdere gesprekken bij en pak het op waar jij (of collega's) gebleven zijn zonder dat je eerst opnieuw vertrouwen hoeft op te bouwen. 

Dankzij Presspage Connect ga je moeiteloos gesprekken aan en bouw je een reputatie op als transparante en mediavriendelijke organisatie.

Presspage Connect is ontwikkeld voor een naadloze integratie in het bredere Presspage platform. De flexibele tool biedt extra functies voor het moment waarop je behoeften zich verder ontwikkelen. Zo groeit het platform met je mee, ongeacht de grootte of de branche van je organisatie. Kies je voor een tool op maat zoals Presspage Connect, dan profiteer je tegelijkertijd van de jarenlange ervaring in de sector achter de schermen. Presspage Connect is ontwikkeld door en voor PR-professionals om uit te blinken in het beheren van mediaverzoeken. En dit op een manier waarop je het met do-it-yourself tech-stacks simpelweg niet voor elkaar krijgt.

Een authentiek en efficiënt beheer van mediaverzoeken is de sleutel tot het succes van je organisatie. Stel een duidelijk mediabeleid op en maak gebruik van de kracht van technologie, zoals Presspage Connect, zodat je waardevolle relaties kunt opbouwen met journalisten en de reputatie van je organisatie beschermt. Behoud de controle over gesprekken door middel van een efficiënt, coöperatief en gecontroleerd beheer van mediaverzoeken.