Met een overvloed aan PR-tools is het soms lastig om te bepalen welke tools je team absoluut wel en welke je team niet echt nodig heeft. Implementeer je te veel digitale oplossingen, dan loop je het risico dat je teams niet op elkaar ingespeeld blijven en dat mediakansen tussen je vingers door glippen. Maar gebruik je juist te weinig tools, dan verspil je mogelijk kostbare tijd aan handmatige processen en maak je misschien vermijdbare fouten.
Om hiertussen een balans te vinden, moet je eerst weten wat PR-tools zijn, waarom communicatieteams ze moeten gebruiken en welke je rechtstreeks naar een succesvolle digitale PR-strategie leiden. We zoomen verder in!
Wat zijn PR-tools?
PR-tools bestaan uit software waarmee je het maximum uit je PR-activiteiten haalt om zo uiteindelijk je merk te laten groeien. Deze tools bieden ondersteuning bij de vele taken die je PR-team uitvoert: van brandmonitoring tot deelbare content maken, de afhandeling van media-aanvragen, social media monitoring en de verspreiding van persberichten.
Waarom moet elk communicatieteam PR-tools gebruiken?
Vandaag de dag zet al 90% van MKB’ers digitale tools in voor hun communicatie en logistiek. Ook al vindt 92% van het MKB dat digitale transformatie essentieel is voor hun succes, negeren velen nog steeds de tools die ze kunnen integreren in hun digitale PR-strategie.
Welk potentieel kunnen MKB’ers aanboren zodat hun communicatieteams digital-ready zijn?
Met de juiste tools kan je communicatieteam:
- Kostbare tijd besparen op handmatig uitgevoerde taken
- Het merksentiment in de gaten houden
- Reageren op urgente kwesties en potentiële crisissituaties
- Consistente en tijdige berichten creëren
- Bedrijfscommunicatie efficiënt verspreiden onder stakeholders
- Probleemloos samenwerken en fouten tot het minimum beperken
- Vragen van de media snel en effectief afhandelen
- Mediakansen benutten
Maar wat zijn de beste PR-tools? Je hoeft niet verder te zoeken. We hebben de 5 beste gratis tools uitgekozen waarmee je je team helpt bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen, je brand voice te versterken en trefzeker te navigeren door het PR-landschap.
Brandmonitoring: Google Alerts
Prijs: 100% gratis
Je PR-team wil de media en de vermeldingen van je merk altijd goed in het oog blijven houden. Of je nu op de hoogte wilt blijven van nieuwsberichten of het succes van een campagne wilt volgen, Google Alerts is de ideale gratis tool voor brandmonitoring. Voeg gewoon een alert toe voor je merknaam, specifieke zoekwoorden of voor de content die je wil volgen en je ziet nooit iets over het hoofd.
De belangrijkste tip: Voeg aan alerts sleutelwoorden voor je sector en concurrenten toe voor scherpe inzichten en meer kansen.
Visuals: Canva
Prijs: Gratis basispakket beschikbaar
De perceptie van je merk door het publiek wordt sterk beïnvloed door de visuele identiteit. Het is niet langer voldoende dat je visuals consistent, aantrekkelijk en van topkwaliteit zijn, maar inmiddels is dit een absolute noodzaak voor elke digitale PR-strategie. Beschik je niet over een Photoshop-Wizard binnen je team? Dan is Canva voor jou de beste keuze. De software is niet alleen eenvoudig in gebruik, maar met behulp van de talloze templates maak je er ook boeiende content mee. En voor een consistent design voeg je je logo, merkkleuren en lettertypen toe aan de Brand Kit.
De belangrijkste tip: Met Canva Magic Studio versterk je je merkdesigns en maak je aantrekkelijke, deelbare content.
Efficiënt beheer van mediaverzoeken: Presspage Connect
Prijs: Vrijblijvend gratis uitproberen
Elk PR-team weet dat het aankomt op een grotere merkaanwezigheid. Alles draait om je perscontacten. Door het opbouwen en onderhouden van relaties met journalisten, behoud je controle over de berichtgeving in de media, bereik je nieuwe doelgroepen en vestig je je reputatie als transparante, mediavriendelijke organisatie.
De meeste PR-teams kunnen je vertellen dat het soms lastig kan zijn om een grote hoeveelheid vragen af te handelen waarbij je op elk verzoek met dezelfde kwaliteit en binnen een vergelijkbare termijn wilt kunnen reageren. Met een tool als Presspage Connect beheer je media-aanvragen van journalisten op een authentieke en efficiënte manier.
Wijs vragen toe aan verschillende teamleden, stem je antwoorden af op je tone-of-voice en volg alle projecten via de verschillende mediakanalen.
Reageer snel en wees betrouwbaar
Presspage Connect fungeert als een centrale plek voor je PR-team, waarbij je ongekend snel en zeker kunt reageren op vragen, vooral als je bedrijf een onvoorziene crisis doormaakt. Je krijgt niet alleen een compleet overzicht van alle inkomende verzoeken, maar je kunt ook taken stroomlijnen met AI-ondersteunde automatisering en bepaalde vragen aanmerken als prioriteit. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om de afhandeling van je media-verzoeken nauwlettend te volgen.
Zorg voor afstemming binnen je team
Wil je alles uit je PR-activiteiten halen en de reputatie van je bedrijf op de lange termijn beschermen? Dan is het van cruciaal belang dat je respons uniform is. Met de gedeelde Connect-portal voor vragen en de aanpasbare gedeelde templates stem je reacties moeiteloos op elkaar af, zelfs als je collega's niet op kantoor zijn. Zorg dat je team bij de afhandeling van verzoeken eenduidig is. Zo weet je zeker dat het narratief van je organisatie altijd coherent is.
Gecontroleerde media-aandacht
Afhankelijk van de omstandigheden heb je twee even belangrijke taken: je verzekeren van media-aandacht en ongewenste publiciteit beperken. Dit klinkt misschien tegenstrijdig, maar voor beide geldt: kies zorgvuldig het juiste moment en de juiste plaats. Lopen de zaken goed, dan wil je kansen op media-aandacht veilig stellen, maar tijdens een onvoorziene crisis heb je juist geen behoefte aan publiciteit.
In beide gevallen is de oplossing dat je betekenisvolle relaties onderhoudt met journalisten. Met Presspage Connect is het volgen van eerdere interacties simpel. En in één oogopslag zie je welke journalist je in een bepaald scenario moet benaderen.
"Presspage Connect heeft ons gehele proces voor de beoordeling van media-aanvragen getransformeerd. Nu alles is gecentreerd, is het veel gemakkelijker om onze communicatie te managen en bij te houden. Dankzij het gestroomlijnde systeem is ons team efficiënter en beter gecoördineerd." Ashley Serrate, Vice President, NewmanPR
De belangrijkste tip: Stel binnen de tool een conceptreactie op die je vervolgens aanpast aan de gewenste toon met behulp van de AI-functie.
Gratis stockfoto's: Pexels
Prijs: 100% gratis
Op het moment dat je een tijdkritisch persbericht wil verspreiden, beschik je niet altijd direct over de juiste brandfoto's, maar als je weet waar je stockfoto's van topkwaliteit vindt, hoef je je daar in ieder geval geen zorgen over te maken. Pexels is een geweldige bron voor gratis stockfoto's. Controleer altijd wel de voorwaarden en licenties voor de foto's die je wilt gebruiken.
De belangrijkste tip: Pas stockafbeeldingen aan in Canva om unieke merkcontent te creëren.
Content creëren met behulp van AI: ChatGPT
Prijs: Er is een gratis basispakket beschikbaar
Het is niet alleen belangrijk dat je zorgt voor een uniforme tone-of-voice bij mediaverzoeken, maar ook bij alle andere dagelijkse communicatie. Of je nu een persbericht opstelt of journalisten benadert in het kader van je digitale PR-strategie, soms is het moeilijk om originele content te ontwikkelen en tegelijkertijd je unieke merkstem te behouden. Met ChatGPT verloopt je communicatieworkflow efficiënter. Hiermee genereer je voor content eenvoudig eerst ontwerpschetsen of suggesties.
De belangrijkste tip: Zorg dat je zoveel mogelijk informatie opneemt in je prompt, zodat ChatGPT de respons kan afstemmen op je merk.
Samengevat
De inzet van de juiste PR-tools vormt de sleutel tot een krachtig team en een succesvolle digitale PR-strategie: van brandmonitoring tot content creëren, mediaverzoeken beheren, persberichten verspreiden en nog veel meer. Met stroomlijning van eentonige handmatige taken kan je team zich concentreren op de ontwikkeling van authentieke berichten die aanslaan bij je publiek.
Wil je weten hoe je communicatieteam met Presspage Connect zijn volledige potentieel bereikt? Bekijk dan eens onze oplossing voor mediaverzoeken.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!