Het interview wordt afgesproken, uitgesteld, gehouden en weer afgebroken. Wie Babet Verstappen wil spreken deze week, moet er rekening mee houden dat ze voortdurend kan worden gestoord, wat geheid gebeurt. Er zijn presentaties, persmeetings, rehearsals, een ‘rode-loperevenement’ en uitzendingen van de halve finales en ‘grand finale’ waar een beroep op haar wordt gedaan. Verstappen: ‘En gisteren hebben we alle optredens al opgenomen, precies zoals ze in de finale worden gehouden. Mocht er een storing komen tijdens de live-uitzendingen, dan hebben we een back-up om uit te zenden.’
Geen knippen en plakken
Het hoofd communicatie van het Eurovisie Songfestival ‘leeft’ deze week in de coulissen van Ahoy Rotterdam, het centrum van liedjesliefhebbend Europa. Zij en haar team zijn verantwoordelijk voor de pr- en communicatie van het internationale evenement. Het zorgt dat de pers zijn werk kan doen vanuit het presscentre, doet de woordvoering voor de nationale en vooral internationale media en deelt de vele verhalen van het festival online en via sociale media.
'Ons team Communicatie & Online bestaat uit een vaste kern van 10 mensen die ongeveer vanaf januari gestart zijn', zegt Verstappen. 'Ikzelf werk er al twee jaar bijna fulltime aan. Nu, tijdens het Songfestival, bestaat het uit zo’n 50 personen, grotendeels uit de omroepwereld. Bijna allemaal mensen die twee weken vrijwillig meedraaien om dit van dichtbij mee te kunnen maken en te zorgen dat het een succes wordt.'
Het is een bijzondere editie dit jaar, want nadat het songfestival in 2020 om de bekende reden geen doorgang kon vinden, moesten de plannen met de nodige onzekerheid worden gemaakt.
‘Het was geen kwestie van knippen en plakken van het persplan van vorig jaar, We konden dit jaar opnieuw naar de tekentafel. We wisten lang niet waar we vanuit konden gaan en hebben vier scenario’s voor het festival moeten uitwerken.’
Afwezige fanpress, minder journalisten
Die liepen van a) een volkomen normaal evenement, gevolgd door b) een songfestival op anderhalve meter tot c) een contest waarbij de uitzending vanuit Ahoy kwam, maar de deelnemers in eigen land optraden. Het meest sombere was d) een ESF dat in een volledige lockdown zou worden gehouden.
Verstappen: ‘Zo in de loop van januari was er pas duidelijkheid voor ons. Een volledig open evenement kon het niet worden, we moesten wat concessies doen. Zo zijn er de helft minder toeschouwers aanwezig in de zaal, hoewel 3500 mensen zeker genoeg is om voor een goede festivalsfeer te zorgen. Ook konden we minder journalisten en minder fanpress toelaten. Van de 1500 mensen pers die er normaal gesproken zouden zijn, hebben we er uiteindelijk 500 in Rotterdam kunnen uitnodigen.’
White-label persplatform
Dat had niet alleen consequenties voor de indeling en faciliteiten van de persruimtes in Rotterdam zelf, ook moesten die 1000 journalisten die niet konden komen op een andere manier worden bediend. Verstappen en haar mensen hadden daar in voorzien (‘de belangrijkste stap die we hebben genomen’) door een online mediacentrum op te tuigen waar de afwezige pers het evenement, de rehearsals en de presentaties toch kan volgen. En meer.
Verstappen: ‘We hebben heel bewust gekozen voor een bestaand white-label platform, van Let’s Get Digital. Het zou te duur en onnodig geweest zijn om specifiek voor één evenement een geheel eigen persomgeving te ontwikkelen, maar we wilden ook niet vastzitten aan een online persplatform dat we niet konden aanpassen aan wat we nodig hebben.’
Het werkt erg goed, vindt Verstappen: ’Al direct, vanaf de eerste dag, zijn de journalisten actief op in het platform. Ze delen informatie, laten weten wie hun favorieten zijn, leggen contact met de deelnemers en weten ons ook te vinden met vragen en verzoeken. Ze kunnen ook zelf hun programma samenstellen en de verschillende pressrooms bezoeken. Het is niet veel anders dan wanneer ze erbij waren. Ze zijn ook blij dat ze alles op deze manier kunnen volgen.’
Een ongelofelijke rijkheid aan verhalen
Naast de aandacht voor de aanwezige pers is een de communicatie via sociale media door het eigen ‘social team’ een speerpunt bij het songfestival. Uitgangspunt daarbij is dat het songfestival veel meer is dan alleen de uitzendingen die we op tv zien.
Verstappen: ‘We laten zien wat er rondom het songfestival en die tv-uitzendingen gebeurt. Daar was nooit veel aandacht voor, terwijl er zo’n ongelofelijke rijkheid aan verhalen is. Over de deelnemers, over de studenten die hier als stand-in hebben gefungeerd voor de artiesten, over verwachtingen, tegenslagen en successen. Noem maar op. Die vertellen we en zullen we de komende dagen blijven vertellen.’
