De 5 V’s van de strategiecyclus communicatie: zo kan het ook!

Er wordt veel geschreven over het betrekken van medewerkers bij het ontwikkelen van de organisatiestrategie. Iets waar wij zeker voorstander van zijn. Maar het is te kort door de bocht om te stellen dat het de sleutel is tot succes. Onderzoek toont aan dat succesvol zijn in je strategie niet alleen gaat om het ontwikkelen ervan, maar ook om het adopteren en aanleren, vertalen en handelen naar de strategie. 

Gerichte communicatie in verschillende fasen

Deze organisaties en hun communicatieprofessionals begrijpen dat maar al te goed, en zetten in 2014 op slimme en effectieve wijze communicatie in om hun strategiecyclus te ondersteunen:

• Een zorgverzekeraar haalt input op voor de nieuwe strategie bij alle medewerkers via een sociaal platform. Maar dat niet alleen: ook visiediners en medewerkersconferenties met werkvormen van werkateliers tot wereldcafés worden ingezet voor het ophalen van input.
• Een gemeente doet afstand van ellenlange beleidsnota en PowerPoint presentaties, maar zet de principes van storysharing in om het verhaal van de strategie in woord en beeld aantrekkelijk te maken.
• Een kleine private bank vraagt bij het doorvertalen van de strategie aan alle managers om samen met hun team een  businessplan op 1 A4 op te stellen. Alle plannen worden aan elkaar gepresenteerd en op elkaar afgestemd.
• Een internationale groothandel  traint leidinggevenden in het duiden van actuele ontwikkelingen en keuzen in het kader van de strategie. Zodat ze iedere meeting kunnen beginnen met een mooi eigen voorbeeld van hoe de strategie verder wordt vormgegeven in een project, afdeling of team.
• Of de speciale wand van een verzekeraar, waarop alle medewerkers kunnen aangeven welke dagelijkse processen niet overeenkomen met de strategische keuzen en richting. Waarbij repeterende issues in een korte tijd door een multidisciplinair team worden opgelost.

Over welke fasen gaat het dan precies?

Deze mooie voorbeelden hebben betrekking op de verschillende fasen van wat wij de communicatieve  strategiecyclus noemen. Die fasen zijn  handig te onthouden aan de hand van vijf V’s. Een logische start van de strategiecyclus is het vormen van de strategie. Vervolgens wordt de strategie verteld aan en vertaald door afdelingen, business units of teams, die bijpassende acties formuleren en die op andere afdelingen etc. afstemmen.  Door de acties te verwezenlijken, krijgt de strategie zijn uitwerking in de organisatie. Door de acties te volgen, weet je of ze het gewenste effect sorteren of dat je de strategie moet hervormen of verversen. Daarmee zijn we weer bij de eerste stap en is de strategiecyclus rond.

Het moge duidelijk zijn: communicatie houdt niet op bij het ‘vertellen’ wat de strategie is. En betrokkenheid van medewerkers bij de vorming van de strategie is prachtig maar niet per se zaligmakend. In iedere fase van de strategie de juiste communicatie inspanning: dat is de sleutel tot succes!

De communicatieprofessional

Door werkvormen aan te dragen, door verhalen op te halen, door het trainen en coachen van managers en het aanreiken van tools om de strategie te kunnen vertellen en vertalen, of door het bewaken van de consistentie tussen wat expliciet als strategie wordt uitgesproken en dat wat de organisatie impliciet laat zien. Als communicatieprofessional kun je in al deze fasen bijdragen aan het succes ervan. Dat laten de voorbeelden zien.

Dit blog is gebaseerd op het boekje: ‘De strategie komt niet aan!? De communicatieve strategiecyclus: vijf fasen naar effectieve communicatie rondom organisatiestrategie’. 

Het boekje maakt deel uit van een reeks themaboekjes rondom interne communicatie en is nu hier te bestellen.

De communicatieve strategiecyclus is ook een onderwerp in de geheel vernieuwde uitgave van IC in 3D: interne communicatie in een breed organisatieperspectief.

Wil je persoonlijk kennismaken met de communicatieve strategie cyclus en jouw eigen rol daarin verkennen? Dat kan op de Communicatiebreak op 2 oktober 2014. Ilse van Ravenstein verzorgt een actieve workshop over dit onderwerp.