Dat online vergaderen ons zo sloopt, heeft andere redenen dan we denken

Ik hoorde veel interessante theorieën voorbijkomen de afgelopen maanden. De onnatuurlijke setting van een video-overleg zou de opperste cognitieve paraatheid van ons vragen. Terwijl we normaal voor tachtig procent op de automatische piloot communiceren, moeten we nu alles bewust registreren. Is Elsemieke boos of is ze gewoon met iets anders bezig? Zijn ze zo stil of staan ze op mute?

Gesputter en geblaf

Niets gaat vanzelf. We praten als mechanische poppen met elkaar. Bij iedere beurtwissel is het alsof iemand een roestige hendel overhaalt.

Wij mensen, besloot ik, wij zijn met al onze zintuigen verwikkeld in tijd én ruimte. Kijken is tasten, horen is zien, luisteren is snuffelen.

Geen wonder dat we gek worden van alle ruis. Het gesputter van haperende wifi-verbindingen, de technische verstoringen, het geblaf achter de keukendeur van je collega.

Ik wil maar zeggen dat er niets boven echte ontmoetingen gaat. Zoals je die vroeger had, toen je elkaar nog diep in de ogen keek en de kantoortuin altijd vibreerde van de goede ideeën. Toen je vol energie uit een benen-op-tafelsessie kwam en vervolgens bij het koffieautomaat je hart vulde met intercollegiale warmte.

Terwijl het beeld van de kantoortuin in mijn herinnering helderder werd, begon ik toch te twijfelen.

Waren zulke conclusies niet voorbarig? Waren ze niets anders dan melancholische gevoelens over wat we missen? Was het vroeger echt zo veel beter? Laten we eerlijk zijn, vergaderen was nooit een onverdeeld genoegen. De laatkomers, de veelpraters, de spraakverwarringen, de egotrips, de veel te lange ‘rondjes’.

Het is ondertussen nog maar de vraag of beeldschermvergaderen per se doodvermoeiend is. Hoe aannemelijk de theorieën hierboven ook zijn, ik heb genoeg videosessies bijgewoond waar ik fris en monter uitkwam.

Ik wil de volgende hypothese met je delen: zou het kunnen dat we moe worden van dezelfde vergadergewoontes waar we altijd al moe van werden? Zouden deze, op de een of andere manier, tijdens het video-overleg veel zwaarder wegen?

Verklaringen voor extra zwaarte

Hoe zou dat kunnen werken? Ik kan een paar mogelijke verklaringen bedenken:

• Controleverlies. Net als in een gewone vergadering gaat het gesprek online alle kanten op. Maar nog meer nog dan in een gewone vergadering lijkt niemand bij machte het in goede banen te leiden. Ook de voorzitter weet niet hoe dat precies werkt in een virtuele omgeving. Niemand wil onbeleefd door elkaar heen toeteren. Ondertussen is er nog maar tien minuten over om het te hebben over het onderwerp waarvoor je bijeen kwam.

• Multitasken. Ook vroeger waren er momenten dat je je verveelde tijdens vergaderingen. Dat loste je op door achter een mijmerende facade even weg te dromen. Of je keek veelbetekend op je horloge. Nu doe je iets heel anders: je gaat multitasken. Even een mailtje typen, de telefoon aannemen, je zoontje appen. Terwijl je deelneemt aan de vergadering schaakt je brein nog op twee of drie andere borden. 

• Emotieregulatie. In een echte vergadering kun je met een minieme oogbeweging een emotie kenbaar maken: dat je je verwondert, dat je het er niet mee eens bent, dat je je ergert. Nu merkt niemand het en je voelt je bezwaard om telkens je virtuele hand op te steken. Je laat het maar zitten. Ondertussen vreet het je op.

• Méér overleggen. Vroeger besprak je een onderwerp A terwijl je naar de vergadering over B liep. Nu plan je er even een webex voor in. Dat telt op.

Stel dat het zo werkt. Dan is niet de video het probleem, maar het vergaderen zelf. Dan ligt de oplossing niet in fysiek vergaderen maar in beter vergaderen.

Goede gewoontes

Hoe doe je dat, beter video-vergaderen? Het betekent op de eerste plaats simpelweg alle goede vergadergewoontes toepassen die ons ook tijdens gewone vergaderingen erdoorheen slepen. Ik noem zes belangrijke:

1. Een gedegen voorbereiding. Zorg dat deelnemers weten waarvoor ze bij elkaar komen, waarover ze gaan praten en in welke volgorde.

2. Tijdbewaking en moderatie. Zorg voor een voorzitter die deelnemers on topic houdt en die veelpraters beleefd afkapt. Bij grotere bijeenkomsten is een moderator handig. Iemand die in de gaten houdt, die de voorzitter helpt de vaart erin te houden, die oplet of er vragen zijn en die bijvoorbeeld aantekeningen maakt op een virtueel whiteboard.

3. Huishoudelijk comfort. Zorg voor een duidelijke agenda met een tijdsindeling. Zeg meteen aan het begin hoe laat de pauze is. Pauzes zijn van levensbelang. Als je collega’s weten dat ze na 45 minuten even koffie mogen halen, voorkom je dat na een half uur iedereen onrustig naar de agenda gaat kijken.

4. Meedoen. Zorg dat alle deelnemers aan de beurt komen en dat ze dat aan het begin al weten. Iederéén wil zijn of haar ideeën kwijt kunnen.

5. Gebruik eenvoudige werkvormen. Programma’s als Webex, Meet en Zoom hebben handige functies om bijvoorbeeld in deelgroepjes uiteen te gaan of om met een whiteboard te werken. Maar ook als je opziet tegen het gebruik van technische snufjes kun je prima variëren in je werkvormen. Wees vindingrijk. Laat mensen voor zichzelf dingen op briefjes schrijven. Houd rondjes met korte reacties.

6. Ga relaxt om met verstoringen. Haperende techniek, boorgeluiden, “Je staat op mute Hans!”. Allemaal vervelend maar onvermijdelijk. Maak er grapjes over. Ontspan. Besef: geen van jullie hoefde door regen en wind naar de vergaderlocatie te komen.

Als al je videovergaderingen aan deze kenmerken voldoen, dan is de kans een stuk groter dat je na je thuiswerkdag bent wat je was: een (uitgeruste) mens die bestaat in tijd en ruimte.

Harrie van Rooij is communicatieadviseur, onderzoeker, trainer en filosoof. In het dagelijks leven werkt hij als coördinerend adviseur communicatie bij het ministerie van Financiën