Heel vaak zie ik op de agenda van een overleg punten staan waarvan het doel wordt omschreven als ‘bijpraten’ of ‘informeren’. Als er activiteiten zijn waarvoor je een overleg of vergadering juist niet moet gebruiken zijn het wel bijpraten en informeren.
Bijpraten is nepdoel
Als bijpraten genoemd wordt als het doel van een overleg, is er kennelijk geen duidelijke aanleiding of reden voor een bespreking, maar vindt iemand dat het tijd is om elkaar weer eens even zien. Dat zie je bijvoorbeeld vaak bij langer lopende projecten die een tijdje stil liggen en dan ineens weer vaart krijgen of een tijdje voortkabbelen en dan ineens in de problemen komen. Om daarop voorbereid te zijn, komt de projectgroep in de rustige periode toch af en toe bij elkaar.
En wat dan gebeurt, is typisch. Al pratend komt van het een het ander en voor je het weet zit je een paar uur weg te kleppen zonder duidelijke resultaten. Dat wil zeggen: meestal zijn het enkele praatjesmakers of een dominante projectleider die het hoogste woord voeren.
Informeren is grootste valkuil
De tweede valkuil komt nog vaker voor dan de eerste. Het is misschien wel de grootste valkuil op vergaderterrein. Op tal van agenda's staan punten waarvan het doel wordt omschreven als 'informeren'. Ik heb het zelfs regelmatig meegemaakt dat dit als doel bij vrijwel elk agendapunt stond genoemd. In de praktijk betekent dit: monologen, rondjes zenden en voor de vuist weg praten. Vage en onvruchtbare exercities die doorgaans meer kwaad dan goed doen.
Manipuleren
In bijna alle gevallen blijkt ‘informeren’ de façade van een ander, niet uitgesproken doel. Het gaat hierbij niet altijd om bewuste manipulatie, maar kan ook voortkomen uit luiheid, onzekerheid of oppervlakkigheid. Het is regelrechte manipulatie als er informatie wordt gegeven over een te nemen beslissing en dat je dan later, wanneer het besluit genomen is, te horen krijgt ‘daar hebben we het toen toch over gehad’. Dan word je er als deelnemer bij gelapt en voelt het alsof je erin geluisd bent.
Het bos insturen
Wat veel vaker voorkomt dan bewuste manipulatie is dat achter het informatiedoel iets anders schuilgaat, wat de eigenaar zelf ook nog niet precies weet en waarover hij nog onvoldoende heeft nagedacht. Hij zet ‘informeren’ op de agenda vanuit de gedachte dat hij zich daar geen buil aan kan vallen en nog alle kanten op kan. Maar wat hij in werkelijkheid doet, is het team het bos insturen. Zonde van de energie en de tijd.
Tip: zoek het echte doel
Als het doel van een bespreking ‘informeren’ is, ben je vanaf nu een gewaarschuwd persoon. Probeer er bij de eigenaar of bij jezelf vragenderwijs achter te komen wat precies de bedoeling is: waarom moeten teamleden dit weten, wat wil je dat ze ermee doen? Het antwoord op deze vragen leidt je tot het eigenlijke doel, dat je aangeeft op een agenda of aan het begin van de bespreking.
De kans dat die bespreking dan uitloopt op een monoloog of een reeks monologen, is meteen stukken kleiner.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!