Strategie maken doe je niet alleen

Je wilt, zoals Betteke van Ruler in haar blog over het Strategisch Communicatie Frame betoogt, je ideeën wil kunnen toetsen en verbeteren. De dagen van de strategische ivoren toren zijn zo langzamerhand geteld. Maar 'samen doen' is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, en op eindeloze sessies met nodeloos geplak van post-its zit ook niemand te wachten. Nu hebben organisaties die agile (flexibel) werken een aantal vormen ontwikkeld om samen strategie te maken, op verschillende niveaus. In dit blog deel ik die graag met jullie; mocht daarmee ergens in de organisatie (eenzame) plannenmakerij worden bespaard, dan is dat al winst!

In agile organisaties vind je verschillende niveaus van strategie terug. Daarbij is het traditionele onderscheid van strategie/tactiek/operaties losgelaten. Daar zit namelijk de suggestie in dat denken alleen op het hoogste strategische niveau gebeurt, en het doen vooral voor de uitvoering is. Zoals mijn medeblogster schreef, een zo langzamerhand gedateerde gedachtengang. De onderverdeling die ik hier gebruik heeft het uitgangspunt dat iteraties leidend zijn: de tijdsherhalingen die de hartslag van een agile organisatie vormen en als matroesjka poppen in elkaar passen. Bij elk van die iteraties is zowel denk- als doekracht nodig. Zie hier de 4 niveaus waarop je samen strategie maakt en hoe je dat doet:

Sprint (tussen 1 en 3 weken). Dit is de kleinste tijdsherhaling waarin je een concreet resultaat behaalt binnen een project. Strategie hiervoor maak je tijdens de sprint planning. Tijdens deze sessie bepaal je met de interne opdrachtgever en het team heel nauwkeurig wat je samen wil bereiken.

Project (minimaal 2 sprints, maximaal een jaar). Dit is een verzameling van sprints die tot een samenhangend resultaat leidt. Tijdens zogenaamde backlog sessies stel je de strategische agenda samen voor een project. Daarbij nodig je ook klanten en stakeholders uit, zodat de resultaten die je behaalt ook echt voor hun van waarde zijn.

Portfolio (horizon van 1 jaar vooruit). Dit is een verzameling projecten die samen tot een resultaat voor de organisatie en haar stakeholders leidt. Deze verzameling is visueel gemaakt en voor iedereen in de organisatie zichtbaar. Je stelt hem samen in portfoliosessies (elke twee weken tot een maand) en stelt de portfoliostrategie bij met een mix van mensen die betrokken zijn bij de projecten en waar nodig lijn -of programmamanagement.

Strategie (maximaal 3 jaar vooruit). Dit zijn strategische uitgangspunten die de resultaten die je met één of meerdere portfolio’s wil behalen, sturen. Strategie op dit niveau heeft de grootste neiging om hoogdravend te zijn en een speeltje van de board room, en zo vaag dat je er in de dagelijkse praktijk weinig aan hebt. Een agile wijze om samen ‘doenbare’ strategie op dit niveau te maken is door collaborative strategy sessies. Daarbij nodig je opnieuw klanten uit, is al het management aanwezig en medewerkers uit alle hoeken van de organisatie. Eens in het jaar, in een tweedaagse sessie, stuur je je strategie bij. Deze sessie kent een mix van benen-op-tafel gesprekken en stoeien met concrete casuïstiek; het resultaat is nooit een dik strategisch plan, eerder een aantal goed uitgedachte keuzes. Een heel mooi framework hiervoor is het Strategisch Communicatie Frame van Betteke van Ruler en Frank Körver, dat op een A3 past.

Het is leuk en nuttig, samen strategie maken op deze niveaus, maar hoe zorgen we ervoor dat alle matroejska’s in elkaar blijven passen? Dat de sprint wel goed samenvalt met de strategie? Het antwoord is in ieder geval niet om alles tot in den treuren SMART te proberen te maken en in managementrapportages neer te schrijven. Dat is een vorm van strategische ‘control’ die niet altijd het inzicht geeft die het belooft.

De verbinding tussen de strategische niveaus is uiteindelijk de mens. Medewerkers die strategisch leren denken en doen door al de verschillende sessies mee te maken, begrijpen het verband ertussen. En zullen vaker informeel elkaar opzoeken, de klant opzoeken en het management opzoeken om hun ideeën te toetsen. Het besef zal zo doordringen dat als je samen denkt en samen doet je ook samen succes behaalt.

Gidion Peters verzorgt tijdens Communicatiebreak op 2 oktober twee verschillende workshops samen met Betteke van Ruler.  Eén sessie over de reflectieve communicatiescrum en de andere over het strategische communicatieframe.