Weg met de actiespaghetti

Bekijk je acties en zoek naar een gemene deler. Wat hebben sommige acties met elkaar gemeen? Dat kan zijn:

-Je hebt een computer nodig om ze uit te voeren (informatie zoeken op een site, online iets bestellen).
-Je moet ervoor in je mail en/of bestanden kunnen.
-Het zijn telefoontjes die je moet plegen.
-Het zijn acties die je alleen maar op een bepaalde plek kunt uitvoeren (bij een specifieke collega, in het afdelingsoverleg, als je bij leverancier X bent, in het archief van je organisatie, in een bepaalde winkel, in de stad, bij een vriend).

Sorteer je acties op basis van die kenmerken. Gelijksoortige acties achter elkaar doen is efficiënter dan alles door elkaar. Beter een half uur een belrondje, dan eerst een telefoontje plegen, vervolgens twee mails sturen en dan bedenken dat je nog even bij collega Y langs wilt lopen. Bovendien voorkom je fouten en vergissingen: dan sta je in de stad, maar wat had je nu ook al weer nodig..?

Maak je actielijst mobiel als dat handig is. Voor boodschappenlijstjes doe je dat toch ook? (Persoonlijk heb ik nooit het succes gesnapt van schoolbordjes om je boodschappen op te noteren… Wie neemt zoiets nu mee in de supermarkt?) Kies wat voor jou het handigste werkt:

-De takenlijst van Outlook werkt super voor sommige mensen. Probeer hem eens uit!
-Maak voor verschillende projecten actielijsten, zodat je overzichtelijk bij elkaar hebt wat bij elkaar hoort. Je kunt ook de naam van een collega bovenaan schrijven en daaronder alles noteren dat je met hem of haar wilt bespreken.
-Neem een schrijfboek met tabbladen of gekleurde tabjes, zodat alles wat je noteert in een eigen gedeelte terechtkomt.
-Voor dingen die mee moeten: losse vellen, grote post-its… Whatever works for you.
-Actielijsten in Excel kunnen ook goed werken; maak dan verschillende tabbladen voor verschillende onderwerpen (projecten of taakgebieden).
-Maak gebruik van apps voor je smartphone, als je die hebt. Zo is Evernote heel handig, maar ook Remember the Milk heeft veel fans.

Maak duidelijk onderscheid tussen notities en acties. Je hoofd leeg maken levert een hele stroom aan output op, maar dat zijn niet altijd dingen die je ook moet doen - soms zijn het concepten, gedachtenspinsels, ideeën, overwegingen… Dan kan op meerdere manieren:

-Schrijf op verschillende plekken: notities in het ene schrijfboek, acties op een andere plek.
-Je kunt kiezen voor het scheiden in pagina’s: links noteer je alles wat in je opkomt, rechts destilleer je de acties eruit.
-Je schrijft gewoon door, maar markeert de acties in je tekst, door ze te higlighten met een markeerstift (eventueel verschillende kleuren), of er simpelweg een grote A achter te schrijven met een cirkel erom heen.

Voor alles geldt: er is geen beste manier. Hoe je omgaat met je acties is heel persoonlijk. De een zweert bij digitale methodes, de ander hecht veel aan actielijsten die je vast kunt pakken. Zolang je actiemethode maar voldoet aan de drie belangrijkste kenmerken:

-Hij is makkelijk bij te werken.
-Je hebt hem bij de hand als dat nodig is (of hoeft er in elk geval niet te veel moeite voor te doen).
-Er zit een structuur en logica in die voor jou werkt.

Werk ze!