Hype of blijver? De Reflectieve Communicatie ScrumTM

Om te beginnen bij het begin: waar komt de RCS (dat bekt net iets lekkerder dan de volledige naam) vandaan en wat houdt de methodiek in? In een interview met vakblad Communicatie zegt Van Ruler dat het traditionele communicatieplan te statisch en lineair is en dat het communicatie te veel macht toekent. We formuleren doelstellingen en daar koppelen we een activiteiten- en middelenmix, budget en planning aan. En aan het eind van het project/jaar wordt geëvalueerd. De praktijk is vaak grilliger en complexer en daardoor wijken we bijna altijd af van het oorspronkelijke plan. Herkenbaar?

Sprinten en scrummen
De RCS biedt een methode en houvast voor communicatieprofessionals die meer past bij het populaire ‘agile’ denken (= hiërarchie loslaten en flexibel werken). Na het formuleren van een visie en voorbereiden van een intake en planning volgen enkele sprints. Dit zijn vaste perioden, bijvoorbeeld van één of meerdere weken, waarin het scrum-team een aantal communicatie-interventies uitvoert. Tijdens zo’n sprint zijn er geregeld scrums: korte bijeenkomsten waarin de teamleden elkaar bijpraten, samen reflecteren en waar nodig hun interventies bijstellen. De opdrachtgever wordt nauw bij het hele proces betrokken en niet alleen tijdens de validatiesessies.

Handig: een plan dat bijgesteld mag worden
Het belangrijkste speerpunt van de RCS is dat je je doelen en resultaten mag bijstellen naar aanleiding van de dynamiek van het werkveld. Van Ruler zegt daarover in Communicatie: “Daar schrik of baal je dus niet meer van. En je hoeft nooit meer alibi’s achteraf te bedenken, waarom het communicatieplan toch niet heeft opgeleverd wat je ervan had gehoopt. Accountable ben je met deze methode vanzelf. Wie wil dat nou niet?”

Vernieuwend?
Maar hoe vernieuwend is de RCS nu eigenlijk? Op diverse fora en social media klinken zowel positieve als kritische geluiden. Het klinkt natuurlijk allemaal heel hip en nieuw, maar is het niet zo dat de meeste communicatieprojecten al uitgaan van tussentijdse evaluaties, korte lijnen en nauwe samenwerking met opdrachtgevers? Volgens mij wel, maar toch denk ik dat veel communicatieprofessionals een goede houvast vinden in de consequente methodiek van Van Ruler. Zonder dat je een compleet plan van aanpak moet schrijven heb je namelijk wel vaste momenten van plannen, acties uitvoeren en evalueren. Je zou dus elke sprint kunnen zien als een mini-communicatieplan.

Toepasbaar?
Maar wanneer is de RCS dan inzetbaar? Het communicatievak is zo ontzettend breed, dat ik benieuwd ben in welke praktijksituaties het model echt tot zijn recht komt. Uit verschillende reacties op internet blijkt dat communicatieprofessionals het vooral zouden kunnen toepassen bij het ontwikkelen van middelen. De RCS lijkt me ook zinvol bij concrete communicatieopdrachten waar veel creativiteit voor nodig is en waar veel verschillende afdelingen/partijen moeten samenwerken. Dat is ook logisch, want de term scrum komt uit de softwareontwikkeling, waar teams ‘scrummen’ om innovatieve nieuwe software te bedenken. Van Ruler’s methode werkt volgens mij minder goed bij routinematige en doorlopende communicatieactiviteiten.

Geschikt als PR-werkmethode?
Opvallend is dat de RCS eigenlijk een methode is die al lang in het PR-vak wordt toegepast, alhoewel minder geformaliseerd in een model. Bij Wisse Kommunikatie bepalen we samen met de opdrachtgever de algemene doelstellingen en een visie op geschikte boodschappen. Vervolgens duiken we in het medialandschap van de opdrachtgever en proberen we matches te vinden voor goede redactionele content. Een sprint zou dan een persbijeenkomst, persbericht of artikel zijn. We communiceren (scrummen) dagelijks met elkaar en de opdrachtgever over de invulling hiervan. En evalueren daarna, om vervolgens opnieuw diverse invalshoeken uit te werken. Gedurende het jaar sturen we bij op boodschappen en wensen van opdrachtgevers en springen we in op actualiteiten.

Praktisch?
Wordt de RCS dé nieuwe werkmethode in het communicatievak? Op papier ziet het plan er best logisch en pragmatisch uit, maar ik vrees dat het op de dagelijkse werkvloer van communicatieafdelingen veel (extra) tijd gaat kosten. Elke dag iedereen bij elkaar voor een scrum? Continu een drukbezette opdrachtgever meenemen in het proces? En kunnen (en willen) opdrachtgevers en communicatieprofessionals wel zonder vastomlijnd plan? Kortom, de RCS is een methodiek die een compleet andere kijk op de uitvoering van communicatieprojecten vraagt. Is het een hype of een blijver? De praktijk zal het moeten uitwijzen!

Origineel geplaatst op: Wisse Kommunikatie.

Lees meer over De Reflectieve Communicatie Scrum in de artikelen:
Betteke van Ruler brengt nieuw soort communicatieplan
Van Ruler introduceert alternatieve methode voor communicatieplanning